Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:
1. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn điện tử được phân loại thành hai loại chính dựa trên sự can thiệp của cơ quan thuế:
- Hóa đơn điện tử có mã: Đây là loại hóa đơn mà người bán phải gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để được cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua. Mã này đảm bảo tính hợp pháp và chống gian lận. Áp dụng cho các trường hợp có rủi ro thuế cao, như doanh nghiệp mới thành lập, có lịch sử vi phạm thuế, hoặc các lĩnh vực nhạy cảm (ví dụ: bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng qua siêu thị, trung tâm thương mại). Quy trình: Người bán lập hóa đơn, truyền dữ liệu lên hệ thống thuế, nhận mã trong vòng 1 giờ (thường tự động), sau đó gửi cho khách hàng.
- Hóa đơn điện tử không có mã: Người bán tự lập và gửi trực tiếp cho người mua mà không cần mã từ cơ quan thuế. Loại này dành cho doanh nghiệp có hệ thống kế toán tốt, rủi ro thuế thấp, và có khả năng truyền dữ liệu hóa đơn định kỳ (hàng tháng hoặc theo yêu cầu). Ưu điểm là linh hoạt, chi phí thấp hơn, nhưng doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm toàn bộ về tính chính xác và lưu trữ dữ liệu ít nhất 10 năm.
Từ 01/6/2025, tất cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (không còn hóa đơn giấy), nhưng loại có mã hay không phụ thuộc vào đánh giá rủi ro của cơ quan thuế. Doanh nghiệp nhỏ thường ưu tiên loại không có mã để giảm thủ tục, trừ khi bị yêu cầu chuyển đổi.
2. Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với công ty nhỏ
Công ty nhỏ (doanh nghiệp siêu nhỏ theo Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 2017, với doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm và dưới 10 lao động) vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Cụ thể:
- Từ 01/7/2022, toàn bộ doanh nghiệp Việt Nam đã bắt buộc chuyển sang hóa đơn điện tử. Đến năm 2025, quy định được siết chặt hơn với việc bổ sung hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (kết nối trực tiếp với cơ quan thuế) cho các doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng, bất kể quy mô.
- Đối với công ty nhỏ không thuộc lĩnh vực rủi ro cao (như bán hàng online lớn hoặc xuất khẩu), không bắt buộc sử dụng loại có mã. Họ có thể đăng ký sử dụng loại không có mã nếu đáp ứng điều kiện: Có phần mềm kế toán điện tử, truyền dữ liệu hóa đơn đầy đủ đến cơ quan thuế, và không có lịch sử vi phạm. Cơ quan thuế sẽ đánh giá dựa trên hồ sơ đăng ký (Mẫu 01/ĐK-HĐĐT).
- Tuy nhiên, nếu công ty nhỏ thuộc đối tượng đặc biệt theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ví dụ: doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm và bán hàng trực tiếp như quán ăn, dịch vụ vận tải), phải sử dụng hóa đơn có mã từ máy tính tiền. Mức phạt nếu không tuân thủ: Từ 4-8 triệu đồng cho vi phạm lần đầu, lên đến 20-50 triệu đồng nếu tái phạm (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Tóm lại, công ty nhỏ không bị buộc dùng loại có mã trừ khi cơ quan thuế yêu cầu dựa trên rủi ro cụ thể. Chúng tôi khuyên nên kiểm tra tình trạng rủi ro tại Chi cục Thuế địa phương trước khi triển khai.
3. Lợi ích và lưu ý khi chọn loại hóa đơn cho công ty nhỏ
Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho công ty nhỏ, đặc biệt trong bối cảnh số hóa năm 2025:
- Lợi ích chung: Giảm chi phí in ấn (tiết kiệm 80-90% so với hóa đơn giấy), dễ dàng lưu trữ và tra cứu, hỗ trợ kê khai thuế tự động qua hệ thống eTax. Tổng cục Thuế cung cấp phần mềm miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ, giúp tích hợp với phần mềm kế toán như MISA hoặc Fast.
- Đối với loại không có mã: Phù hợp nhất cho công ty nhỏ vì thủ tục đơn giản, không chờ mã (giảm thời gian xử lý giao dịch). Tuy nhiên, phải đảm bảo truyền dữ liệu hóa đơn hàng tháng đúng hạn (trước ngày 20 của tháng sau) để tránh bị chuyển sang loại có mã bắt buộc.
- Lưu ý thực hiện: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế trong 1 ngày làm việc (trực tuyến qua cổng etax.thue.gdt.gov.vn). Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín (như Viettel, BKAV) nếu không dùng miễn phí. Tránh sử dụng hóa đơn không hợp pháp để không bị xử phạt hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi). Nếu công ty nhỏ đang dùng hóa đơn giấy cũ, phải chuyển tiếp hết hạn sử dụng trước 01/6/2025.
Nếu Anh/Chị là công ty nhỏ với doanh thu dưới 1 tỷ đồng, có thể bắt đầu với loại không có mã để tối ưu chi phí, nhưng cần cập nhật phần mềm trước tháng 6/2025.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!
Để lại một bình luận