Cho em hỏi, công ty có phát sinh chi phí bằng tiền mặt nhiều thì có bị thuế để ý không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về chi phí bằng tiền mặt trong tính thuế TNDN

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung năm 2013, 2020), chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).

Căn cứ Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 133/2016/TT-BTC, Thông tư 25/2018/TT-BTC và các văn bản liên quan), các khoản chi bằng tiền mặt dưới 20 triệu đồng vẫn được khấu trừ nhưng phải đảm bảo tính thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu doanh nghiệp chia nhỏ hóa đơn để thanh toán tiền mặt nhằm lách quy định trên, cơ quan thuế có quyền loại trừ toàn bộ chi phí này, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và phải nộp bổ sung thuế TNDN với thuế suất 20%.

Rủi ro bị cơ quan thuế chú ý và hồ sơ giải trình

Xem thêm: Chị kế toán bên em bảo là năm nay em không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế cho công ty vì em có thay đổi nơi làm việc trong năm, nhưng em thấy em chỉ làm ở 2 nơi và đều đã nghỉ ở nơi cũ trước khi sang nơi mới, vậy tại sao em lại không được ủy quyền cho công ty hiện tại quyết toán thay cho em để đỡ phải tự đi lại vất vả, và nếu em tự đi quyết toán thì em cần chuẩn bị những gì ngoài cái chứng từ khấu trừ thuế của công ty cũ ạ?

Việc duy trì tỷ trọng chi phí tiền mặt quá lớn so với doanh thu hoặc quy mô ngành nghề sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào nhóm đối tượng có rủi ro cao về thuế. Để đảm bảo an toàn pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề về hồ sơ và thủ tục sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng từ hợp lệ Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn bán hàng, phiếu chi có chữ ký của người nhận tiền và các chứng từ nhập kho hoặc biên bản giao nhận dịch vụ tương ứng. Các khoản chi tiền mặt cần được hạch toán kịp thời vào sổ sách kế toán để đối chiếu với dòng tiền tại quỹ. Việc chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ ngay từ khâu phát sinh giúp doanh nghiệp có bằng chứng thuyết phục về tính thực tế của khoản chi, tránh tình trạng bị cơ quan thuế ấn định doanh thu hoặc loại bỏ chi phí do thiếu chứng từ minh chứng nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ.

Bước 2: Kiểm soát rủi ro vi phạm hành chính Cơ quan thuế sẽ thực hiện thanh tra dựa trên Luật Quản lý thuế 2019 để truy tìm các hành vi khai sai hoặc trốn thuế thông qua việc sử dụng chi phí tiền mặt bất thường. Theo Điều 143 Luật Quản lý thuế 2019, hành vi trốn thuế có thể bị phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn (tương đương 100% đến 300%). Ngoài ra, mức phạt hành chính cụ thể có thể từ 2.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, kèm theo tiền lãi chậm nộp là 0,03%/ngày trên số thuế truy thu.

Xem thêm: Tôi có một thắc mắc về thuế khi cho tặng xe ô tô giữa các thành viên trong gia đình, cụ thể là bố tôi muốn sang tên chiếc xe cũ cho tôi để tôi đi làm, vậy khi làm thủ tục đăng ký xe tôi có phải nộp thuế thu nhập cá nhân cho món quà tặng là chiếc xe này không vì giá trị của nó trên thị trường hiện nay vẫn còn khoảng hơn 500 triệu đồng, và nếu phải nộp thì căn cứ vào giá trị nào để tính thuế khi mà đây là xe đã qua sử dụng nhiều năm rồi ạ?

Bước 3: Tuân thủ quy định về phòng, chống rửa tiền Căn cứ Luật Phòng, chống rửa tiền 2022, các giao dịch tiền mặt có giá trị lớn từ 400.000.000 đồng trở lên (theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ) phải thực hiện báo cáo theo quy định. Doanh nghiệp thực hiện chi trả tiền mặt lớn mà không qua hệ thống ngân hàng có thể bị đưa vào danh sách theo dõi giao dịch đáng ngờ. Vi phạm các quy định về báo cáo hoặc có dấu hiệu che giấu nguồn gốc dòng tiền có thể bị xử phạt nghiêm khắc từ 50.000.000 đồng trở lên, thậm chí bị đình chỉ hoạt động tạm thời nếu hành vi mang tính hệ thống.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo chi phí được khấu trừ đầy đủ và duy trì uy tín với cơ quan nhà nước. Đồng thời, sử dụng thanh toán không dùng tiền mặt sẽ tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.