Có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam đặt ra khi tiếp nhận nhân sự quốc tế, nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động. Việc xử lý giấy tờ không đúng cách có thể dẫn đến phạt hành chính nặng nề hoặc tranh chấp lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Hiểu rõ quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Cùng Công ty Luật ACC khám phá các quy định liên quan để áp dụng hiệu quả.
1. Công ty có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài không?
Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động không được phép giữ các giấy tờ tùy thân của người lao động, bao gồm cả lao động nước ngoài, nhằm bảo vệ quyền tự do cá nhân và quyền sở hữu tài sản của họ. Cụ thể, Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm hành vi giữ hộ chiếu, giấy tờ tùy thân hoặc các tài liệu cá nhân khác mà không có sự đồng ý rõ ràng từ người lao động. Điều này áp dụng chung cho mọi đối tượng lao động, không phân biệt quốc tịch, để tránh tình trạng lạm dụng quyền lực từ phía doanh nghiệp.
Tuy nhiên, đối với lao động nước ngoài, Nghị định số 152/2020/NĐ-CP quy định rằng người sử dụng lao động chỉ được hỗ trợ quản lý một số giấy tờ liên quan đến công việc, như bản sao giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận làm việc, nhưng phải trả lại bản gốc ngay lập tức sau khi hoàn tất thủ tục. Việc giữ giấy tờ gốc có thể bị coi là vi phạm, dẫn đến mức phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng theo quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, ngay cả trong trường hợp lao động nước ngoài ủy quyền tạm thời, việc giữ giấy tờ cũng phải được ghi nhận bằng văn bản và có thời hạn rõ ràng, tránh các tranh chấp sau này.
Trong thực tế, nhiều công ty đã gặp vấn đề khi giữ hộ chiếu của nhân viên nước ngoài để "bảo quản", nhưng pháp luật không cho phép điều này trừ khi có lý do khẩn cấp và được cơ quan nhà nước xác nhận. Để an toàn, doanh nghiệp nên chỉ giữ bản sao công chứng các giấy tờ cần thiết cho hồ sơ nội bộ, đồng thời hướng dẫn lao động nước ngoài tự quản lý tài liệu cá nhân. Quy định này không chỉ bảo vệ người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tránh các khiếu nại từ cơ quan quản lý lao động địa phương.
>> Đọc thêm: Hướng dẫn cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài
2. Các loại giấy tờ liên quan đến lao động nước ngoài và quy định quản lý
Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp thường tiếp xúc với nhiều loại giấy tờ đặc thù, và việc hiểu rõ cách quản lý chúng là yếu tố then chốt để tránh vi phạm liên quan đến có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài. Theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, các giấy tờ chính bao gồm giấy phép lao động, visa nhập cảnh, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nếu cần, và các chứng chỉ chuyên môn liên quan đến vị trí công việc.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hỗ trợ lao động nước ngoài hoàn tất thủ tục xin cấp giấy phép lao động tại Sở Nội vụ, nhưng không được giữ bản gốc của những tài liệu này sau khi nộp hồ sơ. Ví dụ, hộ chiếu và visa phải luôn được trao trả cho người lao động để họ có thể sử dụng cho các mục đích cá nhân như du lịch hoặc gia hạn. Bộ luật Lao động 2019 bổ sung rằng, hợp đồng lao động có thể yêu cầu cung cấp bản sao giấy tờ để lưu trữ nội bộ, nhưng bản gốc phải thuộc quyền sở hữu của người lao động. Trong trường hợp lao động nước ngoài làm việc theo dự án ngắn hạn, doanh nghiệp chỉ được giữ tạm thời các giấy tờ liên quan đến dự án trong thời gian hợp đồng hiệu lực, và phải hoàn trả đầy đủ khi kết thúc.
Việc vi phạm quy định này có thể dẫn đến đình chỉ hoạt động lao động nước ngoài tại doanh nghiệp, theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng, sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử cho bản sao, và tổ chức đào tạo cho bộ phận nhân sự về các rủi ro pháp lý. Ngoài ra, đối với lao động nước ngoài từ các nước ASEAN, có thể có một số ưu đãi về thủ tục, nhưng nguyên tắc không giữ giấy tờ gốc vẫn được duy trì nghiêm ngặt. Tổng thể, việc tuân thủ giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và tránh các khoản phạt lên đến 75 triệu đồng nếu bị phát hiện giữ giấy tờ trái phép.
>> Đọc thêm: Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
3. Hậu quả pháp lý khi vi phạm quy định giữ giấy tờ của lao động nước ngoài
Việc không tuân thủ quy định về có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài có thể mang lại những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến cả doanh nghiệp và người lao động. Theo Bộ luật Lao động 2019, hành vi giữ giấy tờ tùy thân bị coi là xâm phạm quyền con người, dẫn đến các biện pháp xử lý hành chính như cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 5 triệu đến 10 triệu đồng cho lần vi phạm đầu tiên.
Nếu tái phạm hoặc gây thiệt hại lớn, doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoạt động một phần, đặc biệt nếu liên quan đến lao động nước ngoài theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Trong thực tế, các vụ việc tranh chấp thường xuất phát từ việc lao động nước ngoài không thể rời khỏi Việt Nam do thiếu giấy tờ, dẫn đến khiếu nại lên Bộ Nội vụ, hoặc thậm chí tòa án lao động.
Hơn nữa, vi phạm này có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng kinh doanh, vì lao động nước ngoài chiếm tỷ lệ lớn trong một số ngành như công nghệ thông tin hoặc sản xuất. Doanh nghiệp còn đối mặt với trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu người lao động chứng minh được tổn thất kinh tế hoặc tinh thần do hành vi giữ giấy tờ. Để giảm thiểu rủi ro, các công ty nên thực hiện kiểm toán nội bộ định kỳ về quản lý giấy tờ và hợp tác với cơ quan nhà nước để xác nhận thủ tục.
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, việc vi phạm có thể ảnh hưởng đến danh tiếng doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu, khiến khó khăn trong việc thu hút nhân tài nước ngoài. Pháp luật nhấn mạnh rằng, người sử dụng lao động phải ưu tiên quyền lợi của người lao động, và bất kỳ hành vi giữ giấy tờ nào cũng cần có cơ sở pháp lý rõ ràng từ các văn bản quy phạm.
>> Đọc thêm: Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
4. Câu hỏi thường gặp
Lao động nước ngoài có thể ủy quyền cho công ty giữ giấy tờ tạm thời không?
Có, theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, lao động nước ngoài có thể ủy quyền tạm thời cho doanh nghiệp giữ một số giấy tờ liên quan đến công việc, nhưng phải lập biên bản ủy quyền bằng văn bản với thời hạn cụ thể và có chữ ký của cả hai bên.
Công ty cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi tuyển dụng lao động nước ngoài?
Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ bao gồm đề nghị cấp giấy phép lao động, bản sao hộ chiếu, bằng cấp chuyên môn và hợp đồng lao động dự kiến, theo quy định tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Người sử dụng lao động không giữ bản gốc mà chỉ nộp bản sao công chứng cho cơ quan nhà nước.
Làm thế nào để xử lý khi lao động nước ngoài mất giấy tờ trong quá trình làm việc?
Nếu lao động nước ngoài mất giấy tờ, doanh nghiệp cần hỗ trợ họ báo mất tại cơ quan công an và liên hệ Đại sứ quán để cấp lại, theo hướng dẫn của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Người sử dụng lao động không được giữ bất kỳ giấy tờ thay thế nào mà chỉ cung cấp bản sao hồ sơ nội bộ để hỗ trợ thủ tục.
Có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài là vấn đề đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về pháp luật lao động Việt Nam để tránh các rủi ro không đáng có. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định từ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định số 152/2020/NĐ-CP không chỉ bảo vệ doanh nghiệp mà còn thúc đẩy môi trường làm việc công bằng. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quản lý giấy tờ nhân sự quốc tế, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và giải pháp pháp lý hiệu quả. Đừng để sai lầm nhỏ ảnh hưởng đến sự phát triển kinh doanh của bạn.
Để lại một bình luận