Công ty bị thông báo “chậm nộp tiền thuế” dù đã chuyển khoản đúng hạn, hóa ra do ngân hàng xử lý chậm, vậy có cách nào chứng minh để không bị tính phạt không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện được miễn tiền chậm nộp

Theo quy định tại Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019, tiền chậm nộp được tính với mức 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp, nhưng người nộp thuế có thể được miễn nếu chứng minh được lý do khách quan ngoài ý muốn, chẳng hạn như sự chậm trễ từ phía ngân hàng trong việc xử lý chuyển khoản. Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ (khoản 3 Điều 14) quy định cụ thể các trường hợp được xem xét miễn tiền chậm nộp, bao gồm sự cố kỹ thuật hoặc lỗi hệ thống của tổ chức tín dụng dẫn đến chậm cập nhật vào ngân sách nhà nước. Trong trường hợp của công ty, nếu thời điểm chuyển khoản được chứng minh là trước hạn nộp thuế, cơ quan thuế sẽ không áp dụng phạt chậm nộp nếu hồ sơ chứng minh đầy đủ lý do bất khả kháng từ ngân hàng.

Hồ sơ chứng minh và yêu cầu miễn phạt

Để chứng minh công ty đã thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đúng hạn, cần chuẩn bị các chứng từ sau, đảm bảo tính xác thực và liên quan trực tiếp đến giao dịch:

• Sao kê tài khoản ngân hàng hoặc biên lai chuyển khoản điện tử từ ngân hàng, ghi rõ thời điểm thực hiện chuyển khoản (phải trước thời hạn nộp thuế theo thông báo của cơ quan thuế).
• Giấy xác nhận từ ngân hàng về thời gian xử lý giao dịch và lý do chậm trễ (ví dụ: lỗi hệ thống hoặc chậm cập nhật), kèm theo mã giao dịch và số tiền thuế tương ứng.
• Bản sao thông báo nộp thuế từ cơ quan thuế, chứng minh thời hạn nộp cụ thể.
• Các chứng từ liên quan khác như hợp đồng dịch vụ ngân hàng hoặc biên bản làm việc với ngân hàng nếu cần làm rõ thêm.

Quy trình yêu cầu cơ quan thuế xem xét miễn phạt

Bước 1: Thu thập và kiểm tra hồ sơ

Công ty cần nhanh chóng liên hệ ngân hàng để lấy xác nhận chính thức về thời điểm chuyển khoản và lý do chậm xử lý, đồng thời kiểm tra lại sao kê để đảm bảo không có sai sót từ phía công ty. Việc này giúp xây dựng cơ sở chứng minh lý do khách quan theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tránh tình trạng chậm trễ thêm dẫn đến tăng tiền chậm nộp (tối đa 0,03%/ngày, có thể lên đến hàng trăm triệu đồng tùy số tiền thuế lớn).

Bước 2: Nộp đơn yêu cầu miễn tiền chậm nộp

Soạn đơn yêu cầu theo mẫu tại Phụ lục của Nghị định 126/2020/NĐ-CP, gửi trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế quản lý (Cục Thuế tỉnh/thành phố hoặc Chi cục Thuế khu vực). Đơn cần nêu rõ sự việc, thời hạn nộp thuế, thời điểm chuyển khoản thực tế và đính kèm toàn bộ hồ sơ chứng minh. Thời hạn nộp đơn là trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận thông báo chậm nộp, theo Điều 111 Luật Quản lý thuế 2019.

Bước 3: Theo dõi và khiếu nại nếu cần

Cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ trong vòng 10-30 ngày làm việc và thông báo kết quả bằng văn bản. Nếu bị từ chối, công ty có quyền khiếu nại lần đầu theo Điều 112 Luật Quản lý thuế 2019, gửi đến người đứng đầu cơ quan thuế trong vòng 30 ngày. Trong quá trình này, nên lưu giữ tất cả biên bản trao đổi để hỗ trợ nếu cần khiếu nại lên cấp cao hơn.

Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp công ty tránh được khoản phạt không đáng có, bảo vệ quyền lợi kinh doanh và duy trì uy tín với cơ quan nhà nước. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.