Cho em hỏi, công ty em có chi tiền tiếp khách nhưng hóa đơn lại đứng tên cá nhân nhân viên, vậy có được đưa vào chi phí không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện khấu trừ chi phí tiếp khách theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2013, 2020), chi phí tiếp khách được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (thu nhập doanh nghiệp) nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng minh được tính liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Đáng chú ý, từ khi bãi bỏ mức khống chế 15% tại Luật số 71/2014/QH13, chi phí tiếp khách hiện nay không còn bị giới hạn tỷ lệ % trên tổng chi phí như trước. Tuy nhiên, căn cứ Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi này vẫn phải đảm bảo tính hợp lý và minh bạch. Việc hóa đơn ghi tên cá nhân nhân viên là một sai sót về mặt chứng từ, khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị loại trừ chi phí này khi quyết toán thuế vì không định danh được người mua hàng là pháp nhân công ty.

Xem thêm: Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo có được khấu trừ trực tiếp vào thu nhập chịu thuế khi quyết toán không?

Quy trình khắc phục và xử lý chứng từ hạch toán nội bộ

Để khoản chi này được cơ quan thuế chấp nhận trong trường hợp hóa đơn lỡ đứng tên cá nhân, doanh nghiệp cần chuyển đổi hình thức chi trực tiếp sang hình thức khoán chi hoặc hoàn ứng theo quy chế nội bộ. Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Yêu cầu nhân viên lập bảng kê và cung cấp chứng từ gốc Nhân viên trực tiếp đi tiếp khách phải lập bảng kê chi tiết nội dung công việc, bao gồm thời gian, địa điểm, danh sách đối tác tiếp đón và mục đích phục vụ kinh doanh. Nhân viên đính kèm hóa đơn đứng tên cá nhân cùng phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán của cơ quan cung cấp dịch vụ. Việc này giúp doanh nghiệp có cơ sở xác nhận rằng khoản chi phát sinh thực tế cho mục đích của công ty chứ không phải tiêu dùng cá nhân, tạo tiền đề để hợp thức hóa dòng tiền ra thông qua quy chế quản lý tài chính nội bộ.

Bước 2: Phê duyệt hoàn ứng và lập phiếu chi thanh toán Bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của bảng kê đối chiếu với quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Sau khi được lãnh đạo phê duyệt, kế toán lập phiếu chi hoàn tiền cho nhân viên hoặc thực hiện lệnh chuyển khoản hoàn ứng với nội dung "Hoàn trả chi phí tiếp khách theo bảng kê". Trong trường hợp này, chi phí sẽ được hạch toán dựa trên chứng từ nội bộ của doanh nghiệp thay vì trực tiếp dựa trên hóa đơn sai thông tin mua hàng, đảm bảo tính liên kết giữa hoạt động sản xuất kinh doanh và dòng tiền chi trả thực tế của công ty.

Xem thêm: Việc nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân muộn hơn so với thời hạn quy định 1 ngày thì có bị phạt tiền không hay chỉ bị nhắc nhở thôi?

Bước 3: Lưu trữ hồ sơ quyết toán và kiểm soát rủi ro thuế Toàn bộ hồ sơ bao gồm hợp đồng lao động (có điều khoản khoán chi hoặc hoàn ứng), quy chế tài chính, bảng kê chi tiết và phiếu chi phải được lưu trữ tập trung để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. Việc chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ được khoản chi phí này, tránh việc bị truy thu thuế TNDN và tính tiền chậm nộp. Nếu bị loại trừ chi phí, doanh nghiệp sẽ phải nộp thêm 20% thuế TNDN trên giá trị khoản chi, cộng với lãi chậm nộp 0,03%/ngày (ví dụ: phát sinh 300 đồng/ngày trên mỗi 1.000.000 đồng tiền thuế nộp chậm) theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ chi phí giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt thuế cao, tối ưu hóa lợi nhuận sau thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.