Cho hỏi là chi phí trang phục cho người lao động bằng tiền mặt được khống chế tối đa là 5 triệu đồng/người/năm, vậy nếu công ty mình vừa chi bằng tiền mặt 5 triệu, vừa chi bằng hiện vật (đặt may đồng bộ quần áo bảo hộ có hóa đơn của công ty may) thêm 4 triệu nữa cho một người trong cùng một năm thì tổng chi phí 9 triệu đó có được trừ hết không, hay vẫn bị giới hạn trong mức 5 triệu?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Chi phí trang phục cho người lao động được quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp . Theo đó, doanh nghiệp được trừ chi phí trang phục khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng điều kiện sau:

• Chi phí phải có chứng từ hợp pháp, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Mức chi bằng tiền mặt không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm.
• Chi phí bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ của đơn vị cung cấp và được ghi nhận đầy đủ vào sổ sách kế toán.

Đối với trường hợp chi bằng tiền mặt, mức khống chế tối đa là 5 triệu đồng/người/năm được áp dụng riêng biệt. Số tiền vượt mức này không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đối với chi phí bằng hiện vật như đặt may đồng phục bảo hộ, khoản chi này được trừ toàn bộ nếu có hóa đơn hợp lệ từ đơn vị may mặc và không thuộc diện khống chế theo mức tiền mặt. Do đó, 4 triệu đồng chi bằng hiện vật có thể được trừ thêm ngoài mức 5 triệu đồng tiền mặt.

Tổng chi phí 9 triệu đồng trong ví dụ trên được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp với điều kiện phần tiền mặt không vượt 5 triệu đồng và phần hiện vật có đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định.

Tuân thủ đúng quy định về chi phí trang phục giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, giảm thiểu rủi ro bị truy thu và xử phạt. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.