Dạ bên em đang có vấn đề chưa rõ quy trình. 1. Trường hợp mà công ty thuê nhà của cá nhân, bây giờ công ty muốn nộp thuế thay cá nhân đó thì cần làm những thủ tục, hợp đồng gì ạ? 2. Công ty em đang có nhân viên phát sinh thuế thu nhập cá nhân và công ty bên em muốn nộp cho nhân viên thì ngoài việc làm tờ khai 05/KK thì nhân viên bên em cần làm hồ sơ gì không ạ để bên em chuẩn bị ạ? Mong anh chị có kinh nghiệm hỗ trợ giúp em với ạ. Em là sinh viên mới ra trường ít kinh nghiệm nên rất mong có thể học hỏi từ anh chị trong nhóm ạ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Thủ tục nộp thuế thay cho cá nhân khi công ty thuê nhà

Khi công ty thuê nhà của cá nhân và muốn nộp thuế thay, cần tuân thủ các quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) 2007 (sửa đổi, bổ sung), Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) và các thông tư hướng dẫn như Thông tư 80/2021/TT-BTC, Thông tư 40/2021/TT-BTC. Cụ thể, nếu doanh thu cho thuê từ 100 triệu đồng/năm trở lên, cá nhân phải nộp thuế GTGT 5% và thuế TNCN 5% trên doanh thu (tổng 10%). Nếu dưới mức này, không phải nộp hai loại thuế trên nhưng vẫn có thể phải nộp lệ phí môn bài nếu áp dụng.

Quy trình cơ bản như sau: Đầu tiên, hai bên ký hợp đồng thuê nhà, trong đó ghi rõ bên thuê (công ty) sẽ nộp thuế thay cho bên cho thuê (cá nhân). Hợp đồng cần nêu rõ giá thuê, thời hạn, trách nhiệm nộp thuế, và các điều khoản khác theo Bộ luật Dân sự 2015. Cá nhân cho thuê phải cấp giấy ủy quyền cho công ty để thực hiện việc kê khai và nộp thuế thay.

Tiếp theo, công ty thực hiện kê khai thuế thay theo từng lần phát sinh thanh toán (chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh) hoặc hàng quý, sử dụng tờ khai mẫu 01/TTS (cho thuế GTGT và TNCN từ cho thuê tài sản) trên hệ thống iHTKK hoặc eTax của Tổng cục Thuế. Nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, công ty chỉ cần kê khai lệ phí môn bài (nếu cá nhân chưa nộp) theo mức 2-3 triệu đồng/năm tùy quy mô. Sau khi kê khai, công ty nộp thuế vào ngân sách nhà nước qua tài khoản ngân hàng hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý công ty.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị cho trường hợp thuê nhà

Để thực hiện nộp thuế thay, công ty cần chuẩn bị các hồ sơ sau theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan:

• Hợp đồng thuê nhà photo công chứng hoặc chứng thực (bản gốc lưu giữ).
• Giấy ủy quyền từ cá nhân cho thuê (mẫu tự do hoặc theo mẫu gợi ý của cơ quan thuế, nêu rõ ủy quyền kê khai, nộp thuế GTGT, TNCN và lệ phí môn bài).
• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của cá nhân cho thuê.
• Tờ khai thuế GTGT, TNCN từ cho thuê tài sản (mẫu 01/TTS) và phụ lục chi tiết cá nhân cho thuê (nếu áp dụng).
• Tờ khai lệ phí môn bài (mẫu 01/MBAI) nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm nhưng vẫn phải nộp môn bài.
• Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (hóa đơn, biên lai chuyển khoản).
• Bảng kê chi tiết doanh thu cho thuê để tính thuế.

3. Thủ tục nộp thuế TNCN thay cho nhân viên

Đối với nhân viên phát sinh thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, công ty có nghĩa vụ khấu trừ tại nguồn và nộp thay theo Luật Thuế TNCN. Ngoài tờ khai 05/KK-TNCN (tờ khai khấu trừ thuế TNCN hàng tháng/quý), công ty không cần thủ tục phức tạp thêm nếu chỉ khấu trừ thông thường. Quy trình như sau: Hàng tháng/quý, công ty tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến (5-35%), khấu trừ từ lương nhân viên, rồi kê khai qua mẫu 05/KK-TNCN trên iHTKK hoặc eTax, nộp thuế chậm nhất ngày 20 của tháng sau (hàng tháng) hoặc ngày cuối tháng đầu quý sau (hàng quý).

Nếu công ty muốn quyết toán thuế TNCN thay cho nhân viên (thường vào cuối năm), cần kiểm tra điều kiện: Nhân viên chỉ có thu nhập từ một nơi, số thuế phải nộp thêm hoặc hoàn không quá 50 triệu đồng, và đang làm việc tại công ty đến thời điểm quyết toán. Quyết toán sử dụng mẫu 05/QTT-TNCN, nộp trước ngày 31/3 năm sau. Công ty cũng phải nộp danh sách chi tiết số tiền thuế đã nộp thay (mẫu phụ lục) ngay sau khi hoàn thành nộp thuế.

4. Hồ sơ cần từ nhân viên cho việc nộp thuế TNCN

Nhân viên không cần chuẩn bị nhiều hồ sơ nếu công ty chỉ khấu trừ tại nguồn, vì công ty sẽ xử lý dựa trên hợp đồng lao động và bảng lương. Tuy nhiên, nếu ủy quyền cho công ty quyết toán thay, nhân viên cần cung cấp:

• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (mẫu 08/UQ-QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC), điền đầy đủ thông tin cá nhân, mã số thuế, và ký xác nhận.
• Bản sao CMND/CCCD để xác minh.
• Các chứng từ liên quan nếu có giảm trừ (như giấy chứng nhận người phụ thuộc, hóa đơn từ thiện nếu áp dụng).
• Nếu nhân viên đã nghỉ việc hoặc có thu nhập khác, họ không thể ủy quyền và phải tự quyết toán.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!.