Có cần lập giấy nộp thuế riêng khi nộp thuế thay chủ nhà không?

Công ty Luật ACC xin cảm ơn quý khách đã tin tưởng và gửi câu hỏi liên quan đến việc nộp thuế thay cho chủ nhà trong trường hợp đã được cơ quan thuế chấp nhận kê khai thay. Để giải đáp một cách chi tiết và chính xác dựa trên các quy định pháp luật mới nhất tại Việt Nam tính đến ngày 15/8/2025, chúng tôi xin trình bày hướng dẫn cụ thể về quy trình nộp thuế thay, các lưu ý về thủ tục, và cách thức thực hiện phù hợp với trường hợp của quý công ty.

Nội dung bài viết

1. Quy định pháp lý về nộp thuế thay cho chủ nhà

1.1. Cơ sở pháp lý hiện hành

Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 100/2021/TT-BTC) và Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 56/2024/QH15), tổ chức thuê tài sản của cá nhân có thể thực hiện khai thuế và nộp thuế thay cho chủ nhà nếu trong hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận rõ ràng rằng bên thuê chịu trách nhiệm nộp thuế. Cụ thể, khoản 1 Điều 8 Thông tư 40/2021/TT-BTC quy định tổ chức thuê tài sản phải thực hiện nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), và lệ phí môn bài thay cho cá nhân khi được ủy quyền. Điều này áp dụng khi doanh thu từ hoạt động cho thuê tài sản vượt 100 triệu đồng/năm.

Trong trường hợp của quý công ty, khi hợp đồng đã ghi rõ thỏa thuận kê khai và nộp thuế thay cho chủ nhà, và cơ quan thuế đã chấp nhận hồ sơ kê khai, quý công ty hoàn toàn có quyền nộp thuế thay theo quy định. Việc nộp thuế thay không yêu cầu phải lập giấy nộp tiền riêng biệt nếu hồ sơ kê khai đã được xác nhận hợp lệ.

1.2. Nghĩa vụ nộp thuế thay

Khi kê khai thuế thay đã được cơ quan thuế chấp nhận, tổ chức thuê tài sản (quý công ty) có trách nhiệm nộp các loại thuế bao gồm:

Lệ phí môn bài: Được quy định tại Nghị định 139/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP), mức thu lệ phí môn bài phụ thuộc vào doanh thu hàng năm của chủ nhà, dao động từ 300.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ.
Thuế GTGT: Tính bằng 5% doanh thu tính thuế GTGT theo Phụ lục I Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Thuế TNCN: Tính bằng 5% doanh thu tính thuế TNCN theo Phụ lục I Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Tổng mức thuế phải nộp (không tính lệ phí môn bài) thường được tính bằng 10% doanh thu tính thuế, cộng thêm lệ phí môn bài tương ứng.

2. Quy trình nộp thuế thay cho chủ nhà

2.1. Nộp thuế thay sau khi kê khai được chấp nhận

Khi cơ quan thuế đã chấp nhận hồ sơ kê khai thuế thay, quý công ty có thể nộp thuế trực tiếp mà không cần lập thêm giấy nộp tiền riêng biệt với mục “nộp thuế thay”. Theo khoản 1 Điều 55 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế. Hồ sơ kê khai đã được chấp nhận sẽ bao gồm thông tin về số thuế phải nộp, và quý công ty chỉ cần thực hiện nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo thông tin trên tờ khai (mẫu 01/TTS và phụ lục 01-2/BK-TTS).

Quý công ty cần đảm bảo sử dụng đúng số định danh cá nhân của chủ nhà (theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, áp dụng từ 1/7/2025, số định danh cá nhân thay thế mã số thuế) khi nộp thuế để đảm bảo khớp với dữ liệu của cơ quan thuế.

2.2. Phương thức nộp thuế

Quý công ty có thể nộp thuế qua các phương thức sau:

Nộp trực tiếp: Tại cơ quan thuế quản lý nơi có bất động sản cho thuê (theo khoản 1 Điều 45 Luật Quản lý thuế 2019).
Nộp qua mạng: Thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc hệ thống eTax (thuedientu.gdt.gov.vn). Khi nộp qua mạng, quý công ty cần sử dụng chữ ký số và điền đầy đủ thông tin theo mẫu tờ khai đã được chấp nhận, bao gồm mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của chủ nhà, mã số thuế của công ty, và số tiền thuế phải nộp.

Việc nộp thuế qua mạng được khuyến khích vì giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Quý công ty cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi xác nhận nộp để tránh nhầm lẫn.

3. Thời hạn nộp thuế thay

3.1. Quy định về thời hạn

Thời hạn nộp thuế thay phụ thuộc vào hình thức kê khai mà quý công ty đã đăng ký:

Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo liền kề tháng phát sinh nghĩa vụ thuế (khoản 1 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019).
Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo (khoản 3 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019).
Kê khai theo từng lần phát sinh: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày bắt đầu thời hạn cho thuê của kỳ thanh toán.
Kê khai theo năm: Chậm nhất là ngày 31/1 của năm dương lịch tiếp theo.

Quý công ty cần kiểm tra hình thức kê khai đã đăng ký để đảm bảo nộp thuế đúng hạn, tránh bị phạt chậm nộp theo quy định tại Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019.

3.2. Lưu ý khi nộp thuế

Khi nộp thuế, quý công ty cần ghi rõ thông tin “nộp thuế thay” trên chứng từ nộp thuế, bao gồm tên và số định danh cá nhân của chủ nhà. Nếu có sai sót trong hồ sơ kê khai trước đó, quý công ty cần thực hiện khai bổ sung trước khi nộp thuế để đảm bảo tính chính xác.

4. Lưu ý quan trọng khi nộp thuế thay

4.1. Đảm bảo tính chính xác của hồ sơ

Hồ sơ kê khai thuế thay đã được chấp nhận cần được lưu giữ cẩn thận, bao gồm tờ khai thuế (mẫu 01/TTS), phụ lục chi tiết cá nhân (mẫu 01-2/BK-TTS), và bản sao hợp đồng thuê nhà. Cơ quan thuế có quyền yêu cầu đối chiếu bản chính nếu cần thiết.

4.2. Phối hợp với chủ nhà

Dù quý công ty đã được ủy quyền nộp thuế thay, cần duy trì liên lạc với chủ nhà hoặc người thừa kế (nếu có) để đảm bảo thông tin về doanh thu và các thay đổi trong hợp đồng thuê được cập nhật kịp thời. Điều này giúp tránh rủi ro pháp lý hoặc tranh chấp về nghĩa vụ thuế.

Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC

ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.

Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.

– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.

– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.

– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.

💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.

– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.

– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.

Công ty Luật ACC hy vọng rằng những hướng dẫn trên đã giải đáp rõ ràng thắc mắc của quý công ty về việc nộp thuế thay cho chủ nhà. Với việc hồ sơ kê khai đã được chấp nhận và hợp đồng có thỏa thuận rõ ràng, quý công ty có thể nộp thuế trực tiếp theo quy định mà không cần lập thêm giấy nộp thuế thay riêng biệt. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro, quý công ty nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp và liên hệ cơ quan thuế nếu cần thêm hướng dẫn cụ thể. Công ty Luật ACC luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong các vấn đề pháp lý liên quan.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.