Mình đang chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế thì phát hiện chứng từ khấu trừ thuế của một công ty bị sai số tiền thuế đã khấu trừ so với bảng lương thực tế, vậy cần yêu cầu công ty cấp lại chứng từ hay vẫn có thể quyết toán bình thường?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về chứng từ khấu trừ thuế

Chứng từ khấu trừ thuế, thường áp dụng cho thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), là tài liệu do bên khấu trừ lập để chứng minh việc khấu trừ và nộp thay cho bên bị khấu trừ. Theo quy định Nghị định số 123/202/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, chứng từ khấu trừ thuế được coi là một dạng chứng từ đặc thù, tương tự hóa đơn, và phải đảm bảo tính chính xác về nội dung, bao gồm số tiền khấu trừ.

Sai sót về số tiền trên chứng từ khấu trừ thuế không được phép sửa chữa trực tiếp mà phải thực hiện theo quy trình điều chỉnh hoặc thay thế chứng từ đã lập, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nguyên tắc kế toán thuế. Cụ thể, chứng từ đã lập có sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng giá trị, thì người bán (hoặc bên khấu trừ) phải lập biên bản ghi nhận sai sót và thực hiện điều chỉnh.

Trường hợp cần điều chỉnh chứng từ

Khi chứng từ khấu trừ thuế ghi sai số tiền, đây thuộc trường hợp điều chỉnh chứng từ đã lập, chứ không phải cấp lại chứng từ mới hoàn toàn. Việc điều chỉnh nhằm sửa chữa lỗi mà không làm mất hiệu lực của chứng từ gốc, giúp bên nhận khấu trừ sử dụng để quyết toán thuế. Nếu sai sót dẫn đến thay đổi nghĩa vụ thuế, bên khấu trừ phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để tránh rủi ro xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng tùy mức độ.

Điều chỉnh chỉ áp dụng khi sai sót không làm thay đổi bản chất giao dịch; nếu sai sót nghiêm trọng (như thay đổi bên giao dịch), có thể cần lập chứng từ mới và hủy chứng từ cũ.

Quy trình điều chỉnh chứng từ khấu trừ thuế

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sai sót

Bên khấu trừ (người lập chứng từ) phải lập biên bản điều chỉnh chứng từ khấu trừ thuế, ghi rõ nội dung sai sót về số tiền, lý do sai sót và thời điểm phát hiện. Biên bản cần có chữ ký của bên khấu trừ và bên bị khấu trừ (nếu có). Tài liệu này làm cơ sở pháp lý cho việc điều chỉnh, đảm bảo tính minh bạch. Thời hạn lập biên bản không quá 10 ngày kể từ khi phát hiện sai sót để tránh chậm trễ quyết toán thuế.

Bước 2: Lập chứng từ điều chỉnh

Dựa trên biên bản, bên khấu trừ lập chứng từ khấu trừ điều chỉnh, ghi rõ "Điều chỉnh giảm/tăng số tiền khấu trừ cho chứng từ số… ngày… tháng… năm…" và số tiền điều chỉnh cụ thể (ví dụ: giảm 5.000.000 đồng). Chứng từ điều chỉnh phải có đầy đủ thông tin như chứng từ gốc. Nếu chứng từ là điện tử, sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử để ký số và gửi cho bên nhận.

Bước 3: Gửi chứng từ điều chỉnh và thông báo cơ quan thuế

Gửi chứng từ điều chỉnh cho bên bị khấu trừ trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ khi lập. Đồng thời, bên khấu trừ phải báo cáo cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua tờ khai điều chỉnh thuế (nếu ảnh hưởng đến số thuế phải nộp), theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Việc này giúp cập nhật dữ liệu thuế và tránh phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền chậm.

Việc tuân thủ quy trình điều chỉnh giúp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi quyết toán thuế cho cá nhân/doanh nghiệp và duy trì uy tín với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.