Các anh chị em cho em hỏi chút ạ, công ty nhỏ bán hàng dùng phần mềm kế toán MISA thì có cần in chứng từ kế toán để lưu không ạ, và thanh toán mua hàng nhất thiết phải có hợp đồng mua hàng từng lần không ạ, em đặt hàng nhiều nên chỉ lấy hóa đơn thanh toán thôi ạ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định pháp luật

Theo Luật Kế toán 2015, việc lập, sử dụng và lưu trữ chứng từ kế toán là bắt buộc đối với mọi tổ chức, bao gồm cả công ty nhỏ, nhằm đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát hoạt động tài chính. Cụ thể, Điều 16 Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, chính xác và có thời hạn từ 05 năm hoặc 10 năm tùy loại chứng từ theo Điều 41 Luật Kế toán 2015.

Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật này, nhấn mạnh rằng chứng từ phải được lưu trữ dưới hình thức đảm bảo tính toàn vẹn, có thể truy xuất và chống sửa chữa trái phép.

Hình thức lưu trữ chứng từ khi sử dụng phần mềm MISA

Không tìm thấy văn bản luật phù hợp quy định cụ thể về việc bắt buộc in chứng từ kế toán để lưu trữ đối với công ty nhỏ sử dụng phần mềm MISA. Tuy nhiên, dựa trên các quy định chung tại Điều 17 Luật Kế toán 2015 và Điều 30 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp được phép lưu trữ chứng từ dưới dạng điện tử nếu hệ thống phần mềm như MISA đáp ứng các điều kiện sau:

• Đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và có thể truy xuất khi cần thiết.
• Có chữ ký số hoặc xác thực điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và các hướng dẫn từ Bộ Tài chính.

Do đó, công ty nhỏ sử dụng MISA không nhất thiết phải in toàn bộ chứng từ để lưu trữ, miễn là dữ liệu điện tử được bảo quản an toàn và có thể xuất báo cáo khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu. Nếu in ấn, chỉ cần thực hiện đối với các chứng từ cần nộp trực tiếp hoặc theo yêu cầu cụ thể của cơ quan nhà nước.

Lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp nhỏ

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ hệ thống MISA có tích hợp lưu trữ điện tử hợp pháp không, đồng thời sao lưu dữ liệu định kỳ. Hành vi không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ chứng từ kế toán có thể bị xử phạt theo quy định tại nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán hiện hành.

Việc tuân thủ lưu trữ chứng từ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, hỗ trợ kiểm toán hiệu quả và tối ưu hóa chi phí vận hành. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.