Các anh chị cho em hỏi chút với ạ. Năm vừa rồi em có xin lại chứng từ khấu trừ thuế của năm 2023 nhưng trên chứng từ ghi ký hiệu: HN2024. Bên cơ quan thuế có phản hồi cấp sai ký hiệu của năm xuất chứng từ, nếu đúng thì phải là HN2025. Em có liên lạc lại bên công ty cũ hỏi thì họ báo là bên họ dùng lại chứng từ cũ đã mua nên không bị sai. Vậy giờ em phải xử lý sao ạ? Em cảm ơn mọi người đã đọc ạ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý xử lý sai sót trên chứng từ thuế

Chứng từ thuế, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và các chứng từ liên quan, phải tuân thủ quy định về hình thức và nội dung theo pháp luật hiện hành. Sai sót về ký hiệu (như ký hiệu hóa đơn, mã số hóa đơn hoặc ký hiệu chứng từ) được coi là lỗi về hình thức, có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp của chứng từ.

Việc xử lý sai sót được quy định tại Điều 4, Điều 19 và Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, trong đó bao gồm sai ký hiệu, mẫu số, số hóa đơn. Các quy định này áp dụng cho cả hóa đơn điện tử và giấy, đảm bảo chứng từ vẫn được khấu trừ thuế nếu xử lý đúng quy trình.

Các trường hợp sai sót về ký hiệu

Sai sót ký hiệu thường xảy ra do lỗi nhập liệu hoặc hệ thống, bao gồm:

• Sai ký hiệu hóa đơn (ví dụ: ký hiệu "01GTKT0/001" bị ghi nhầm thành "01GTKT0/002").
• Sai mã số ký hiệu chứng từ thuế khác (như biên lai nộp thuế hoặc chứng từ khấu trừ).

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, sai sót này không làm vô hiệu hóa đơn nếu không ảnh hưởng đến nội dung kinh tế (như số tiền, thuế suất), nhưng phải khắc phục kịp thời để tránh phạt hành chính. Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn sai ký hiệu có thể bị phạt từ 3.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Quy trình xử lý sai sót ký hiệu trên chứng từ thuế

Xử lý phụ thuộc vào thời điểm phát hiện (trước hoặc sau khi giao dịch hoàn tất) và loại chứng từ. Dưới đây là quy trình chi tiết theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 1: Xác định thời điểm và loại sai sót

Ngay khi phát hiện sai sót ký hiệu, bên lập chứng từ (người bán hoặc cơ quan thuế) cần kiểm tra xem sai sót xảy ra trước hay sau khi chuyển giao chứng từ cho bên nhận. Nếu trước khi chuyển giao, chứng từ chưa sử dụng thì hủy và lập mới.

Nếu sau chuyển giao, phân loại là sai sót nội dung (ký hiệu thuộc hình thức) để quyết định điều chỉnh hoặc thay thế, tránh ảnh hưởng đến khấu trừ thuế GTGT. Khi phát hiện sai sót, người bán phải xử lý kịp thời theo quy định; pháp luật hiện hành không ấn định thời hạn cứng, nhưng nên thực hiện ngay để tránh rủi ro bị xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.

Bước 2: Lập biên bản ghi nhận sai sót

Lập biên bản sai sót giữa các bên liên quan (người bán và người mua), ghi rõ nội dung sai (ký hiệu đúng và sai), lý do, thời điểm phát hiện. Biên bản phải có chữ ký xác nhận của đại diện hai bên, theo mẫu tại Phụ lục II Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nếu chứng từ do cơ quan thuế cấp (như biên lai), liên hệ ngay Chi cục Thuế quản lý để hỗ trợ. Biên bản này là cơ sở pháp lý để tránh tranh chấp sau này.

Bước 3: Lập chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế

• Nếu sai sót không thay đổi số lượng, giá trị: Lập hóa đơn/chứng từ điều chỉnh ký hiệu mới, ghi rõ "Điều chỉnh ký hiệu hóa đơn số [số cũ] ngày [ngày cũ]".
• Nếu cần thay thế toàn bộ: Hủy chứng từ cũ (qua hệ thống điện tử nếu áp dụng) và lập chứng từ mới với ký hiệu đúng, kèm biên bản hủy.

Gửi chứng từ điều chỉnh/thay thế cho bên nhận trong vòng 7 ngày. Đối với hóa đơn điện tử, việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế được thực hiện trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử và gửi cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử, không cần nộp hồ sơ giấy riêng, trừ khi cơ quan thuế yêu cầu.

Bước 4: Báo cáo cơ quan thuế và lưu trữ

Nộp biên bản và chứng từ điều chỉnh cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 10 ngày (qua hệ thống iHTKK hoặc trực tiếp). Lưu trữ toàn bộ hồ sơ ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 44). Nếu phát hiện qua kiểm tra, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung mà không phạt nếu chứng minh được thiện chí khắc phục.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Biên bản ghi nhận sai sót (bản gốc).
• Chứng từ gốc bị sai và chứng từ điều chỉnh/thay thế (bản sao công chứng nếu cần).
• Giấy ủy quyền nếu đại diện nộp (theo mẫu tại Thông tư 78/2021/TT-BTC).
• Bảng kê hóa đơn điện tử (nếu áp dụng) từ hệ thống phần mềm kế toán.

Tuân thủ quy trình xử lý giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo chứng từ hợp lệ để khấu trừ thuế và duy trì uy tín với cơ quan thuế. Việc khắc phục kịp thời còn giảm thiểu rủi ro kiểm toán sau này, hỗ trợ hoạt động kinh doanh ổn định. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.