Anh chị cho em hỏi với ạ. Công ty em có một tài khoản thuế điện tử mã số thuế nhà thầu nước ngoài riêng, hiện tại đang không đăng nhập được vào (do gia hạn chữ ký số mới hoàn toàn + kế toán cũ không nhớ mật khẩu). Em có gọi lên cán bộ thuế thì họ bảo phải làm định danh cho mã số thuế đó thì mới đăng nhập được, chứ họ không cấp mật khẩu đăng nhập mới cho nữa. Vậy có ai đã làm thành công chưa ạ? Vì khi em làm định danh cho công ty, bắt buộc phải điền ngày tháng thành lập.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Khái niệm MST đối với nhà thầu nước ngoài

Mã số thuế (MST) là mã định danh duy nhất do cơ quan thuế Việt Nam cấp cho nhà thầu nước ngoài (bao gồm nhà thầu chính và nhà thầu phụ nước ngoài) khi thực hiện hoạt động kinh doanh, cung cấp hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam.

Theo quy định tại Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019, nhà thầu nước ngoài phải đăng ký MST trước khi ký kết hoặc thực hiện hợp đồng để kê khai, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, giá trị gia tăng theo phương pháp khoán hoặc kê khai. Việc không đăng ký MST có thể dẫn đến phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

2. Quy trình đăng ký MST cho nhà thầu nước ngoài

Nhà thầu nước ngoài đăng ký MST trực tiếp tại Cục Thuế tỉnh/thành phố nơi có địa điểm kinh doanh hoặc qua Tổng cục Thuế nếu hoạt động trên nhiều địa bàn. Quy trình được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính. Dưới đây là các bước thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Nhà thầu nước ngoài cần thu thập các tài liệu chứng minh tư cách pháp lý và hoạt động tại Việt Nam. Hồ sơ bao gồm:

• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của nước ngoài (công chứng lãnh sự nếu cần).
• Bản sao hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ/hàng hóa tại Việt Nam.
• Giấy ủy quyền cho đại diện tại Việt Nam (nếu có).
• Các tài liệu khác như báo cáo tài chính gần nhất nếu cơ quan thuế yêu cầu bổ sung.

Hồ sơ có thể nộp bản giấy hoặc bản điện tử qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký MST

Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế nơi nhà thầu có địa điểm hoạt động chính, hoặc gửi qua đường bưu điện/điện tử đến Tổng cục Thuế (nếu hoạt động đa địa bàn). Thời hạn nộp là trước ngày thực hiện hợp đồng ít nhất 10 ngày. Cơ quan thuế sẽ cấp giấy xác nhận MST tạm thời trong vòng 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ, theo Thông tư 86/2024/TT-BTC. Nếu hồ sơ thiếu, cơ quan thuế sẽ thông báo bổ sung trong 2 ngày.

Bước 3: Nhận MST chính thức và kích hoạt

Sau khi kiểm tra, cơ quan thuế cấp MST chính thức qua giấy xác nhận hoặc thông báo điện tử. MST sẽ có định dạng 10 chữ số, bắt đầu bằng mã quốc gia nếu áp dụng. Nhà thầu cần kích hoạt MST bằng cách kê khai thông tin ban đầu qua hệ thống iHTKK hoặc eTax để sử dụng cho các nghĩa vụ thuế sau này.

3. Hướng dẫn đăng nhập MST và thực hiện định danh

Sau khi có MST, nhà thầu nước ngoài đăng nhập vào hệ thống quản lý thuế điện tử (eTax hoặc iHTKK) để thực hiện định danh, tức là xác thực danh tính điện tử nhằm bảo mật và thực hiện các thủ tục trực tuyến.  Định danh giúp nhà thầu truy cập an toàn, kê khai thuế mà không cần đến cơ quan thuế trực tiếp.

Bước 1: Đăng ký tài khoản trên cổng eTax

Truy cập website etax.gdt.gov.vn, chọn chức năng "Đăng ký tài khoản" dành cho tổ chức nước ngoài. Nhập MST đã cấp, thông tin doanh nghiệp (tên, địa chỉ nước ngoài) và email hợp lệ. Hệ thống sẽ gửi mã xác thực OTP qua email để xác nhận tài khoản ban đầu.

Bước 2: Thực hiện định danh điện tử

Sử dụng chữ ký số (token USB) do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) tại Việt Nam cấp, như VNPT-CA hoặc BKAV-CA, để định danh. Nếu chưa có, nhà thầu ủy quyền cho đại diện tại Việt Nam đăng ký chữ ký số với chi phí khoảng 1.200.000 đồng đến 2.500.000 đồng/năm. Sau đó, đăng nhập eTax bằng MST và mật khẩu, chọn "Định danh" để liên kết với tài khoản định danh quốc gia (VNeID nếu áp dụng) hoặc chữ ký số, xác nhận trong vòng 1-2 ngày làm việc.

Bước 3: Đăng nhập và sử dụng hệ thống

Sử dụng MST làm tên đăng nhập, kết hợp mật khẩu hoặc chữ ký số để truy cập. Hệ thống hỗ trợ tiếng Anh cơ bản; nhà thầu có thể kê khai thuế hàng quý hoặc theo hợp đồng. Nếu gặp lỗi định danh, liên hệ hỗ trợ kỹ thuật của Tổng cục Thuế qua hotline. Việc định danh thành công giúp tránh rủi ro lộ thông tin và đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ báo cáo thuế theo Luật Quản lý thuế 2019.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC ngay hôm nay.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.