Có phải tất cả các khoản chi phí của doanh nghiệp trên 20 triệu đồng đều bắt buộc phải chuyển khoản qua ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế đầu vào và tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không, hay có trường hợp ngoại lệ nào cho phép thanh toán tiền mặt mà vẫn được chấp nhận không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế), doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán.

• Chứng từ bắt buộc: Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, séc, ủy nhiệm chi…)
• Hóa đơn điện tử: Phải là hóa đơn hợp pháp, được lập và truyền dữ liệu theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Hậu quả pháp lý: Nếu thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp sẽ không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hóa đơn đó.

Quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Đối với thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt là tiêu chuẩn bắt buộc để ghi nhận chi phí hợp lệ.

• Rủi ro thuế: Khoản chi bằng tiền mặt cho hóa đơn trên 20 triệu đồng sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, làm tăng số thuế phải nộp (thuế suất phổ thông hiện nay là 20%).
• Thời điểm thanh toán: Trường hợp khi hạch toán chi phí chưa thanh toán nhưng đến khi thanh toán thực tế lại bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí tại kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán đó.

Các trường hợp ngoại lệ cho phép thanh toán tiền mặt

Dù quy định chung rất chặt chẽ, pháp luật vẫn cho phép một số ngoại lệ tại Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Mua hàng từ nguồn lực đặc thù: Các khoản chi cho thu mua nông, lâm, thủy sản của người dân trực tiếp sản xuất, đánh bắt bán ra (lập Bảng kê mẫu 01/TNDN) được phép chi tiền mặt.
• Cá nhân không kinh doanh: Các khoản thanh toán cho cá nhân không kinh doanh bán tài sản, dịch vụ (thuộc diện cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh) vẫn phải tuân thủ quy định về hóa đơn nhưng cần kèm theo hợp đồng và chứng từ chứng minh giao dịch thực tế.
• An ninh quốc phòng: Các khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh hoặc các khoản chi đặc thù khác theo quy định riêng của Bộ Tài chính.

Quy trình 3 bước kiểm soát thanh toán để tối ưu thuế năm 2026

Để bảo vệ quyền lợi thuế cho doanh nghiệp, Anh/Chị nên triển khai quy trình kiểm soát sau:

Bước 1: Phân loại hóa đơn và thiết lập định mức thanh toán tự động Kế toán cần thực hiện rà soát và tách riêng các hóa đơn có tổng giá trị thanh toán (đã bao gồm thuế) từ 20 triệu đồng trở lên để gắn mã "Thanh toán ngân hàng". Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn Anh/Chị cần thiết lập cảnh báo trên phần mềm kế toán để ngăn chặn việc thủ quỹ chi tiền mặt cho các hóa đơn thuộc diện bắt buộc chuyển khoản. Căn cứ theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, việc nhầm lẫn giữa giá trị trước thuế và sau thuế dẫn đến chi tiền mặt cho hóa đơn sát ngưỡng 20 triệu đồng là lỗi thường gặp gây mất chi phí được trừ. Chủ động phân loại ngay từ khi tiếp nhận hóa đơn giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn các sai sót chủ quan của nhân viên, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế tuyệt đối trong năm 2026.

Bước 2: Thực hiện thanh toán qua tài khoản ngân hàng đã đăng ký với cơ quan thuế Doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán bằng các hình thức như ủy nhiệm chi hoặc thẻ tín dụng công ty. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này lưu ý Anh/Chị rằng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải thể hiện rõ tên chủ tài khoản khớp với thông tin trên hóa đơn và hợp đồng kinh tế đã ký kết. Theo quy định tại Thông tư 173/2016/TT-BTC, việc sử dụng tài khoản cá nhân của giám đốc để thanh toán cho hóa đơn công ty từ 20 triệu đồng trở lên sẽ không được coi là chứng từ thanh toán hợp lệ để khấu trừ thuế. Đảm bảo dòng tiền đi đúng lộ trình từ pháp nhân sang pháp nhân là bằng chứng thép để giải trình với cơ quan thuế khi thực hiện hậu kiểm sau này.

Bước 3: Lưu trữ chứng từ thanh toán đi kèm hóa đơn điện tử Sau khi hoàn tất giao dịch, kế toán phải đính kèm bản sao ủy nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng tương ứng vào bộ hồ sơ hóa đơn điện tử để lưu trữ lâu dài. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn Anh/Chị nên sử dụng các phần mềm lưu trữ chứng từ số để dễ dàng truy xuất và đối soát theo từng mã số hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình tại trụ sở. Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lưu trữ khoa học giúp doanh nghiệp chứng minh được tính thực tế của giao dịch và sự trùng khớp về thời điểm thanh toán so với thời điểm ghi nhận chi phí. Quy trình lưu trữ bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp an tâm trước các đợt thanh tra thuế mà còn hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý dòng tiền và công nợ đối tác một cách chuyên nghiệp.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ chi phí, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Đồng thời, sử dụng thanh toán không dùng tiền mặt còn hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.