Mọi người ơi, chi phí tiền thuê xe của công ty có được tính hợp lệ để giảm thuế không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Quy định về chi phí hợp lệ để giảm thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) số 32/2013/QH13, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 71/2014/QH13 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí thuê xe của công ty được xem là chi phí hợp lệ để giảm thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.
• Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đối với chi phí thuê xe, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm hợp đồng thuê xe, chứng từ thanh toán (như phiếu chi, ủy nhiệm chi), và các chứng từ liên quan đến việc nộp thuế nếu thuê xe từ cá nhân. Nếu thuê xe từ công ty cung cấp dịch vụ vận tải, hóa đơn GTGT hợp lệ là bắt buộc để khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

2. Trường hợp thuê xe từ cá nhân

Khi doanh nghiệp thuê xe của cá nhân, việc đưa chi phí này vào chi phí hợp lệ cần tuân theo khoản 2.5 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Cụ thể, hồ sơ cần có:

• Hợp đồng thuê xe giữa doanh nghiệp và cá nhân, nêu rõ thông tin về xe, giá thuê, thời gian thanh toán, và trách nhiệm nộp thuế (doanh nghiệp nộp thay hay cá nhân tự nộp).
• Chứng từ thanh toán, ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Chứng từ nộp thuế GTGT và thuế TNCN nếu doanh thu từ việc cho thuê xe vượt 100 triệu đồng/năm, theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Nếu doanh thu từ việc cho thuê xe của cá nhân dưới 100 triệu đồng/năm, cá nhân không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần hợp đồng thuê xe và chứng từ thanh toán để đưa chi phí vào chi phí hợp lệ. Nếu doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm, cá nhân phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN với tỷ lệ 5% trên doanh thu. Doanh nghiệp có thể nộp thuế thay cho cá nhân và đưa cả chi phí thuê xe lẫn thuế đã nộp thay vào chi phí được trừ.

3. Thuế GTGT và chính sách giảm thuế từ 2025

Dịch vụ cho thuê xe chịu thuế suất GTGT 10% theo Điều 9 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024. Tuy nhiên, từ ngày 1/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026, Nghị định 174/2025/NĐ-CP quy định giảm 2% thuế GTGT cho các dịch vụ chịu thuế suất 10%, do đó thuế GTGT áp dụng cho dịch vụ thuê xe sẽ giảm xuống còn 8%.

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ cần xuất hóa đơn GTGT ghi rõ mức thuế suất 8% trong giai đoạn này để khấu trừ thuế đầu vào và đảm bảo tính hợp pháp. Đối với cá nhân hoặc hộ kinh doanh áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp, mức thuế GTGT là 3% và thuế TNCN là 1,5% trên doanh thu, theo Phụ lục I Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Nếu doanh nghiệp thuê xe không có hóa đơn GTGT (ví dụ, thuê từ cá nhân không kinh doanh), chi phí thuê xe vẫn có thể được tính vào chi phí hợp lệ nếu có hợp đồng và chứng từ thanh toán hợp pháp. Tuy nhiên, thuế GTGT đầu vào trong trường hợp này không được khấu trừ mà được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15.

4. Lưu ý khi hạch toán chi phí thuê xe

Để đảm bảo chi phí thuê xe được cơ quan thuế chấp nhận là hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hợp đồng thuê xe cần nêu rõ các chi phí phát sinh như xăng dầu, bảo dưỡng, sửa chữa, và trách nhiệm chịu chi phí của các bên. Các chi phí này cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ (ví dụ, hóa đơn xăng dầu, hóa đơn sửa chữa) để được tính vào chi phí hợp lệ.
• Nếu thuê xe để đưa đón nhân viên, chi phí này không được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nếu được quy định trong quy chế của doanh nghiệp, theo điểm đ khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ để phục vụ kiểm tra thuế. Nếu thuê xe từ cá nhân có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, cần đăng ký mã số thuế cho hoạt động cho thuê tài sản tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi đăng ký xe.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!