Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế chuẩn

Đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế là thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh theo quy định hiện hành nhằm đảm bảo minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế. Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót và tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp cần nắm rõ các bước chuẩn để tránh rủi ro bị xử phạt. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Nội dung bài viết

1. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế chuẩn

Theo khoản 3 Điều 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và một số đối tượng có liên quan phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Người nộp thuế sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử tại Phụ lục III kèm theo Thông tư này.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin đăng ký

Doanh nghiệp chuẩn bị các thông tin gồm tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, thông tin người liên hệ, địa chỉ, thư điện tử và các nội dung liên quan đến phương thức sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng thư số để thực hiện giao dịch điện tử.

Bước 2: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp lập Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, lựa chọn nội dung đăng ký phù hợp và kê khai loại hóa đơn điện tử dự kiến sử dụng. Mẫu này được sử dụng cho cả trường hợp đăng ký mới và thay đổi thông tin đã đăng ký.

Bước 3: Gửi tờ khai đăng ký

Doanh nghiệp gửi tờ khai qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo phương thức phù hợp. Trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp đăng ký trực tiếp thì thực hiện theo hướng dẫn trên hệ thống.

Bước 4: Nhận thông báo và sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi tiếp nhận đăng ký, hệ thống thực hiện đối chiếu thông tin. Trường hợp thông tin phù hợp, người nộp thuế thực hiện xác nhận theo yêu cầu và nhận thông báo về việc chấp nhận đăng ký. Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo nội dung đã đăng ký.

2. Lợi ích khi thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Việc đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện việc lập và quản lý hóa đơn trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hóa đơn điện tử giúp giảm nhu cầu in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy. Dữ liệu hóa đơn cũng thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu và phục vụ công tác kế toán, kê khai thuế.

Bên cạnh đó, việc đăng ký thông tin đầy đủ và chính xác giúp doanh nghiệp hạn chế các lỗi liên quan đến phương thức sử dụng hóa đơn, loại hóa đơn và thông tin chứng thư số trong quá trình lập, ký và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế.

3. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác các thông tin trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, đặc biệt là mã số thuế, tên người nộp thuế, cơ quan thuế quản lý, thông tin liên hệ và nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Khi có thay đổi thông tin đã đăng ký, doanh nghiệp thực hiện thay đổi thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra chứng thư số, phần mềm hóa đơn điện tử và thông tin kết nối trước khi lập hóa đơn. Trường hợp hệ thống yêu cầu xác nhận hoặc bổ sung thông tin, cần thực hiện đúng thời hạn để hoàn tất thủ tục đăng ký.

4. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế không?

Doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi sử dụng theo khoản 3 Điều 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hồ sơ đăng ký được thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi theo phương thức quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử mất bao lâu?

Sau khi tiếp nhận đăng ký, Hệ thống thông tin quản lý thuế thực hiện đối chiếu thông tin trong 01 ngày làm việc. Trường hợp thông tin khớp đúng và người nộp thuế đáp ứng điều kiện, cơ quan thuế ban hành thông báo chấp nhận đăng ký theo trình tự quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trường hợp cần giải trình, bổ sung thông tin hoặc thuộc diện kiểm tra, thời gian xử lý sẽ thực hiện theo trình tự tương ứng.

Có thể thay đổi thông tin đã đăng ký hóa đơn điện tử không?

Có. Khi thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay đổi bằng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo khoản 4 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế đúng chuẩn giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch và hiệu quả. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.