Anh chị ơi, công ty em có khoản chi phí mua quà Tết cho nhân viên, có được tính vào chi phí hợp lý không, và cần hóa đơn hay biên bản gì để cơ quan thuế không loại chi phí này?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Căn cứ pháp lý

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp phải đáp ứng nguyên tắc hợp lý, có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Cụ thể, Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, các khoản chi phúc lợi cho người lao động (bao gồm quà Tết) có thể được trừ nếu tuân thủ các điều kiện về chứng từ và mức chi không vượt quá quy định pháp luật lao động.

Điều kiện để chi quà Tết được xem là chi phí hợp lý và được trừ

Quà Tết cho nhân viên được coi là khoản chi phúc lợi trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, do đó có thể được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi phải phục vụ lợi ích của doanh nghiệp, nhằm động viên, khích lệ người lao động, không mang tính cá nhân hóa quá mức (ví dụ: quà Tết phải được phân bổ công bằng cho toàn bộ hoặc một phần nhân viên dựa trên quy chế nội bộ).
• Phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh tính hợp lý, bao gồm hợp đồng mua sắm quà, biên bản bàn giao và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Mức chi không vượt quá giới hạn quy định, tổng quỹ phúc lợi không được vượt quá 3 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm của toàn bộ người lao động. Nếu vượt mức, phần vượt sẽ không được trừ.
• Doanh nghiệp phải hạch toán đầy đủ vào chi phí phúc lợi và kê khai trong báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm.

Hồ sơ chứng minh và lưu trữ

Để đảm bảo khoản chi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ các hồ sơ sau:

• Quy chế nội bộ về phân phối quà Tết, được ban hành bởi Ban Giám đốc và công bố cho người lao động.
• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc chứng từ tương đương từ nhà cung cấp quà Tết, ghi rõ nội dung "quà Tết cho nhân viên".
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao quà và danh sách người nhận (bao gồm họ tên, chức vụ, giá trị quà nhận).
• Chứng từ thanh toán (chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt có chữ ký xác nhận nếu dưới 20 triệu đồng).
• Báo cáo tài chính và sổ sách kế toán ghi nhận khoản chi vào tài khoản phúc lợi.

Các hồ sơ này phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 để phục vụ kiểm tra sau này.

Lưu ý khi thực hiện

Doanh nghiệp cần tránh các khoản chi quà Tết mang tính hình thức hoặc chỉ dành cho lãnh đạo, vì có thể bị cơ quan thuế loại trừ theo nguyên tắc "hợp lý" tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Nếu quà Tết có giá trị lớn (trên 10 triệu đồng/người), có thể phát sinh thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, với mức khấu trừ 10% nếu không chứng minh được nguồn gốc. Trong trường hợp kiểm tra thuế, nếu không chứng minh được, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt cụ thể từ 2.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh rủi ro truy thu và phạt, đồng thời nâng cao uy tín với người lao động. Đồng thời, điều này góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.