Chuyện là công ty tôi có chi trả tiền học phí cho con của người lao động nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam, khoản học phí này trả trực tiếp cho trường quốc tế tại Hà Nội, vậy khoản chi này có được tính là chi phí hợp lý của doanh nghiệp và người lao động có phải tính khoản tiền này vào thu nhập chịu thuế TNCN của họ không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Chính sách thuế TNDN đối với khoản chi trả học phí cho con người lao động nước ngoài

Khoản chi học phí cho con của người lao động nước ngoài học tập tại Việt Nam do doanh nghiệp chi trả được xem xét tính vào chi phí được trừ nếu bản chất khoản chi này mang tính chất tiền lương, tiền công và được quy định cụ thể.

• Cơ sở pháp lý điều chỉnh: Nội dung này tuân thủ theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (đã sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13) và hướng dẫn chi tiết tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Điều kiện tính vào chi phí hợp lý được trừ: Khoản chi học phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty hoặc Tổng công ty.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp của ngôi trường quốc tế xuất cho doanh nghiệp (hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ủy nhiệm chi chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản của trường) đối với các khoản tiền học phí có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Chính sách thuế TNCN đối với người lao động nước ngoài

Khoản học phí do doanh nghiệp trả thay cho con của người lao động nước ngoài học tập tại Việt Nam được xác định là một khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền mà người lao động được hưởng từ người sử dụng lao động.

• Cơ sở pháp lý bóc tách nghĩa vụ: Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản phúc lợi, lợi ích trả thay được điều chỉnh bởi Điều 2 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (đã sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 26/2012/QH13) và hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC cùng các văn bản sửa đổi như Thông tư 92/2015/TT-BTC.

Đính chính nghiêm trọng về nhận định pháp lý: Đoạn văn cũ của nội dung trước bị lỗi tư duy pháp lý nghiêm trọng khi nhận định "Thông tư 111/2013/TT-BTC chỉ hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN". Công Ty Luật ACC xin đính chính trực tiếp: Thông tư 111/2013/TT-BTC là thông tư gốc, quan trọng nhất của Bộ Tài chính dùng để hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNCN, hoàn toàn không liên quan đến thuế TNDN.

Tuy nhiên, về mặt nội dung tính thuế TNCN đối với học phí, nội dung cũ đưa ra kết luận "khoản học phí này luôn phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN" là hoàn toàn sai bản chất pháp luật. Căn cứ quy định hiện hành tại tiết g.7 điểm g khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khoản tiền học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông do người sử dụng lao động trả hộ thuộc diện ĐƯỢC MIỄN TÍNH vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động (chỉ tính vào thu nhập chịu thuế nếu học từ bậc đại học trở lên hoặc học ở nước ngoài). Doanh nghiệp cần nắm rõ điểm này để tránh khấu trừ sai, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của chuyên gia nước ngoài năm 2026.

Thành phần hồ sơ đồng bộ để áp dụng chính sách miễn thuế TNCN và khấu trừ thuế TNDN

Để cơ quan thuế chấp thuận cho doanh nghiệp đưa khoản học phí trường quốc tế vào chi phí được trừ (thuế TNDN) và đồng thời không đánh thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ bộ hồ sơ bao gồm (mỗi mục một dòng):

• Hợp đồng lao động ký với người lao động nước ngoài (thể hiện rõ điều khoản công ty chịu trách nhiệm chi trả học phí từ bậc mầm non đến THPT cho con của họ tại Việt Nam).
• Giấy khai sinh hoặc hộ chiếu của con người lao động nước ngoài để chứng minh quan hệ nhân thân trực hệ.
• Quyết định tiếp nhận học sinh hoặc Thẻ học sinh của con người lao động do trường quốc tế tại Việt Nam cấp.
• Hóa đơn điện tử hợp pháp mang tên, mã số thuế và địa chỉ của doanh nghiệp do trường quốc tế xuất (ghi rõ nội dung thu tiền học phí của học sinh là con người lao động).
• Chứng từ chuyển khoản ngân hàng (ủy nhiệm chi) của doanh nghiệp thanh toán trực tiếp cho trường quốc tế.

Quy trình 3 bước hạch toán và kê khai quyết toán thuế học phí năm 2026

Doanh nghiệp thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ học phí trường quốc tế và hạch toán kế toán theo trình tự các bước hướng dẫn cụ thể dưới đây:

Bước 1: Rà soát hợp đồng lao động và kiểm tra hồ sơ pháp lý của trường quốc tế Trước khi tiến hành thanh toán tiền học phí cho mỗi kỳ học, bộ phận nhân sự và kế toán phối hợp kiểm tra kỹ các điều khoản trong hợp đồng lao động của chuyên gia nước ngoài. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn doanh nghiệp phải bảo đảm điều khoản chi trả học phí được ghi nhận rõ ràng là một phần nghĩa vụ của người sử dụng lao động và bậc học của con họ phải nằm trong khung từ mầm non đến hết trung học phổ thông (khối lớp 12). Doanh nghiệp thu thập bản sao hộ chiếu của con người lao động và văn bản xác nhận nhập học của trường quốc tế đặt tại Việt Nam để kẹp vào hồ sơ nhân sự gốc. Việc chuẩn bị chặt chẽ hồ sơ nhân thân ở bước này là cơ sở pháp lý tối cao để doanh nghiệp tự tin loại trừ khoản tiền này ra khỏi bảng tính thuế TNCN phát sinh hàng tháng của cá nhân đó.

Bước 2: Thực hiện chuyển khoản tiền học phí và thu thập hóa đơn điện tử mang tên công ty Doanh nghiệp thực hiện thanh toán tiền học phí cho trường quốc tế thông qua tài khoản ngân hàng của công ty, tuyệt đối không để người lao động tự chi trả bằng tiền mặt rồi mang hóa đơn về thanh toán lại. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này lưu ý kế toán phải yêu cầu bộ phận kế toán của trường quốc tế xuất hóa đơn điện tử theo đúng thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp; phần nội dung hóa đơn phải ghi rõ tên học sinh và tên người lao động là bố/mẹ. Hóa đơn điện tử sau khi nhận được phải được truyền dữ liệu và kiểm tra tính hợp lệ trên hệ thống hóa đơn của Tổng cục Thuế nhằm bảo đảm đúng quy chuẩn của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc thanh toán trực tiếp từ nguồn tiền doanh nghiệp sang nhà trường là điều kiện bắt buộc để khoản chi này cấu thành chi phí phúc lợi hợp lý của pháp nhân.

Bước 3: Hạch toán sổ sách kế toán và lập tờ khai quyết toán thuế cuối năm Bộ phận kế toán tập hợp hồ sơ gồm hợp đồng, hóa đơn và ủy nhiệm chi của Bước 1 và Bước 2 để tiến hành ghi nhận vào hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp năm 2026. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn kế toán hạch toán khoản chi phí học phí trả thay vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí sản xuất (Tài khoản 642, 627) để tính giảm trừ khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu số 03/TNDN). Đồng thời, khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNCN hàng năm (Mẫu số 05/QTT-TNCN), kế toán loại bỏ hoàn toàn giá trị khoản học phí này ra khỏi tổng thu nhập chịu thuế của người lao động nước ngoài tại các bảng kê chi tiết. Quy trình hạch toán song song này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành, bảo vệ lợi ích giữ chân nhân tài quốc tế và hoàn thành kỳ quyết toán thuế an toàn.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế TNDN, tránh rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế, đồng thời đảm bảo người lao động nước ngoài được hỗ trợ hợp pháp mà không phát sinh tranh chấp. Đồng thời, giúp duy trì uy tín và hiệu quả quản lý nhân sự quốc tế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.