Dạ, anh chị cho em hỏi, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động từ những năm trước chưa xuất thì sau ngày 1 tháng 7 năm 2025 mình ghi địa chỉ của người lao động theo địa chỉ trước sát nhập hay sau sát nhập ạ? Em cảm ơn nhiều.

Địa chỉ chứng từ khấu trừ TNCN trước hay sau sát nhập?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định chung về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Chứng từ khấu trừ TNCN là tài liệu bắt buộc mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải cấp cho người nhận thu nhập khi khấu trừ thuế theo quy định tại Điều 25 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014 và 2020). Chứng từ này phải ghi đầy đủ thông tin về bên khấu trừ, bao gồm tên, mã số thuế và địa chỉ đăng ký kinh doanh tại thời điểm phát hành, theo hướng dẫn tại Thông tư 92/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 111/2013/TT-BTC). Mục đích là đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu với cơ quan thuế.

Áp dụng địa chỉ trên chứng từ trong trường hợp sáp nhập doanh nghiệp

Trong trường hợp sáp nhập doanh nghiệp, địa chỉ ghi trên chứng từ khấu trừ TNCN phụ thuộc vào thời điểm phát hành chứng từ so với thời điểm sáp nhập, theo nguyên tắc kế thừa quyền và nghĩa vụ tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể:

• Nếu chứng từ được phát hành trước thời điểm sáp nhập, phải sử dụng địa chỉ của bên khấu trừ (doanh nghiệp bị sáp nhập) tại thời điểm đó, dựa trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hiện hành. Điều này giúp tránh sai sót trong hồ sơ thuế và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ khi người nhận thu nhập quyết toán thuế.
• Nếu chứng từ được phát hành sau thời điểm sáp nhập, sử dụng địa chỉ của doanh nghiệp nhận sáp nhập (hoặc doanh nghiệp mới hình thành), theo thông tin đăng ký mới tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp mới kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế của bên bị sáp nhập theo Điều 57 Luật Quản lý thuế 2019, nên địa chỉ mới phải được cập nhật trên chứng từ để phù hợp với hệ thống quản lý thuế điện tử (eTax).

Lưu ý rằng, nếu thu nhập phát sinh trước sáp nhập nhưng chứng từ cấp sau, doanh nghiệp vẫn phải ghi địa chỉ hiện hành (sau sáp nhập) và có thể cần bổ sung giải trình nếu cơ quan thuế yêu cầu, nhằm tránh rủi ro bị từ chối khấu trừ khi quyết toán theo Điều 18 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Các lưu ý thực tiễn để tránh sai sót

• Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin đăng ký thuế ngay sau sáp nhập tại Chi cục Thuế quản lý, theo quy trình tại Thông tư 105/2020/TT-BTC, để tránh tình trạng chứng từ không khớp với cơ sở dữ liệu thuế quốc gia.
• Nếu phát hiện sai địa chỉ trên chứng từ đã cấp, có thể lập biên bản điều chỉnh và cấp chứng từ mới theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 92/2015/TT-BTC, nhưng phải thông báo cho người nhận thu nhập trong vòng 10 ngày.
• Trong trường hợp sáp nhập liên quan đến nhiều địa điểm kinh doanh, ưu tiên địa chỉ trụ sở chính đăng ký với cơ quan thuế để đảm bảo tính nhất quán.

Việc tuân thủ đúng địa chỉ trên chứng từ khấu trừ TNCN giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019, đồng thời hỗ trợ người nhận thu nhập quyết toán thuế suôn sẻ. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao uy tín và giảm rủi ro kiểm tra thuế sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.