Các khoản chi theo quy chế nội bộ công ty, ví dụ chi tiền thuê nhà cho giám đốc trên 5 triệu/tháng chi bằng tiền mặt có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Chi tiền thuê nhà giám đốc trên 5 triệu bằng tiền mặt có hợp lý

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tính hợp lý của chi phí thuê nhà cho giám đốc

Chi phí thuê nhà cho giám đốc có thể được xem là chi phí hợp lý, được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC).

Theo đó, khoản chi này phải là chi phí thực tế phát sinh, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như bố trí chỗ ở tạm thời cho giám đốc làm việc, công tác tại địa phương khác với nơi cư trú, đồng thời có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

Doanh nghiệp cần có cơ sở pháp lý nội bộ chứng minh tính cần thiết của khoản chi, như hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, quy chế tài chính hoặc quyết định của chủ sở hữu/hội đồng quản trị quy định rõ việc doanh nghiệp chi trả tiền thuê nhà cho giám đốc. Trường hợp không chứng minh được mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh, khoản chi này có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ và đồng thời bị xem là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của giám đốc.

Pháp luật thuế hiện hành không quy định mức trần cụ thể đối với chi phí thuê nhà cho giám đốc, tuy nhiên doanh nghiệp phải đảm bảo khoản chi có căn cứ hợp lý, minh bạch và phù hợp với thực tế hoạt động, tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.

Quy định về thanh toán bằng tiền mặt

Việc doanh nghiệp thanh toán tiền thuê nhà bằng tiền mặt không bị pháp luật cấm, tuy nhiên để khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, cần tuân thủ quy định về hình thức thanh toán theo pháp luật thuế.

Theo Điểm c Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi có hóa đơn từng lần từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí được trừ. Trường hợp từng lần thanh toán dưới 20 triệu đồng, doanh nghiệp được phép thanh toán bằng tiền mặt nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Đối với hợp đồng thuê nhà, việc xác định điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt căn cứ vào giá trị từng lần thanh toán theo hợp đồng, không căn cứ tổng giá trị hợp đồng thuê. Do đó, doanh nghiệp nên quy định rõ kỳ thanh toán hàng tháng và thực hiện thanh toán phù hợp để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí.

Để hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra, doanh nghiệp nên ưu tiên thanh toán qua ngân hàng, lưu giữ sao kê và chứng từ thanh toán nhằm chứng minh tính minh bạch, hợp lý của khoản chi.

Rủi ro pháp lý nếu không tuân thủ

Trường hợp doanh nghiệp chi tiền mặt nhưng không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, khoản chi này có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ, làm tăng thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, từ đó dẫn đến tăng số thuế TNDN phải nộp theo thuế suất 20% theo Luật Thuế TNDN.

Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp hạch toán chi phí không đủ điều kiện:

• Trường hợp kê khai sai nhưng không làm thiếu số thuế phải nộp, thì bị xử phạt theo Điều 12, với mức phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
• Trường hợp kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, thì bị xử phạt theo Điều 16, với mức phạt 20% số thuế thiếu, đồng thời phải nộp đủ số thuế bị truy thu và tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
• Trường hợp hành vi được xác định là trốn thuế, thì bị xử phạt theo Điều 17, với mức phạt từ một đến ba lần số thuế trốn, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Ngoài ra, việc thanh toán tiền mặt thường xuyên nhưng không ghi nhận, hạch toán kế toán đầy đủ có thể làm tăng nguy cơ bị kiểm tra, thanh tra thuế, đặc biệt liên quan đến quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Để hạn chế rủi ro pháp lý và thuế, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hợp đồng thuê nhà theo Bộ luật Dân sự 2015, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao, và thực hiện hạch toán đúng quy định kế toán – thuế.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh phạt hành chính và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Đồng thời, nó bảo vệ quyền lợi của giám đốc và doanh nghiệp trước các kiểm tra pháp lý. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.