Các bác cho em hỏi, công ty em chi tiền tiếp khách, nhưng hóa đơn nhà hàng ghi tên cá nhân. Có cách nào để cơ quan thuế chấp nhận không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về chi phí tiếp khách được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành, chi phí tiếp khách của doanh nghiệp được xem là khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện sau:

(i) chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; (ii) có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; (iii) tổng chi phí tiếp khách không vượt quá mức khống chế là 1% tổng số doanh thu trong kỳ tính thuế. Hóa đơn cá nhân (từ hộ kinh doanh cá thể hoặc cá nhân kinh doanh) có thể được chấp nhận nếu hóa đơn đó tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2014/TT-BTC, đồng thời chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ của giao dịch.

Điều kiện để hóa đơn cá nhân hợp lệ cho chi phí tiếp khách

Để hóa đơn cá nhân được cơ quan thuế công nhận là chứng từ hợp lệ cho khoản chi tiếp khách, doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Hóa đơn phải ghi rõ nội dung tiếp khách (ví dụ: "tiếp khách đối tác kinh doanh"), ngày tháng, địa điểm, và thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có).
• Hóa đơn phải là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp do cá nhân kinh doanh phát hành, không phải hóa đơn tự chế hoặc không có cơ sở pháp lý.
• Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, ngay cả khi hóa đơn từ cá nhân.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ thêm biên bản tiếp khách hoặc tài liệu chứng minh mục đích kinh doanh (như danh sách khách mời, nội dung cuộc gặp) để tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế. Nếu hóa đơn không đáp ứng, khoản chi có thể bị loại khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế kê khai sai theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Hồ sơ chứng minh và lưu trữ

Để hỗ trợ kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên chuẩn bị và lưu trữ hồ sơ liên quan đến hóa đơn cá nhân cho chi phí tiếp khách như sau:

• Bản gốc hóa đơn cá nhân (hoặc bản sao điện tử nếu áp dụng hóa đơn điện tử).
• Chứng từ thanh toán (biên lai chuyển khoản hoặc ủy nhiệm chi).
• Biên bản tiếp khách chi tiết, bao gồm mục đích, danh sách tham gia và chữ ký xác nhận.
• Các tài liệu liên quan khác như hợp đồng kinh doanh hoặc email trao đổi với đối tác để chứng minh tính chất kinh doanh của hoạt động tiếp khách.

Hồ sơ này phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính nội bộ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.