Cho em hỏi do vấn đề bảo mật lương nên bên em chia ra làm 2 lần thanh toán, lần 1 tất cả bằng nhau, lần 2 thì chi tiền mặt. Vậy thì chi phí lần 2 chi bằng tiền mặt có được tính hợp lệ không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Điều kiện khấu trừ chi phí thuế TNDN (Cập nhật 2026)

Theo Luật Thuế TNDN và hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí tiền lương được tính vào chi phí được khấu trừ khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện:

• Tính thực tế: Khoản lương phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh (có bảng chấm công, báo cáo công việc).
• Tính pháp lý: Được quy định cụ thể tại một trong các văn bản: Hợp đồng lao động; Thỏa thuận lao động tập thể; Quy chế tài chính hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ của công ty.
• Chứng từ thanh toán: Phải có chứng từ chi trả (phiếu chi hoặc lệnh chuyển tiền) khớp với danh sách ký nhận lương.

2. Phân tích tính hợp lệ của việc trả lương bằng tiền mặt

Nhiều doanh nghiệp lo ngại việc trả tiền mặt sẽ bị loại chi phí, tuy nhiên cần làm rõ quy định về hạn mức 20 triệu đồng:

• Đối với quan hệ Lao động: Theo Luật Quản lý thuế 2019 và các nghị định hướng dẫn về hóa đơn chứng từ,quy định bắt buộc chuyển khoản trên 20 triệu đồng áp dụng cho việc mua hàng hóa, dịch vụ giữa các đơn vị kinh doanh (có hóa đơn).
• Đối với chi trả tiền lương: Hiện nay pháp luật không bắt buộc phải chuyển khoản lương qua ngân hàng để được tính là chi phí hợp lệ (trừ một số đơn vị khối nhà nước hoặc quy định đặc thù). Do đó, phần lương thanh toán lần 2 bằng tiền mặt vẫn được khấu trừ thuế TNDN bình thường, dù số tiền của một cá nhân có trên 20 triệu đồng hay không, miễn là có Phiếu chi và chữ ký nhận thực tế.
• Mục đích bảo mật: Việc trả một phần bằng tiền mặt để bảo mật thông tin thu nhập giữa các nhân sự là lý do chính đáng và được chấp nhận trong quản trị doanh nghiệp.

3. Bộ hồ sơ chứng từ để "bảo vệ" chi phí lần 2

Để giải trình suôn sẻ khi cơ quan thuế thanh tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ "khép kín" như sau:

Bước 1: Quy định trong Quy chế lương/Hợp đồng lao động

Doanh nghiệp cần ghi rõ trong Hợp đồng lao động hoặc Quy chế tài chính nội bộ: "Tiền lương hàng tháng được thanh toán thành 02 đợt: Đợt 1 thanh toán qua tài khoản ngân hàng; Đợt 2 thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy theo điều kiện thực tế và bảo mật của Công ty". Việc xác lập văn bản này từ đầu giúp chứng minh đây là chính sách nhất quán, không phải hành vi đối phó để trốn thuế.

Bước 2: Chuẩn hóa chứng từ kế toán đợt 2

Đối với phần chi tiền mặt, kế toán phải lập Phiếu chi cho từng cá nhân hoặc lập một Phiếu chi tổng kèm theo Danh sách ký nhận lương. Chữ ký trên danh sách này phải khớp với chữ ký trên Hợp đồng lao động. Lưu ý: Tổng mức lương của cả 2 đợt phải khớp với số liệu thu nhập chịu thuế đã kê khai trên tờ khai thuế TNCN hàng tháng/quý và quyết toán năm. Sự lệch pha giữa số tiền thực chi và số tiền kê khai thuế là rủi ro lớn nhất dẫn đến việc bị truy thu và phạt vi phạm hành chính từ 12.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Bước 3: Đối soát nghĩa vụ Bảo hiểm xã hội (BHXH)

Cơ quan thuế và cơ quan BHXH hiện nay đã liên thông dữ liệu. Nếu tổng lương (Đợt 1 + Đợt 2) là căn cứ đóng BHXH mà doanh nghiệp chỉ đóng trên phần Đợt 1, đây sẽ là sai phạm về luật bảo hiểm. Tuy nhiên, nếu phần Đợt 2 được cấu trúc dưới dạng các khoản phụ cấp, hỗ trợ không tính đóng BHXH theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024, doanh nghiệp cần tách rõ các danh mục này trên Bảng lương để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo tính tuân thủ.

Tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý lương. Việc lập chứng từ đầy đủ còn hỗ trợ bảo mật thông tin nội bộ mà không ảnh hưởng đến lợi ích thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.