Anh chị cho em hỏi công ty không có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì em có xuất hóa đơn thuế cho nhân viên tự quyết toán được không? Hay chỉ có thể làm giấy xác nhận thu nhập? Nếu lỡ xuất rồi thì sao ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Việc xuất hóa đơn thuế cho nhân viên tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi công ty không khấu trừ thuế

Theo quy định tại Điều 21 Thông tư 111/2013/TT‑BTC hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân, đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, tổ chức chi trả (công ty) có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại nguồn nếu thu nhập chịu thuế vượt mức được khấu trừ. Trong trường hợp công ty không khấu trừ thuế (ví dụ: thu nhập dưới mức miễn thuế hoặc thuộc trường hợp đặc biệt theo quy định), nhân viên không được phép yêu cầu hoặc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) để làm chứng từ tự quyết toán TNCN.

Hóa đơn GTGT chỉ áp dụng cho các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ theo Thông tư 78/2021/TT‑BTC về hóa đơn, chứng từ, không áp dụng cho thu nhập cá nhân từ lao động. Việc sử dụng hóa đơn GTGT cho mục đích quyết toán TNCN sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận, dẫn đến rủi ro từ chối quyết toán hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn trong khung từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ‑CP.

Giấy xác nhận thu nhập là chứng từ phù hợp để tự quyết toán

Xem thêm: Kiểm tra dữ liệu thu nhập cá nhân trên hệ thống, mình thấy tổng thu nhập bị lệch so với số tự tổng hợp từ bảng lương từng tháng, trong khi không có nguồn thu nào khác. Lỗi này thường do doanh nghiệp kê khai sai hay hệ thống cập nhật chưa đầy đủ ạ?

Thay vì hóa đơn thuế, công ty chỉ cần cấp giấy xác nhận thu nhập cho nhân viên theo mẫu quy định tại Phụ lục I Thông tư 111/2013/TT‑BTC. Giấy này phải nêu rõ tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ (nếu có) và các khoản exempt trong năm. Nhân viên sử dụng giấy xác nhận thu nhập này để kê khai quyết toán TNCN trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định về quyết toán thuế TNCN.

Quy trình tự quyết toán như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ quyết toán
Nhân viên thu thập giấy xác nhận thu nhập từ công ty, kèm theo các chứng từ liên quan khác như:

• Giấy xác nhận thu nhập từ công ty.
• Hợp đồng lao động (bản sao).
• Biên lai khấu trừ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội (nếu có).

Hồ sơ phải đầy đủ và rõ ràng để chứng minh thu nhập thực tế, tránh sai sót, thiếu thông tin khi kê khai.

Bước 2: Kê khai và nộp tờ khai quyết toán
Sử dụng mẫu 02/QTT‑TNCN theo Thông tư 80/2021/TT‑BTC, nhân viên kê khai trực tuyến qua hệ thống eTax của Tổng cục Thuế trước 31/3 năm sau năm phát sinh thu nhập, hoặc trong 90 ngày sau khi kết thúc năm nếu có các trường hợp đặc biệt theo quy định (ví dụ: có lỗ, có khoản hoàn thuế lớn). Nếu có số thuế nộp thừa, cơ quan thuế sẽ hoàn thuế theo quy định hiện hành.

Xem thêm: Có vài tháng trong năm em làm việc với mức lương cao nên bị khấu trừ thuế TNCN, những tháng còn lại thì không có thu nhập. Khi quyết toán, phần giảm trừ gia cảnh được tính đủ 12 tháng hay chỉ tính theo số tháng có lương ạ?

Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả
Sau khi nộp, nhân viên theo dõi kết quả xử lý qua tài khoản eTax (thông báo về việc chấp nhận, yêu cầu bổ sung, hoặc hoàn thuế). Nếu phát hiện sai sót, nhân viên có thể nộp tờ khai bổ sung trong thời hạn quy định để điều chỉnh, nhằm tránh phạt chậm nộp (0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp) theo quy định hiện hành. Trong trường hợp cần hỗ trợ, nhân viên có thể liên hệ trực tiếphoặc thông qua hệ thống hỗ trợ của Chi cục Thuế quản lý để được hướng dẫn, tránh kéo dài thời gian xử lý.

Việc tuân thủ đúng chứng từ theo quy định giúp nhân viên quyết toán TNCN chính xác, tránh rủi ro phạt và đảm bảo quyền lợi hoàn thuế nếu đủ điều kiện. Đồng thời, công ty giảm thiểu trách nhiệm pháp lý liên quan đến khấu trừ và chứng từ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.