Anh chị cho em hỏi với ạ, cá nhân cho công ty thuê xe, cước đường bộ xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho cá nhân, vậy công ty có đưa vào chi phí doanh nghiệp được không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí thuê xe cá nhân được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (sửa đổi, bổ sung Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ, dựa trên Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03/6/2008 và các văn bản sửa đổi), chi phí thuê xe cá nhân để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được coi là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng và hóa đơn. Cụ thể, hóa đơn phải ghi rõ nội dung thuê xe, số tiền, và được xuất bởi cá nhân hoặc tổ chức cho thuê xe có đăng ký kinh doanh hợp pháp.
• Chi phí không vượt quá mức quy định (nếu có), và phải được kê khai, nộp thuế đầy đủ theo quy định.

Nếu thuê xe từ cá nhân không phải là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, cần có hợp đồng thuê xe bằng văn bản và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) để đảm bảo tính hợp pháp.

Cước đường bộ trong chi phí thuê xe cá nhân

Cước đường bộ (phí sử dụng đường bộ) là khoản phí bắt buộc theo Nghị định số 100/2019/NĐ-CP ngày 30/12/2019 của Chính phủ (sửa đổi, bổ sung các quy định về phí sử dụng đường bộ), thường được tính riêng hoặc cộng vào hóa đơn thuê xe. Khoản này có thể được đưa vào chi phí được trừ nếu:

• Nó được ghi nhận rõ ràng trên hóa đơn GTGT hoặc chứng từ hợp pháp từ đơn vị thu phí đường bộ (như Tổng cục Đường bộ Việt Nam hoặc các trạm thu phí ủy quyền).
• Phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, chẳng hạn như vận chuyển hàng hóa, nhân viên hoặc thiết bị của doanh nghiệp.
• Không vượt quá mức phí quy định tại Biểu phí sử dụng đường bộ ban hành kèm Nghị định số 100/2019/NĐ-CP (ví dụ: đối với xe dưới 12 chỗ, mức phí từ 130.000 đồng/tháng đến 1.430.000 đồng/tháng tùy loại đường).

Nếu cước đường bộ được thanh toán riêng lẻ, doanh nghiệp cần lưu trữ biên lai thu phí để làm cơ sở chứng minh khi quyết toán thuế. Trường hợp không có chứng từ hợp pháp, khoản chi này sẽ không được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế thiếu theo Điều 142 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

Hồ sơ chứng minh chi phí thuê xe và cước đường bộ

Để đảm bảo chi phí được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau:

• Hợp đồng thuê xe cá nhân bằng văn bản, nêu rõ thời gian, mục đích sử dụng và trách nhiệm các bên.
• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp từ bên cho thuê, bao gồm chi tiết cước đường bộ nếu có.
• Chứng từ thanh toán (biên lai chuyển khoản, sao kê ngân hàng) chứng minh giao dịch không dùng tiền mặt.
• Biên lai thu phí đường bộ nếu thanh toán riêng (do cơ quan nhà nước cấp).
• Các tài liệu chứng minh mục đích sử dụng cho sản xuất, kinh doanh như lịch trình di chuyển, biên bản bàn giao xe hoặc báo cáo nội bộ.

Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm theo quy định tại Điều 35 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 để phục vụ kiểm tra sau này.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh rủi ro bị truy thu và phạt hành chính, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.