Mọi người ơi cho mình hỏi, công ty mình có thuê một ngôi nhà của cá nhân làm văn phòng và trong hợp đồng thỏa thuận công ty sẽ nộp thay toàn bộ các loại thuế cho chủ nhà, vậy số tiền thuế nộp thay này có được tính là chi phí hợp lý của doanh nghiệp không và mình cần chuẩn bị những chứng từ gì để chứng minh đây là một phần của chi phí thuê nhà thực tế?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tính chất chi phí hợp lý của số tiền thuế nộp thay

Khi doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân và giao kết nghĩa vụ nộp thay thuế cho chủ sở hữu, số tiền thuế này được ghi nhận là chi phí hợp pháp nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về mặt bản chất hợp đồng.

• Cơ sở pháp lý điều chỉnh: Áp dụng theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13 và Luật số 71/2014/QH13), hướng dẫn chi tiết tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 25/2018/TT-BTC).
• Điều kiện khấu trừ thuế: Trường hợp hợp đồng thuê nhà giữa doanh nghiệp và cá nhân có thỏa thuận tiền ghi trên hợp đồng là tiền thuê chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và doanh nghiệp chịu trách nhiệm nộp thay thuế cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê nhà bao gồm cả khoản thuế nộp thay cho chủ nhà. Số thuế nộp thay này về bản chất là một cấu phần của tổng chi phí sử dụng mặt bằng phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị năm 2026.

Danh mục chứng từ bắt buộc để chứng minh chi phí thuế nộp thay

Để cơ quan thuế chấp thuận tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp bắt buộc phải tập hợp và lưu trữ bộ hồ sơ chứng từ chuẩn quy trình sau:

• Hợp đồng thuê nhà gốc: Văn bản giao kết giữa hai bên phải ghi rõ điều khoản doanh nghiệp chịu trách nhiệm khai trình và nộp thay toàn bộ nghĩa vụ thuế phát sinh cho chủ nhà.
• Chứng từ nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước: Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước hoặc Biên lai nộp thuế điện tử hiển thị rõ thông tin doanh nghiệp là người nộp thay, ghi rõ mã số thuế và họ tên của cá nhân chủ nhà.
• Chứng từ thanh toán dòng tiền: Ủy nhiệm chi hoặc sao kê chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp chứng minh việc giải ngân tiền thuê cho chủ nhà và tiền thuế cho Kho bạc Nhà nước.
• Hồ sơ khai thuế thay mẫu số 01/TTS: Tờ khai thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC do doanh nghiệp lập và nộp thay cho cá nhân.
• Bảng kê chứng từ kế toán: Sổ chi tiết tài khoản chi phí quản lý (TK 642) ghi nhận đồng bộ dòng tiền thuê và dòng tiền thuế nộp thay tuân thủ Luật Kế toán 2015.

Quy trình 4 bước kê khai và hạch toán thuế thuê nhà nộp thay năm 2026

Xem thêm: Dạ cho em hỏi, nếu cá nhân có nhiều tài khoản ngân hàng và thường xuyên chuyển tiền qua lại giữa các tài khoản của mình, khi cơ quan thuế rà soát dòng tiền thì có cần giải trình từng giao dịch không?

Trình tự xử lý nghiệp vụ kế toán đối với khoản chi phí thuế nộp thay cho chủ nhà được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Rà soát điều khoản hợp đồng và thu thập thông tin mã số thuế của chủ nhà Ngay sau khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng, bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ tính pháp lý của điều khoản giá thuê chưa bao gồm thuế và nghĩa vụ nộp thay. Kế toán yêu cầu chủ nhà cung cấp mã số thuế cá nhân, số Căn cước công dân và bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở để phục vụ cho việc khai trình. Trường hợp chủ nhà chưa có mã số thuế cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế thay cho cá nhân theo quy định để có căn cứ nộp hồ sơ khai thuế ở bước sau.

Bước 2: Lập và nộp tờ khai thuế cho thuê tài sản mẫu 01/TTS lên hệ thống eTax Doanh nghiệp tiến hành tính toán số thuế GTGT (5%) và thuế TNCN (5%) phải nộp thay dựa trên tổng doanh thu thuê nhà nếu doanh thu cả năm vượt quá 100 triệu đồng. Kế toán sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) để lập Tờ khai thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản (Mẫu số 01/TTS ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC), tại mục người nộp thuế tích chọn "Doanh nghiệp nộp thay". Doanh nghiệp thực hiện ký số điện tử và truyền tờ khai trực tuyến lên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế năm 2026.

Bước 3: Trích chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp vào Kho bạc Nhà nước Sau khi hệ thống thuế gửi thông báo chấp nhận tờ khai kèm mã định danh khoản phải nộp (ID khoản nộp), kế toán lập lệnh chuyển tiền điện tử từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Nội dung chuyển tiền phải ghi rõ: "Doanh nghiệp [Tên công ty] nộp thay thuế GTGT và thuế TNCN cho cá nhân [Tên chủ nhà], MST [Mã số thuế chủ nhà]". Thời hạn hoàn thành lệnh nộp tiền này muộn nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (nếu khai thuế theo năm) hoặc ngày thứ 30 của quý tiếp theo (nếu khai thuế theo quý).

Bước 4: Hạch toán tổng hợp chi phí vào sổ sách và lưu trữ hồ sơ quyết toán Khi nhận được Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước có xác nhận của ngân hàng thương mại, kế toán thực hiện hạch toán gộp cả tiền thuê nhà thực trả và tiền thuế nộp thay vào tài khoản chi phí hợp lý của doanh nghiệp (TK 642 hoặc TK 242 để phân bổ định kỳ). Bộ hồ sơ gồm hợp đồng, tờ khai mẫu 01/TTS, giấy nộp tiền ngân hàng và sao kê dòng tiền phải được đóng gói, lưu trữ bảo mật trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo quy định tại Điều 60 Luật Quản lý thuế 2019 để phục vụ công tác giải trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra hậu kiểm.

Xem thêm: Công ty tôi ký hợp đồng dịch vụ với một cá nhân làm việc tự do, thanh toán nhiều đợt trong năm và mỗi lần đều khấu trừ 10% thuế TNCN, đến cuối năm cá nhân này yêu cầu cấp chứng từ để hoàn thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ gì?

Việc chuẩn bị chứng từ này giúp tránh rủi ro bị loại chi phí khi kiểm tra thuế, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong kê khai.

Việc tuân thủ đúng quy định về chi phí được trừ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN mà còn tránh các khoản phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế truy thu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung). Đồng thời, nó góp phần xây dựng uy tín với cơ quan quản lý thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.