Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định pháp lý về sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (có hiệu lực từ ngày 01/7/2022), doanh nghiệp khi triển khai hóa đơn điện tử bắt buộc phải đăng ký sử dụng với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi xuất hóa đơn. Cụ thể, Điều 11 Nghị định này quy định doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký để được cấp mã hóa đơn điện tử hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế, trừ các trường hợp đặc biệt được miễn đăng ký (như tại các khoản 1 đến 9 Điều 11, ví dụ: hộ kinh doanh cá thể có doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ). Thông tư 80/2021//TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhấn mạnh rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử mà không đăng ký hoặc không được cấp mã sẽ bị coi là vi phạm quy trình, dẫn đến rủi ro xử phạt hành chính.
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Để đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp mới mở cần thực hiện đăng ký theo các bước sau đây, dựa trên Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 80/2021/TT-BTC. Quy trình này thường mất từ 1-3 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp soạn thảo tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐK-HĐĐT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC. Hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai đăng ký (ký số bởi người đại diện pháp luật).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao điện tử).
- Quyết định thành lập doanh nghiệp (nếu áp dụng).
- Các tài liệu liên quan đến phần mềm hóa đơn điện tử (nếu sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
Hồ sơ được nộp dưới dạng điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn).
Bước 2: Nộp hồ sơ và chờ xác nhận
Truy cập Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế, đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử (iHTKK hoặc eTax), sau đó nộp hồ sơ đăng ký. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và cấp mã xác nhận đăng ký trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu sử dụng hóa đơn có mã, doanh nghiệp cần chờ cấp mã số hóa đơn cụ thể qua hệ thống.
Bước 3: Triển khai và xuất hóa đơn sau khi được cấp mã
Sau khi nhận mã xác nhận, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn. Phần mềm phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật theo Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và mọi hóa đơn phải được ký số, truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo thời hạn quy định (trước 20 giờ ngày hôm sau nếu xuất trong ngày).
Rủi ro nếu xuất hóa đơn mà chưa đăng ký
Việc sử dụng phần mềm để xuất hóa đơn điện tử ngay mà chưa đăng ký hoặc chưa được cấp mã sẽ bị cơ quan thuế coi là vi phạm quy trình tại Điều 61 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn). Mức phạt cụ thể:
- Phạt cảnh cáo nếu vi phạm lần đầu và tự khắc phục.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không đúng quy định.
Ngoài ra, hóa đơn xuất sai quy trình có thể bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào, dẫn đến thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp mới nên tạm dừng xuất hóa đơn cho đến khi hoàn tất đăng ký để tránh rủi ro.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy trình đăng ký hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ và hỗ trợ quản lý thuế hiệu quả hơn. Đồng thời, nó góp phần số hóa hoạt động kinh doanh, giảm chi phí in ấn và lưu trữ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận