Có bác nào bán sàn theo hình thức doanh nghiệp chưa ạ? Bên em đang muốn đẩy sàn về doanh nghiệp để trừ chi phí chứ chi phí thì nhiều, mà tính 1.5% trên doanh thu thì em không trụ được.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để trừ chi phí khi hoạt động trên sàn thương mại điện tử (TMĐT)

Để chuyển hoạt động kinh doanh trên sàn TMĐT từ hình thức cá nhân hoặc hộ kinh doanh sang doanh nghiệp nhằm được trừ các khoản chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Cụ thể, các khoản chi được trừ phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật, và không thuộc các khoản chi không được trừ tại Luật này (như chi phí cá nhân, chi không có chứng từ).

Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế quy định chi tiết các khoản chi liên quan đến hoạt động trên sàn TMĐT (như phí giao dịch, quảng cáo, vận chuyển hàng hóa) có thể được trừ nếu chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ và liên quan đến thu nhập chịu thuế. Ví dụ, chi phí quảng cáo trên Shopee hoặc Lazada phải có hợp đồng và hóa đơn GTGT từ sàn TMĐT. Nếu không đáp ứng, khoản chi sẽ bị loại trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp mới chuyển đổi cần kê khai đầy đủ chi phí trong báo cáo tài chính hàng quý hoặc năm, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc hạch toán kế toán theo Luật Kế toán 2015.

Quy trình chuyển đổi hoạt động TMĐT sang doanh nghiệp

Việc chuyển từ cá nhân/hộ kinh doanh trên sàn TMĐT sang doanh nghiệp (thường là công ty TNHH hoặc cổ phần) giúp hưởng ưu đãi thuế TNDN, bao gồm trừ chi phí hợp lý. Quy trình thực hiện theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy định về đăng ký kinh doanh TMĐT tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Thu thập thông tin cá nhân/hộ kinh doanh hiện tại, xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp (ví dụ: TNHH một thành viên nếu chuyển từ cá nhân). Soạn thảo điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, và giấy tờ chứng minh vốn điều lệ (tối thiểu 10.000.000 đồng cho một số ngành TMĐT). Thời gian chuẩn bị khoảng 5-7 ngày, đảm bảo vốn điều lệ phản ánh đúng quy mô hoạt động trên sàn để dễ dàng trừ chi phí sau này.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký tại Sở Tài chính

Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) hoặc trực tiếp tại Sở. Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên/cổ đông.
• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện.
• Giấy ủy quyền nếu ủy quyền nộp hồ sơ.

Thời gian xử lý là 3 ngày làm việc; sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thông báo website/sàn TMĐT với Bộ Công Thương trong 30 ngày.

Bước 3: Đăng ký thuế và kê khai chi phí

Sau khi có mã số doanh nghiệp, đăng ký mã số thuế tại Chi cục Thuế. Chuyển dữ liệu hoạt động TMĐT cũ sang sổ sách kế toán mới, kê khai chi phí được trừ trong tờ khai thuế TNDN quý/năm theo mẫu 03/TNDN. Sử dụng hóa phần mềm kế toán để theo dõi chi phí trên sàn (như phí hoa hồng 5-15% giá trị giao dịch). Nếu vi phạm kê khai sai, phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Quy trình hoàn tất trong 15-30 ngày, giúp doanh nghiệp bắt đầu trừ chi phí từ kỳ tính thuế đầu tiên.

Hồ sơ cần thiết để chứng minh chi phí được trừ

Để cơ quan thuế chấp nhận trừ chi phí từ hoạt động TMĐT, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ sau:

• Hóa đơn GTGT hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ sàn TMĐT (ví dụ: báo cáo doanh thu từ Shopee).
• Hợp đồng quảng cáo, vận chuyển, hoặc dịch vụ liên quan đến sàn.
• Bảng kê chi tiết chi phí, chứng minh tính hợp lý (tỷ lệ chi phí không vượt quá 10-20% doanh thu tùy ngành).
• Báo cáo tài chính hàng năm, kiểm toán nếu doanh nghiệp lớn (vốn trên 50 tỷ đồng).

Các hồ sơ này phải lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019, hỗ trợ kiểm tra thuế sau này.

Việc tuân thủ quy định giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế TNDN, giảm gánh nặng tài chính và tránh rủi ro pháp lý. Đồng thời, hình thức doanh nghiệp tăng uy tín trên sàn TMĐT, dễ tiếp cận vốn vay. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.