Bên em có khoản chi phí tiếp khách nhưng không có hóa đơn, chỉ có phiếu thu, vậy có được tính vào chi phí hợp lệ không.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí tiếp khách được tính là chi phí hợp lệ

Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí tiếp khách được coi là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Chi phí phải phát sinh thực tế và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ (Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn).
• Được ghi nhận đầy đủ, chính xác vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

Ngoài ra, Luật số 71/2014/QH13 đã bãi bỏ quy định khống chế chi phí tiếp khách không vượt quá 15% tổng chi phí được trừ, do đó không còn giới hạn tỷ lệ này từ năm 2015 trở đi. Tuy nhiên, nếu giá trị chi phí từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định tại Điều 15 Thông tư 78/2014/TT-BTC.

Trường hợp không có hóa đơn, chỉ có phiếu thu

Phiếu thu đơn thuần không được coi là chứng từ hợp pháp để chứng minh chi phí tiếp khách, vì pháp luật yêu cầu chứng từ phải đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm tra của cơ quan thuế. Cụ thể:

• Nếu không có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo mẫu số 01/TNDN (Phụ lục ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC). Bảng kê này phải được lập đầy đủ thông tin người bán, nội dung chi phí, giá trị và chữ ký xác nhận.
• Kèm theo bảng kê phải có chứng từ thanh toán cho người bán (như phiếu chi, ủy nhiệm chi hoặc biên lai chuyển khoản), và doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của giao dịch (ví dụ: hợp đồng tiếp khách, biên bản cuộc họp).
• Nếu chỉ có phiếu thu mà không bổ sung các chứng từ trên, chi phí sẽ không được chấp nhận là hợp lệ, dẫn đến việc cơ quan thuế loại trừ khi quyết toán thuế TNDN, có thể bị truy thu thuế kèm phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp (theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019).

Hồ sơ cần thiết để chứng minh tính hợp lệ

Để đảm bảo chi phí tiếp khách được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau:

• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp (nếu có); hoặc bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu 01/TNDN nếu không có hóa đơn.
• Chứng từ thanh toán (phiếu chi, biên lai thu, sao kê ngân hàng) chứng minh nguồn gốc chi phí.
• Tài liệu chứng minh mục đích sử dụng: hợp đồng kinh doanh, biên bản tiếp khách, danh sách khách mời và nội dung cuộc gặp liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Bút toán kế toán ghi nhận chi phí vào sổ sách (theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam – VAS).
• Các chứng từ liên quan khác như quyết định phê duyệt chi phí từ ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế (theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019).

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ chi phí, giảm thiểu truy thu thuế TNDN và các khoản phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế trốn (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, hỗ trợ tối ưu hóa lợi nhuận sau thuế. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.