Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng có phát sinh chi phí mua hoa tươi trang trí sảnh, chi phí mua nước uống, trà cà phê tiếp khách hàng ngày tại văn phòng, các khoản này có hóa đơn bán lẻ dưới 200k thu thập từ các cửa hàng nhỏ không có hóa đơn điện tử, vậy làm sao để đưa các khoản chi phí lặt vặt này vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp mà không bị thanh tra thuế gạt ra?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí được chấp nhận là chi phí hợp lý

Chi phí mua hoa tươi trang trí sảnh, nước uống, trà cà phê tiếp khách phải phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng và có chứng từ hợp lệ theo quy định. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp , các khoản chi này được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng điều kiện liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.

Hồ sơ, chứng từ cần thiết

• Hóa đơn bán lẻ dưới 200.000 đồng từ cửa hàng nhỏ, kèm bảng kê chi tiết các khoản chi theo ngày, tháng.
• Chứng từ thanh toán như phiếu chi tiền mặt, sao kê ngân hàng hoặc biên nhận.
• Hợp đồng hoặc biên bản ghi nhận mục đích chi tiêu liên quan đến tiếp khách, trang trí.
• Giải trình nội bộ của doanh nghiệp về tính cần thiết của chi phí, lưu trữ tại đơn vị để xuất trình khi thanh tra.

Cách xử lý khi không có hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp thu thập hóa đơn giấy bán lẻ và bổ sung bảng kê tổng hợp hàng tháng, ghi rõ ngày chi, nội dung, số tiền. Lưu trữ hồ sơ tối thiểu 5 năm theo quy định của Thông tư 20/2026/TT-BTC để chứng minh tính hợp lý, tránh bị cơ quan thuế loại trừ khi kiểm tra.

Tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế và phạt. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC (https://congtyluatacc.vn/).