Xin chào các anh chị, các anh chị cho em hỏi. Gia đình chị em có công ty TNHH sửa chữa máy tính, bán phụ kiện laptop, điện thoại. Em đăng ký địa điểm kinh doanh tại cửa hàng thuộc công ty, bán hàng em chỉ bán lẻ, hầu như không xuất hóa đơn, khách cũng chỉ lấy hóa đơn viết tay. Vậy anh chị cho em hỏi, em nên thay đổi và làm gì trong thời điểm này? Em xin cảm ơn. Em ấm ớ mấy cái về thuế này lắm.

Công ty sửa chữa máy tính, bán lẻ không hóa đơn, thay đổi thế nào?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Hậu quả pháp lý của việc không xuất hóa đơn khi bán lẻ

Việc công ty sửa chữa máy tính thực hiện bán lẻ mà không xuất hóa đơn là hành vi vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ theo pháp luật Việt Nam. Cụ thể, theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ), mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh phải xuất hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ bán ra, trừ trường hợp pháp luật cho phép không xuất. Hành vi không xuất hóa đơn có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Ngoài ra, nếu phát hiện trốn thuế, công ty có thể bị truy thu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp, theo Luật Quản lý thuế 2019. Trong trường hợp nghiêm trọng, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017) nếu số tiền trốn thuế từ 100.000.000 đồng trở lên.

Quy trình thay đổi để tuân thủ xuất hóa đơn

Để khắc phục và thay đổi hoạt động kinh doanh, công ty cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện xuất hóa đơn đúng quy định. Quy trình này được hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, áp dụng cho doanh nghiệp như công ty sửa chữa máy tính. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Kiểm tra và đăng ký phương pháp kê khai thuế

Công ty cần xác định mình thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử (theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), thường là phương pháp khấu trừ nếu có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm. Nếu chưa đăng ký, nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quản lý qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn). Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đăng ký phương pháp tính thuế (Mẫu 01/ĐK-TCT theo Thông tư 105/2020/TT-BTC).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Thời gian xử lý là 3-5 ngày làm việc, giúp công ty chuyển từ phương pháp khoán sang khấu trừ nếu phù hợp, tránh rủi ro vi phạm.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi xác định phương pháp thuế, công ty đăng ký với cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử. Hồ sơ nộp qua etax.gdt.gov.vn, bao gồm:

• Thông báo sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TH-HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Hợp đồng hoặc biên bản nghiệm thu với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu ủy quyền).

Cơ quan thuế sẽ cấp mã số hóa đơn trong vòng 1 ngày làm việc. Công ty có thể chọn nhà cung cấp như VNPT, Viettel hoặc phần mềm tự phát triển, với chi phí ban đầu khoảng 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng tùy quy mô.

Bước 3: Triển khai và xuất hóa đơn trong hoạt động kinh doanh

Sau khi được cấp mã, công ty tích hợp phần mềm hóa đơn vào hệ thống bán lẻ và sửa chữa. Mỗi giao dịch bán lẻ (như bán linh kiện máy tính) phải xuất hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng ngay tại thời điểm hoàn thành dịch vụ, theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Nếu có sai sót trước đây, công ty cần tự giác kê khai bổ sung để giảm mức phạt, nộp tại Chi cục Thuế trong vòng 10 ngày kể từ khi phát hiện.

Bước 4: Theo dõi và báo cáo định kỳ

Công ty phải kê khai, nộp thuế GTGT hàng tháng hoặc quý qua etax.gdt.gov.vn, theo Điều 45 Luật Quản lý thuế 2019. Thực hiện kiểm tra nội bộ hàng quý để đảm bảo 100% giao dịch có hóa đơn, tránh tái phạm. Nếu cần hỗ trợ phần mềm, có thể thuê dịch vụ kế toán với chi phí từ 5.000.000 đồng/tháng.

Việc tuân thủ xuất hóa đơn không chỉ giúp tránh phạt hành chính và hình sự mà còn tăng uy tín kinh doanh, dễ dàng khấu trừ chi phí đầu vào, hỗ trợ mở rộng hoạt động. Đồng thời, hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.