Bên em là doanh nghiệp logistics, mỗi tháng phát sinh rất nhiều chi phí vận chuyển qua đối tác nhỏ lẻ, họ không xuất được hóa đơn nên em chỉ có bảng kê và sao kê ngân hàng. Nhưng khi quyết toán, thuế lại loại những khoản chi này vì không có hóa đơn đầy đủ. Em đọc quy định thì có thấy chấp nhận một số chi phí không có hóa đơn nếu dưới mức quy định. Không biết trường hợp của em có thể áp dụng được không và cách chứng minh chi phí thật như nào để được chấp thuận?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện chấp nhận chi phí không có hóa đơn

Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ doanh nghiệp có thể được ghi nhận chi phí trong một số trường hợp mua dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh mà không có hóa đơn.

Tuy nhiên, việc ghi nhận chi phí này phải đáp ứng các điều kiện chung để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, bao gồm:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch như hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên nhận hoặc các tài liệu liên quan khác.
• Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh thì doanh nghiệp được phép lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu quy định, kèm theo chứng từ thanh toán và thông tin người cung cấp dịch vụ.

Đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT nếu có), để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế

Cách chứng minh chi phí thật để được chấp thuận

Để tăng khả năng được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến khoản chi vận chuyển, bao gồm:

• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ ghi rõ thông tin người cung cấp dịch vụ vận chuyển (họ tên, địa chỉ, số CCCD/CMND), nội dung dịch vụ, số tiền và chữ ký xác nhận.
• Chứng từ thanh toán như sao kê ngân hàng hoặc chứng từ chuyển khoản nếu khoản chi đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ vận chuyển (nếu có).
• Phiếu giao nhận hàng hóa, biên bản bàn giao dịch vụ hoặc các chứng từ khác chứng minh việc vận chuyển đã thực tế phát sinh.

Việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ và chứng từ giúp doanh nghiệp chứng minh tính có thật, hợp lý và liên quan đến hoạt động kinh doanh của khoản chi khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán thuế.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ chi phí, tối ưu hóa khấu trừ thuế GTGT và giảm nghĩa vụ thuế TNDN, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đồng thời, xây dựng uy tín với cơ quan thuế qua hồ sơ minh bạch. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.