Quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử

Chữ ký số hóa đơn điện tử đóng vai trò then chốt trong việc xác thực tính hợp pháp của hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch minh bạch và tuân thủ pháp luật. Việc áp dụng đúng quy định về chữ ký số không chỉ giảm thiểu rủi ro tranh chấp mà còn nâng cao hiệu quả quản trị tài chính. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu rõ hơn về các quy định này.

1. Quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử

Theo quy định về hóa đơn điện tử hiện hành, chữ ký số của người bán là một trong các nội dung của hóa đơn điện tử trong trường hợp pháp luật quy định phải có chữ ký số. Chữ ký số được sử dụng để xác thực chủ thể lập hóa đơn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn điện tử và phải được tạo bằng chứng thư số còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp cấp.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số đúng thông tin đã đăng ký, bảo đảm dữ liệu hóa đơn không bị thay đổi sau khi ký và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định.

Tuy nhiên, không phải mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc có chữ ký số của người bán. Một số trường hợp được miễn theo quy định, như hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, tem, vé, thẻ điện tử, hoặc các trường hợp khác được pháp luật về hóa đơn điện tử quy định. Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng loại hóa đơn đang sử dụng để áp dụng quy định về chữ ký số phù hợp.

2. Yêu cầu kỹ thuật đối với chữ ký số hóa đơn điện tử

Theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, chữ ký số sử dụng trên hóa đơn điện tử phải được tạo bằng chứng thư số còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp cấp, bảo đảm tính xác thực của chủ thể ký và tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký. Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định việc sử dụng chữ ký số trong quá trình lập, phát hành, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng hoạt động của chữ ký số trước khi phát hành hóa đơn, đảm bảo chữ ký còn hiệu lực, đúng thông tin đăng ký và không bị thay đổi sau khi ký. Việc áp dụng đúng yêu cầu kỹ thuật giúp hạn chế nguy cơ giả mạo hóa đơn, đồng thời đảm bảo dữ liệu được đồng bộ với hệ thống quản lý thuế điện tử.

Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử trường mầm non tư thục

3. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký, quản lý và sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử đúng quy định. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp phải đảm bảo chữ ký số được sử dụng đúng chủ thể, đúng mục đích và có biện pháp bảo vệ thông tin chữ ký số trong quá trình phát hành hóa đơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ tình trạng chữ ký số, phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ khi chữ ký hết hạn hoặc phát sinh lỗi kỹ thuật. Việc quản lý chặt chẽ chữ ký số không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn mà còn hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai, quyết toán thuế.

Xem thêm: Ngày lập hóa đơn khác ngày ký có hợp lệ hay không?

4. Hậu quả khi vi phạm quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử

Vi phạm quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử có thể khiến hóa đơn không đáp ứng điều kiện hợp lệ để sử dụng trong kê khai, hạch toán và giao dịch thuế. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử lý nếu phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử không đáp ứng yêu cầu về tính hợp pháp, hợp lệ.

Trường hợp hóa đơn thuộc diện bắt buộc phải có chữ ký số nhưng chưa được ký số hợp lệ hoặc chữ ký số không đáp ứng quy định, doanh nghiệp cần xử lý hóa đơn theo quy định về xử lý hóa đơn điện tử. Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể phải lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc thực hiện xử lý khác theo quy định của pháp luật; không phải mọi trường hợp đều phải hủy hóa đơn.

5. Câu hỏi thường gặp

Chữ ký số hóa đơn điện tử có bắt buộc phải sử dụng không?

Trả lời: Không phải mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc có chữ ký số của người bán. Đối với các hóa đơn điện tử thuộc trường hợp phải có chữ ký số theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số hợp lệ khi lập hóa đơn. Riêng một số loại hóa đơn điện tử được pháp luật quy định miễn chữ ký số của người bán thì vẫn có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Doanh nghiệp cần làm gì khi chữ ký số hết hạn?

Trả lời: Doanh nghiệp cần gia hạn hoặc thay đổi chữ ký số trước khi hết hạn để bảo đảm việc phát hành hóa đơn điện tử không bị gián đoạn. Sau khi gia hạn hoặc thay đổi, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin chứng thư số trên hệ thống hóa đơn điện tử theo quy định. Doanh nghiệp không được sử dụng chứng thư số đã hết hiệu lực để ký phát hành hóa đơn điện tử.

Ai chịu trách nhiệm nếu chữ ký số bị lộ?

Trả lời: Doanh nghiệp là chủ thể chịu trách nhiệm quản lý và bảo mật chữ ký số trong quá trình sử dụng. Khi phát hiện chữ ký số bị lộ hoặc có nguy cơ bị sử dụng trái phép, doanh nghiệp cần ngay lập tức thông báo cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư số theo quy định, đồng thời rà soát các hóa đơn đã phát hành nhằm hạn chế rủi ro pháp lý.

Chữ ký số hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện đúng quy định, hãy liên hệ Công ty Luật ACC.