Công ty thuê nhà cá nhân thì chứng từ cá nhân cần cung cấp gì vậy? Cho em tham khảo điều khoản chứng từ trong hợp đồng luôn!

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Chứng từ cần thiết khi công ty thuê nhà cá nhân

Khi doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân để sử dụng làm trụ sở hoặc văn phòng, cần chuẩn bị các chứng từ liên quan đến hợp đồng thuê và nghĩa vụ thuế để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân hiện hành, thu nhập từ cho thuê tài sản của cá nhân phải chịu thuế TNCN với mức thuế suất theo quy định. Các chứng từ chính bao gồm:

• Hợp đồng thuê nhà: Phải được lập thành văn bản, ký kết giữa doanh nghiệp và cá nhân cho thuê, nêu rõ thông tin các bên, mô tả tài sản, thời hạn thuê và giá thuê. Hợp đồng này là cơ sở để doanh nghiệp ghi nhận chi phí hợp lý khi kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Cá nhân cho thuê nhà có trách nhiệm kê khai và nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo Thông tư 40/2021/TT-BTC; trường hợp doanh nghiệp nộp thay thì phải có thỏa thuận/ủy quyền. Chứng từ này là biên lai khấu trừ do doanh nghiệp cấp cho cá nhân, kèm theo quyết toán thuế hàng quý hoặc năm.
• Biên lai nộp thuế TNCN: Nếu cá nhân tự nộp thuế trực tiếp tại cơ quan thuế, cần chứng từ xác nhận nộp thuế (mã số thuế của cá nhân và biên lai nộp). Doanh nghiệp nên yêu cầu cá nhân cung cấp để làm chứng từ chi phí khấu trừ thuế TNCN.
• Các chứng từ phụ trợ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu nhà ở của cá nhân (nếu cần xác minh quyền cho thuê), và biên bản bàn giao nhà để chứng minh việc sử dụng thực tế.

Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí thuê nhà khi quyết toán thuế, đồng thời cá nhân tránh phạt chậm nộp thuế từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp theo quy định tại Luật Quản lý thuế.

2. Điều khoản hợp đồng thuê nhà

Hợp đồng thuê nhà giữa doanh nghiệp và cá nhân phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của giao dịch dân sự, đảm bảo tự nguyện, bình đẳng và không vi phạm điều cấm của pháp luật. Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản là hình thức thỏa thuận cho thuê và thuê sử dụng tài sản trong thời hạn nhất định (Điều 472). Các điều khoản cần thiết phải được soạn thảo rõ ràng, tránh mơ hồ để giảm tranh chấp. Các điều khoản chính bao gồm:

• Thông tin các bên: Tên, địa chỉ, đại diện pháp lý của doanh nghiệp và thông tin cá nhân của bên cho thuê (bao gồm CMND/CCCD hoặc mã số thuế để khấu trừ thuế TNCN).
• Mô tả tài sản: Chi tiết vị trí nhà, diện tích, tình trạng hiện tại, và mục đích sử dụng (ví dụ: làm văn phòng). Phải ghi rõ nhà không tranh chấp và cá nhân có quyền cho thuê.
• Thời hạn thuê và giá thuê: Thời gian thuê (ví dụ: 12 tháng, có thể gia hạn), giá thuê hàng tháng (số tiền cụ thể, đơn vị VND), phương thức thanh toán (chuyển khoản hoặc tiền mặt), và điều chỉnh giá (nếu có, không vượt quá 10%/năm theo thỏa thuận).
• Quyền và nghĩa vụ các bên: Bên thuê có quyền sử dụng, sửa chữa nhỏ; bên cho thuê chịu trách nhiệm sửa chữa lớn và nộp thuế TNCN. Cả hai bên phải tuân thủ pháp luật về an toàn, vệ sinh và không sử dụng sai mục đích.
• Điều khoản chấm dứt và bồi thường: Lý do chấm dứt (hết hạn, vi phạm), thời gian thông báo trước (thường 30-60 ngày), và trách nhiệm bồi thường thiệt hại (ví dụ: phạt 1-2 tháng tiền thuê nếu chấm dứt sớm). Nếu tranh chấp, áp dụng hòa giải hoặc tòa án theo Bộ luật Dân sự.
• Các điều khoản khác: Bảo hiểm tài sản, cọc đặt cọc (nếu có, tối đa 3 tháng tiền thuê), và điều khoản về thuế.

Hợp đồng nên được công chứng nếu giá trị lớn hoặc thời hạn dài để tăng tính pháp lý, giúp bảo vệ quyền lợi cả hai bên và dễ dàng chứng minh trong trường hợp kiểm tra thuế hoặc tranh chấp.

Việc tuân thủ các quy định về chứng từ và hợp đồng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.