Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
1. Bản chất chỉ tiêu 26 (Tờ khai quý) và chỉ tiêu 28 (Tờ khai năm)
Căn cứ Thông tư 80/2021/TT-BTC ngày 29/09/2021 của Bộ Tài chính (hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế và Luật Thuế thu nhập cá nhân, thay thế Thông tư 92/2015/TT-BTC), Chỉ tiêu [26] trên tờ khai quý mẫu 05/KK-TNCN phản ánh "Tổng số cá nhân đã khấu trừ thuế". Chỉ tiêu này chỉ tính những cá nhân có thu nhập đến mức phải nộp thuế và đã bị doanh nghiệp khấu trừ thuế trong quý đó. Đây là số liệu mang tính thời điểm, phục vụ việc xác định số thuế tạm nộp hàng kỳ của đơn vị chi trả thu nhập.
Ngược lại, Chỉ tiêu [28] trên tờ khai quyết toán năm mẫu 05/QTT-TNCN phản ánh "Tổng số cá nhân đã khấu trừ thuế" trong cả năm tài chính. Chỉ tiêu này không phải là tổng cộng cơ học của chỉ tiêu 26 từ 4 quý, mà là danh sách duy nhất (không trùng lặp) các cá nhân đã phát sinh khấu trừ thuế tại đơn vị trong năm 2025. Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 26/2012/QH13 và Luật số 71/2014/QH13), việc sai lệch giữa tổng hợp quý và quyết toán năm sẽ khiến hệ thống quản lý thuế tập trung (TMS) đưa ra cảnh báo rủi ro, gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín tuân thủ của doanh nghiệp.
2. Rủi ro pháp lý khi kê khai sai chỉ tiêu định danh nhân sự
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 05/10/2020 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, quản lý hóa đơn, việc kê khai sai các chỉ tiêu trên hồ sơ khai thuế nhưng không dẫn đến thiếu số thuế phải nộp vẫn có thể bị xử phạt từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Trường hợp kê khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn, mức phạt có thể lên đến 25.000.000 đồng hoặc phạt 20% số tiền thuế khai thiếu tùy theo mức độ vi phạm.
Ngoài ra, việc sai lệch chỉ tiêu [28] còn làm gián đoạn quy trình hoàn thuế TNCN cho người lao động. Khi dữ liệu trên tờ khai 05/QTT-TNCN của doanh nghiệp không khớp với thông tin trên hệ thống, hồ sơ hoàn thuế của cá nhân sẽ bị treo, dẫn đến khiếu nại nội bộ và làm tăng chi phí quản lý hành chính cho bộ phận kế toán. Do đó, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt hướng dẫn lập tờ khai tại Thông tư 80/2021/TT-BTC để bảo vệ quyền lợi cho cả tổ chức và người lao động trước thời hạn quyết toán ngày 31/03/2026.
3. Quy trình 3 bước đối soát dữ liệu chỉ tiêu 26 và 28
Để đảm bảo tờ khai quyết toán năm 2025 hoàn toàn chính xác và khớp đúng với dữ liệu các quý, Anh/Chị thực hiện theo lộ trình sau:
Bước 1: Tổng hợp danh sách cá nhân khấu trừ thuế từ bảng lương 12 tháng Anh/Chị cần xuất dữ liệu chi tiết từ phần mềm kế toán hoặc bảng lương nội bộ để lọc ra danh sách tất cả cá nhân có phát sinh khấu trừ thuế (thu nhập sau giảm trừ vẫn còn dương) từ tháng 01 đến tháng 12/2025. Việc rà soát này phải dựa trên Mã số thuế (MST) cá nhân để loại bỏ hoàn toàn các trường hợp trùng lặp do nhân viên thay đổi bộ phận hoặc thay đổi loại hình hợp đồng trong năm. Thao tác đối soát theo MST là yêu cầu bắt buộc của Thông tư 80/2021/TT-BTC nhằm đảm bảo mỗi cá nhân chỉ được tính là một đơn vị định danh duy nhất trên chỉ tiêu [28] của tờ khai quyết toán năm, giúp dữ liệu sạch và sẵn sàng cho việc truyền gửi lên hệ thống eTax của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Đối chiếu số liệu lũy kế với tờ khai 05/KK-TNCN của 4 quý Anh/Chị thực hiện lập bảng kê so sánh số lượng cá nhân tại chỉ tiêu [26] của từng quý với danh sách tổng hợp đã thực hiện ở Bước 1 để phát hiện các sai lệch về mặt logic. Nếu tổng số cá nhân duy nhất trong năm khác biệt quá lớn so với số lượng biến động theo quý, Anh/Chị phải kiểm tra lại các trường hợp nhân viên nghỉ việc hoặc nhân viên mới vào làm có thu nhập vãng lai đã khấu trừ 10% theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC. Việc đối chiếu này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các lỗi nhập liệu hoặc lỗi phần mềm HTKK, từ đó kịp thời nộp tờ khai bổ sung cho các quý sai sót theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 số 38/2019/QH14, tránh việc để sai sót kéo dài đến tận kỳ quyết toán năm dẫn đến bị phạt nặng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Thực hiện kê khai vào phần mềm và gửi hồ sơ quyết toán điện tử Sau khi số liệu đã khớp đúng, Anh/Chị nhập thông tin vào Phụ lục 05-1/BK-TNCN và 05-2/BK-TNCN trên phần mềm HTKK phiên bản mới nhất năm 2026 để hệ thống tự động tổng hợp lên chỉ tiêu [28] của tờ khai chính. Anh/Chị cần kiểm tra kỹ lại một lần cuối tổng số cá nhân tại chỉ tiêu [28] phải khớp với tổng số dòng dữ liệu có phát sinh thuế khấu trừ tại các phụ lục đính kèm trước khi ký số và gửi tờ khai qua cổng eTax. Việc thực hiện quy trình kê khai điện tử chuẩn xác theo Thông tư 80/2021/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng hạn ngày 31/03/2026 mà còn đảm bảo hồ sơ của người lao động được hệ thống Thuế chấp nhận ngay lập tức, hỗ trợ tối đa cho việc giải quyết các hồ sơ hoàn thuế cá nhân sau này theo đúng tinh thần của Luật Quản lý thuế 2019.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ đúng quy định giúp đơn vị chi trả tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo quyết toán thuế TNCN chính xác và kịp thời, từ đó hỗ trợ cá nhân nhận hoàn thuế nếu đủ điều kiện. Đồng thời, nó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý thuế quốc gia theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận