Công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Nhằm chuẩn hóa bộ máy hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 06/2026/TT-BNV (sửa đổi Thông tư 10/2025/TT-BNV) về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nội vụ địa phương. Văn bản mang đến những thay đổi quan trọng trong việc quản lý, bảo tồn và công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, chính thức có hiệu lực từ ngày 15/06/2026. Với tư cách là đơn vị tư vấn uy tín, Công ty Luật ACC xin gửi đến quý độc giả bài viết phân tích chi tiết dưới góc độ pháp lý để kịp thời cập nhật và thực thi đúng các quy định mới nhất này. 

1. Tổng quan về Thông tư 06/2026/TT-BNV và phạm vi điều chỉnh

Vừa qua, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 06/2026/TT-BNV nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2025/TT-BNV ngày 19/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và lĩnh vực nội vụ của phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Thông tư 06/2026/TT-BNV ra đời nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý, làm rõ thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp cơ sở (xã, phường, đặc khu) trong các lĩnh vực quản lý nhà nước thuộc ngành nội vụ, trong đó có công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

Đối tượng áp dụng trực tiếp của thông tư này bao gồm:

• Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương,.
• Phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (bao gồm xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) thực hiện chức năng tham mưu quản lý nhà nước về lĩnh vực nội vụ,.
• Công chức chuyên môn được bố trí tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý lĩnh vực nội vụ trong trường hợp đơn vị hành chính cấp xã không thành lập phòng chuyên môn riêng biệt.
• Các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về lĩnh vực nội vụ tại địa phương.
• Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp, đặc biệt là cấp tỉnh, trong việc chỉ đạo và tổ chức triển khai thực hiện các quy định mới.

2. Quy định pháp lý về công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Theo tinh thần các quy định mới được hướng dẫn tại Thông tư 06/2026/TT-BNV sửa đổi, bổ sung Thông tư 10/2025/TT-BNV, công tác thẩm định, quản lý và công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt được quy định chặt chẽ nhằm bảo vệ di sản tư liệu lịch sử, pháp lý của quốc gia và địa phương.

2.1. Tiêu chí và điều kiện xác định tài liệu có giá trị đặc biệt

Để một tài liệu lưu trữ được công nhận là tài liệu có giá trị đặc biệt, cần đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về nội dung, hình thức và tính duy nhất:

• Về nội dung: Tài liệu phải chứa đựng thông tin có ý nghĩa quan trọng đặc biệt về lịch sử, văn hóa, chính trị, ngoại giao hoặc khoa học phục vụ cho việc xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước hoặc địa phương.
• Về tính độc bản: Tài liệu là bản gốc, bản chính duy nhất hoặc là bản sao đặc biệt có giá trị thay thế bản gốc, phản ánh chân thực các sự kiện lịch sử trọng đại hoặc quá trình hình thành, phát triển của các cơ quan, tổ chức, nhân vật lịch sử.
• Về tình trạng bảo quản: Tài liệu phải được đánh giá tình trạng vật lý, mức độ toàn vẹn và có phương án bảo quản an toàn theo đúng tiêu chuẩn chuyên môn ngành lưu trữ.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

2.2. Thẩm quyền và quy trình thực hiện

Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ và các phòng chuyên môn cấp xã, phường, đặc khu sau khi được chuẩn hóa:

• Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thu thập, lựa chọn, thẩm định các tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên địa bàn tỉnh, thành phố.
• Các cơ quan chuyên môn cấp cơ sở (xã, phường, đặc khu) có trách nhiệm rà soát, thống kê và lập danh mục tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý để báo cáo cơ quan cấp trên xem xét, phân loại và trình cấp có thẩm quyền công nhận theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

3. Bảng tổng hợp trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ theo cấp hành chính

Để giúp bạn đọc dễ dàng hình dung sự phân định trách nhiệm giữa các cơ quan quản lý theo các quy định mới, dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết:

>>> Xem thêm tại đây: Giải pháp quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

4. Lợi ích và ý nghĩa thực tiễn của quy định mới

Việc ban hành Thông tư 06/2026/TT-BNV sửa đổi, bổ sung Thông tư 10/2025/TT-BNV mang lại những bước tiến quan trọng trong công tác quản lý nhà nước:

• Chuẩn hóa quy trình hành chính: Giúp phân định rõ ràng nhiệm vụ giữa cấp tỉnh và cấp xã/phường/đặc khu, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ trong công tác lưu trữ.
• Bảo vệ di sản tài liệu quốc gia: Tạo hành lang pháp lý vững chắc để phát hiện, bảo tồn và phát huy giá trị của các tài liệu lịch sử, pháp lý quý hiếm.
• Nâng cao hiệu quả phục vụ công vụ: Tạo nguồn tài liệu tra cứu chính thống, phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu khoa học, hoạch định chính sách và giáo dục truyền thống.

Việc cập nhật và thực thi đúng các quy định tại Thông tư 06/2026/TT-BNV sửa đổi, bổ sung Thông tư 10/2025/TT-BNV là yêu cầu thiết yếu đối với các cơ quan quản lý nhà nước cũng như các tổ chức quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ. Nếu quý độc giả và các cơ quan, tổ chức còn bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến quy định pháp luật nội vụ, thủ tục hành chính hoặc cần hỗ trợ pháp lý chuyên sâu, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để được đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ kịp thời.