Các anh chị ơi, cho em hỏi chút là khi nhân viên công ty đi nước ngoài, chi tiêu bằng thẻ visa ghi nợ quốc tế thì cần những chứng từ gì đi kèm để được ghi nhận là chi phí ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Quy định pháp lý về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Để chi phí chi tiêu bằng thẻ Visa ghi nợ quốc tế của nhân viên đi công tác nước ngoài được ghi nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC) và Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Các khoản chi phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ hợp pháp, và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên.

2. Chứng từ cần thiết để ghi nhận chi phí

Để đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ sau:

• Quyết định cử đi công tác: Văn bản chính thức của doanh nghiệp, nêu rõ mục đích công tác, thời gian, địa điểm, và người được cử đi, đáp ứng yêu cầu theo Điều 28 Bộ luật Lao động 2019.
• Vé máy bay điện tử: Chứng từ hợp pháp thay thế hóa đơn GTGT nếu mua từ hãng hàng không nước ngoài không có đại lý tại Việt Nam. Vé phải ghi rõ thông tin hành trình và thanh toán.
• Thẻ lên máy bay (boarding pass): Chứng minh hành trình đã được thực hiện.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Sao kê thẻ Visa ghi nợ quốc tế của nhân viên, thể hiện giao dịch thanh toán (ví dụ: hóa đơn khách sạn, nhà hàng, vận chuyển). Nếu nhân viên sử dụng thẻ cá nhân, doanh nghiệp cần hoàn trả qua chuyển khoản từ tài khoản công ty đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Biên lai hoặc hóa đơn từ nhà cung cấp: Đối với các khoản chi như ăn uống, vận chuyển ở nước ngoài, biên lai thu tiền được chấp nhận nếu nhà cung cấp không cung cấp hóa đơn GTGT, theo điểm 2.9 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC.
• Báo cáo chi phí công tác: Nhân viên cần lập báo cáo chi tiết các khoản chi, kèm chứng từ liên quan, được quản lý phê duyệt trước khi quyết toán.
• Quy chế nội bộ: Quy chế tài chính hoặc văn bản nội bộ của doanh nghiệp cho phép nhân viên sử dụng thẻ cá nhân để thanh toán và được hoàn trả, như quy định tại Công văn 3867/TCT-TNCN.

3. Quy trình hạch toán và lưu trữ chứng từ

Khi hạch toán chi phí, doanh nghiệp cần ghi nhận phù hợp với mục đích công tác, theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Ví dụ, chi phí công tác liên quan đến bán hàng được ghi vào tài khoản 641 (Chi phí bán hàng), hoặc tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) nếu liên quan đến quản lý. Quy trình thực hiện bao gồm:

• Thu thập chứng từ: Nhân viên nộp đầy đủ vé máy bay, thẻ lên máy bay, sao kê thẻ Visa, và biên lai/ hóa đơn liên quan.
• Phê duyệt và quyết toán: Bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu báo cáo chi phí với chứng từ, đảm bảo tính hợp lệ trước khi quyết toán.
• Lưu trữ: Doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ chứng từ trong thời gian tối thiểu 10 năm, theo Luật Kế toán 2015, để phục vụ kiểm tra hoặc đối chiếu khi cần.

4. Lưu ý để đảm bảo tính hợp lệ

Doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để tránh rủi ro pháp lý:

• Đảm bảo mục đích công tác rõ ràng, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Đối với giao dịch trên 20 triệu đồng, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (sao kê thẻ Visa hoặc chuyển khoản ngân hàng).
• Nếu thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài không có đại lý tại Việt Nam (ví dụ: hãng hàng không), doanh nghiệp cần khấu trừ và nộp thuế nhà thầu (thuế TNDN) theo tỷ lệ 2% trên doanh thu, nhưng không phải khấu trừ thuế GTGT cho hoạt động vận tải quốc tế.
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ, bao gồm cả bản sao giấy xác nhận đi công tác nước ngoài (dịch công chứng nếu cần) để hỗ trợ xin visa hoặc kiểm toán.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!