Đăng ký mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài

Đăng ký mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài là thủ tục bắt buộc giúp doanh nghiệp quản lý và thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho lao động nước ngoài. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết điều kiện, hồ sơ và quy trình thực hiện mới nhất giúp doanh nghiệp hoàn thành nhanh chóng.

1. Điều kiện đăng ký mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài

Doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài cần thực hiện đăng ký mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài ngay khi ký hợp đồng lao động.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam từ đủ 12 tháng trở lên phải tham gia BHXH bắt buộc. Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định rõ doanh nghiệp phải đăng ký mã đơn vị để quản lý hồ sơ và đóng BHXH cho nhóm đối tượng này.

Việc đăng ký giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

2. Đăng ký mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài

Đăng ký mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài được thực hiện tại cơ quan BHXH tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm tờ khai đăng ký, giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động, hợp đồng lao động và giấy tờ tùy thân của người nước ngoài.

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị trong thời hạn 05 ngày làm việc theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026. Doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng hồ sơ để bổ sung kịp thời nếu có yêu cầu.

Xem thêm: Tỷ lệ đóng BHXH của cán bộ không chuyên trách hiện nay

3. Hồ sơ và quy trình thực hiện

Hồ sơ đăng ký mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài bao gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai đăng ký tham gia BHXH (mẫu do BHXH ban hành).
• Bản sao giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép.
• Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thuê lao động.
• Giấy tờ tùy thân của người lao động nước ngoài.

Quy trình thực hiện được chia thành các bước rõ ràng:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Doanh nghiệp kiểm tra và thu thập đầy đủ giấy tờ theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP để tránh sai sót khi nộp.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công của BHXH, kèm theo văn bản đề nghị cấp mã đơn vị.

Bước 3: Nhận kết quả và thực hiện đóng BHXH

Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp tiến hành đóng BHXH hàng tháng cho người lao động nước ngoài theo đúng tỷ lệ quy định tại Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026.

Xem thêm: Tỷ lệ trích BHXH theo quy định

Đối với hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp thực hiện qua Cổng dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN:

• Bước 1: Truy cập cổng dịch vụ công, đăng nhập bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
• Bước 2: Chọn thủ tục đăng ký, kê khai thông tin người lao động nước ngoài và đính kèm các file hồ sơ dạng điện tử (Giấy phép lao động, Hợp đồng lao động).
• Bước 3: Ký số và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH quản lý, sau đó theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống để nhận kết quả điện tử hoặc bổ sung khi có yêu cầu từ cán bộ xử lý.

4. Lưu ý khi thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin thay đổi về người lao động nước ngoài kịp thời để điều chỉnh mã đơn vị.

Việc chậm trễ có thể dẫn đến phạt vi phạm hành chính theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Ngoài ra, nên lưu trữ hồ sơ điện tử để thuận tiện cho việc kiểm tra sau này.

5. Câu hỏi thường gặp

Người nước ngoài làm việc dưới 12 tháng có cần đăng ký mã đơn vị BHXH không?

Trả lời: Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động nước ngoài làm việc dưới 12 tháng không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, do đó doanh nghiệp không cần thực hiện đăng ký mã đơn vị bhxh cho người nước ngoài trong trường hợp này.

Thời hạn cấp mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài là bao lâu?

Trả lời: Cơ quan BHXH cấp mã đơn vị trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP và Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026.

Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đơn vị khác thực hiện thủ tục không?

Trả lời: Doanh nghiệp được phép ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện đăng ký mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài thông qua giấy ủy quyền hợp lệ, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ.

Thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài trên cổng dịch vụ công thực hiện thế nào?

Doanh nghiệp truy cập Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc qua phần mềm I-VAN, chọn mục kê khai hồ sơ đơn vị, điền đầy đủ thông tin của người lao động nước ngoài theo biểu mẫu, đính kèm bản scan giấy phép lao động, hợp đồng lao động, sau đó ký số và gửi hồ sơ về cơ quan BHXH quản lý để nhận kết quả.

Đăng ký mã đơn vị BHXH cho người nước ngoài mang lại lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và người lao động khi tuân thủ đúng pháp luật. Doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh sai sót trong quá trình thực hiện. Việc lựa chọn đơn vị tư vấn uy tín sẽ giúp thủ tục diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn. Liên hệ Công ty Luật ACC để được hỗ trợ chi tiết và hiệu quả nhất.