Cả nhà cho mình hỏi chút thắc mắc ạ. Nhà mình có công ty buôn bán và thành lập từ năm 2012. Tới nay vẫn sử dụng 1 tài khoản ngân hàng. Nhưng nay thuế khoán của nhà nước ra. Kế toán bên mình nói giờ chỉ có thể chuyển khoản từ công ty mua đồ vào công ty mình mới hợp lý. Chứ cá nhân mua đồ chuyển vào công ty mình là không hợp lý và không được. Giờ tài khoản cá nhân thì không được nhận tiền chuyển khoản vào. Giờ mình phải làm như thế nào ai biết xin chỉ giáo giúp mình với ạ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về thanh toán không dùng tiền mặt và chứng từ hợp lệ

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (quy định chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế 2019), đối với các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, bên mua phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) để chứng từ được coi là hợp lệ, phục vụ việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc xác định chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Thông tư 40/2021/TT-BTC (hướng dẫn thuế GTGT, thuế TNCN và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) cũng quy định rằng, đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, doanh thu phải được chứng minh qua chứng từ thanh toán rõ ràng, ưu tiên chuyển khoản từ tài khoản của bên mua (cá nhân hoặc tổ chức) vào tài khoản của bên bán để đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro kiểm tra thuế. Việc sử dụng tài khoản cá nhân để nhận tiền từ giao dịch kinh doanh có thể bị cơ quan thuế loại trừ khỏi chi phí hợp lý nếu không chứng minh được tính chất kinh doanh, dẫn đến điều chỉnh tăng doanh thu chịu thuế hoặc phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019.

Yêu cầu đối với tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Xem thêm: Trong năm em có nhận thêm tiền thưởng dự án một lần khá lớn nên tháng đó bị khấu trừ thuế cao, vậy khi quyết toán cuối năm hệ thống có tự tính lại dựa trên tổng thu nhập cả năm để xác định số thuế thực tế không ạ?

Doanh nghiệp (bao gồm công ty thành lập từ năm 2012 như trường hợp của Anh/Chị) bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng riêng theo quy định tại Điều 16 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nhằm tách biệt giao dịch kinh doanh với giao dịch cá nhân, đặc biệt khi áp dụng phương pháp khoán thuế. Tài khoản cá nhân chỉ được sử dụng cho mục đích cá nhân, và nếu nhận tiền từ giao dịch kinh doanh, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình nguồn gốc, dẫn đến rủi ro bị coi là doanh thu không khai báo. Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của khách hàng vào tài khoản công ty vẫn được chấp nhận nếu chứng minh được tính chất giao dịch (qua hợp đồng, hóa đơn), nhưng để an toàn và hợp lý hơn, nên khuyến khích khách hàng sử dụng tài khoản ngân hàng của họ để chuyển trực tiếp vào tài khoản công ty. Trường hợp hiện tại sử dụng chung một tài khoản từ năm 2012, Anh/Chị cần rà soát và tách biệt ngay để tránh phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn).

Để giải quyết tình huống, Anh/Chị cần thực hiện các bước sau nhằm đảm bảo giao dịch hợp lệ và tuân thủ thuế khoán:

Bước 1: Rà soát và tách biệt tài khoản ngân hàng hiện tại

Kiểm tra toàn bộ giao dịch trên tài khoản chung từ năm 2012 đến nay, phân loại rõ ràng các khoản liên quan đến kinh doanh (nhận tiền bán hàng) và cá nhân. Lập biên bản nội bộ ghi nhận sự tách biệt, kèm chứng từ hỗ trợ (hóa đơn, hợp đồng). Bước này giúp tránh tranh chấp khi cơ quan thuế kiểm tra, theo hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, và nên hoàn thành trong vòng 30 ngày để chuẩn bị cho kỳ kê khai thuế tiếp theo.

Bước 2: Mở tài khoản ngân hàng riêng cho công ty

Xem thêm: Trong năm có nhận tiền thưởng dự án một lần khá lớn, tháng đó bị khấu trừ thuế cao hơn bình thường. Khi quyết toán cuối năm, hệ thống có tự điều chỉnh lại theo tổng thu nhập cả năm không ạ?

Liên hệ ngân hàng thương mại (như Vietcombank, BIDV) để mở tài khoản doanh nghiệp, cung cấp giấy phép kinh doanh, CMND/CCCD người đại diện và các giấy tờ liên quan. Sau khi mở, thông báo cho khách hàng (cá nhân và tổ chức) sử dụng tài khoản mới để chuyển khoản, đồng thời cập nhật thông tin này vào hóa đơn và hợp đồng. Quy trình này mất khoảng 3-5 ngày làm việc, đảm bảo mọi giao dịch từ nay được ghi nhận rõ ràng theo Điều 15 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Cập nhật chứng từ và kê khai thuế

Đối với các giao dịch cũ (nếu có chuyển khoản từ cá nhân), bổ sung giải trình bằng cách lập phụ lục chứng từ thanh toán, chứng minh nguồn gốc kinh doanh. Từ nay, yêu cầu tất cả khách hàng chuyển khoản vào tài khoản công ty, ngay cả cá nhân, để hóa đơn được hợp lệ khấu trừ (nếu áp dụng). Kê khai bổ sung nếu cần theo mẫu tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, và lưu trữ chứng từ ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, tối ưu hóa chi phí thuế và tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính. Đồng thời, nó hỗ trợ công ty phát triển bền vững, dễ dàng tiếp cận vay vốn ngân hàng hoặc mở rộng kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.