Mọi người ơi, có ai gặp trường hợp công ty cũ đã giải thể hoặc phá sản mà mình chưa kịp lấy chứng từ khấu trừ thuế để đi quyết toán không, trong tình huống này thì cơ quan thuế có hỗ trợ mình tra cứu dữ liệu trên hệ thống để tự làm thủ tục hoàn thuế được không hay bắt buộc phải có giấy tờ gốc của doanh nghiệp đó thì mới đủ điều kiện xét duyệt hồ sơ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện hỗ trợ tra cứu dữ liệu từ cơ quan thuế

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung) và Thông tư 111/2013/TT-BTC (quy định về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân), trong trường hợp tổ chức chi trả thu nhập đã giải thể hoặc phá sản, dẫn đến cá nhân không thể lấy được chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (mẫu 02/CK-TNCN), cơ quan thuế vẫn hỗ trợ tra cứu dữ liệu trên hệ thống quản lý thuế quốc gia. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế, miễn là cá nhân chứng minh được lý do chính đáng như doanh nghiệp đã chấm dứt hoạt động. Thông tư 80/2021/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 111/2013/TT-BTC) cũng quy định rõ cơ quan thuế phải cung cấp thông tin xác nhận số thuế đã khấu trừ nếu dữ liệu có sẵn trên hệ thống điện tử (như eTax hoặc iHTKK). Do đó, không bắt buộc phải có giấy tờ gốc từ doanh nghiệp để xét duyệt hồ sơ hoàn thuế, nhưng cá nhân cần cung cấp các tài liệu thay thế để cơ quan thuế xác minh.

Hồ sơ yêu cầu xác nhận dữ liệu khấu trừ thuế

Xem thêm: Việc thay đổi địa chỉ hộ khẩu thường trú từ tỉnh này sang tỉnh khác có ảnh hưởng gì đến việc nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân không, tôi nên nộp tại Chi cục thuế nơi tôi có hộ khẩu cũ hay nơi tôi đang tạm trú và làm việc thực tế để quy trình xét duyệt hoàn thuế diễn ra nhanh chóng nhất và tránh việc hồ sơ bị luân chuyển lòng vòng giữa các chi cục gây mất thời gian ạ?

Để yêu cầu cơ quan thuế hỗ trợ tra cứu và xác nhận dữ liệu, cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 80/2021/TT-BTC). Các tài liệu chính bao gồm:

• Đơn đề nghị xác nhận số thuế đã khấu trừ (theo mẫu 01/ĐN-XN ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC), ghi rõ thông tin cá nhân, thời gian làm việc tại doanh nghiệp cũ và lý do không có chứng từ gốc.
• Bản sao giấy tờ chứng minh thu nhập và khấu trừ (nếu có), như hợp đồng lao động, bảng lương hoặc sao kê tài khoản ngân hàng nhận lương từ doanh nghiệp.
• Giấy xác nhận giải thể hoặc phá sản của doanh nghiệp (lấy từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh), hoặc thông báo từ cơ quan thuế về tình trạng doanh nghiệp.
• Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân hoặc hộ chiếu của cá nhân.
• Các tài liệu khác chứng minh lý do chính đáng (ví dụ: biên bản họp cổ đông giải thể hoặc quyết định phá sản từ Tòa án nhân dân).

Hồ sơ này giúp cơ quan thuế đối chiếu với dữ liệu hệ thống để cấp giấy xác nhận, thay thế chứng từ gốc trong quyết toán thuế.

Quy trình yêu cầu hỗ trợ tra cứu và hoàn thuế

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ yêu cầu xác nhận

Cá nhân soạn hồ sơ theo danh sách trên và nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý nơi cư trú hoặc nơi doanh nghiệp cũ đăng ký (hoặc nộp điện tử qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế tại etax.thue.gdt.gov.vn). Thời hạn nộp là trước ngày 31/3 năm sau năm phát sinh thu nhập, theo Điều 44 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và cấp giấy biên nhận trong vòng 3 ngày làm việc.

Bước 2: Cơ quan thuế tra cứu và xác nhận dữ liệu

Xem thêm: Tôi là giáo viên đã về hưu nhưng có mở lớp dạy thêm tại nhà và có đăng ký hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, hàng quý tôi vẫn đóng tiền thuế đầy đủ theo mức ấn định của xã, vậy cuối năm tôi có cần phải làm tờ khai quyết toán thuế năm nữa không hay số tiền thuế khoán đó đã là nghĩa vụ cuối cùng của tôi trong năm rồi, và nếu doanh thu thực tế của tôi thấp hơn mức khoán thì tôi có được quyền yêu cầu cơ quan thuế xem xét lại để giảm mức thuế khoán cho năm sau không?

Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan thuế kiểm tra dữ liệu trên hệ thống quản lý thuế (dựa trên mã số thuế của doanh nghiệp và cá nhân). Nếu dữ liệu khớp, họ cấp Giấy xác nhận số thuế đã khấu trừ trong vòng 10 ngày làm việc, theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Nếu thiếu dữ liệu, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung hoặc hướng dẫn liên hệ cơ quan quản lý doanh nghiệp cũ; trường hợp từ chối, cá nhân có quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại 2011.

Bước 3: Sử dụng xác nhận để quyết toán và hoàn thuế

Với Giấy xác nhận, cá nhân nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (mẫu 02/QTT-TNCN) kèm hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú trước ngày 30/4 năm sau. Nếu đủ điều kiện hoàn thuế (thuế nộp thừa), cơ quan thuế sẽ xử lý hoàn trong vòng 40 ngày, chuyển khoản vào tài khoản cá nhân chỉ định. Lưu ý, nếu chậm nộp quyết toán, có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ quy trình này giúp cá nhân tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi hoàn thuế kịp thời và giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.