Dịch vụ thay đổi trưởng VPĐD của công ty nước ngoài

Dịch vụ thay đổi trưởng VPĐD của công ty nước ngoài giúp thương nhân nước ngoài nhanh chóng hoàn tất thủ tục thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện theo đúng quy định pháp luật Việt Nam hiện hành. Cùng Công ty Luật ACC, khách hàng nhận được dịch vụ chuyên nghiệp, trọn gói, minh bạch với đội ngũ luật sư am hiểu sâu quy định về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

1. Căn cứ pháp lý thay đổi trưởng VPĐD của công ty nước ngoài

Việc thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện (VPĐD) của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp lý sau:

(1) Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ quy định chi tiết về điều kiện thành lập, hoạt động, điều chỉnh, cấp lại, gia hạn và chấm dứt hoạt động của VPĐD, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

(2) Văn bản hợp nhất của Bộ Công Thương về các biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP, được xây dựng trên cơ sở:

• Thông tư số 03/2024/TT-BCT ngày 30/01/2024: Thông tư sửa đổi, bổ sung một số điều của các thông tư của Bộ trưởng Bộ Công Thương trong lĩnh vực nhượng quyền thương mại, văn phòng đại diện và chi nhánh của thương nhân nước ngoài, hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa của nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài.
• Thông tư số 38/2025/TT-BCT ngày 19/06/2025: Thông tư sửa đổi, bổ sung một số quy định về phân cấp thực hiện thủ tục hành chính trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương.
• Thông tư số 15/2026/TT-BCT ngày 25/03/2026: Thông tư sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 38/2025/TT-BCT của Bộ trưởng Bộ Công Thương sửa đổi, bổ sung một số quy định về phân cấp thực hiện thủ tục hành chính trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương.

(3) Các biểu mẫu liên quan đến việc điều chỉnh nội dung Giấy phép thành lập VPĐD, bao gồm mẫu đơn đề nghị điều chỉnh, giấy phép điều chỉnh, báo cáo hoạt động và hướng dẫn ghi thông tin áp dụng đối với VPĐD của thương nhân nước ngoài.

2. Điều kiện để trở thành trưởng VPĐD của công ty nước ngoài

Theo Điều 33 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, người được bổ nhiệm làm Trưởng Văn phòng đại diện (VPĐD) của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện và yêu cầu sau:

• Phải được thương nhân nước ngoài bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước thương nhân về toàn bộ hoạt động của VPĐD trong phạm vi được ủy quyền.
• Chỉ được thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo nội dung ủy quyền; trường hợp thực hiện ngoài phạm vi được giao thì phải tự chịu trách nhiệm đối với hoạt động phát sinh.
• Khi xuất cảnh khỏi Việt Nam, Trưởng VPĐD phải lập văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình và phải có sự chấp thuận của thương nhân nước ngoài.
• Nếu vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không thực hiện việc ủy quyền hoặc thuộc các trường hợp như chết, mất tích, bị tạm giam, chấp hành án phạt tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác thay thế.
• Không được đồng thời kiêm nhiệm các chức danh bị pháp luật cấm, gồm: Người đứng đầu Chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài; Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác; Người đại diện theo pháp luật của chính thương nhân nước ngoài hoặc thương nhân nước ngoài khác; Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thành lập theo pháp luật Việt Nam.
• Trường hợp Trưởng VPĐD được giao quyền ký kết, sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho từng giao dịch cụ thể.

3. Dịch vụ thay đổi trưởng VPĐD của công ty nước ngoài tại Công ty luật ACC

Công ty Luật ACC cung cấp dịch vụ thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty nước ngoài theo hình thức trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ đến khi hoàn tất thủ tục điều chỉnh giấy phép. Nội dung dịch vụ bao gồm:

• Tư vấn điều kiện thực hiện thủ tục: ACC hỗ trợ kiểm tra điều kiện của người dự kiến bổ nhiệm, tư vấn các trường hợp được phép và không được phép kiêm nhiệm chức danh theo quy định pháp luật.
• Rà soát hồ sơ và thông tin pháp lý: Kiểm tra giấy phép hoạt động của VPĐD, thông tin người đứng đầu hiện tại, người được bổ nhiệm mới và các giấy tờ liên quan nhằm bảo đảm tính thống nhất của hồ sơ.
• Soạn thảo bộ hồ sơ thay đổi Trưởng VPĐD: Chuẩn bị đầy đủ đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD, quyết định bổ nhiệm, văn bản miễn nhiệm, giấy ủy quyền, văn bản giải trình và các tài liệu cần thiết khác.
• Hỗ trợ xử lý tài liệu nước ngoài: Trường hợp hồ sơ phát sinh giấy tờ được cấp ở nước ngoài, ACC hỗ trợ tư vấn hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng và hoàn thiện theo đúng yêu cầu sử dụng tại Việt Nam.
• Đại diện nộp và theo dõi hồ sơ: ACC thay mặt khách hàng làm việc với cơ quan có thẩm quyền, thực hiện việc nộp hồ sơ, nhận thông báo xử lý và cập nhật tiến độ thường xuyên.
• Giải trình và bổ sung hồ sơ khi phát sinh: Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung tài liệu, ACC sẽ trực tiếp hỗ trợ hoàn thiện để hạn chế kéo dài thời gian xử lý.
• Tư vấn các thủ tục sau khi thay đổi: Hỗ trợ cập nhật thông tin người đứng đầu mới trên hồ sơ nội bộ, giấy tờ giao dịch, hồ sơ lao động, tài khoản ngân hàng và các thủ tục liên quan khác của VPĐD.
• Đồng hành xuyên suốt quá trình thực hiện: ACC theo sát hồ sơ từ khi tiếp nhận yêu cầu đến khi khách hàng nhận kết quả, giúp doanh nghiệp nước ngoài tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình thay đổi Trưởng VPĐD.

4. Hồ sơ thay đổi trưởng VPĐD của công ty nước ngoài gồm những gì?

Khi thực hiện thủ tục thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để thực hiện việc điều chỉnh nội dung đăng ký hoạt động theo quy định. Hồ sơ thường theo Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động VPĐD: Thực hiện theo mẫu quy định áp dụng đối với trường hợp thay đổi người đứng đầu VPĐD.
• Quyết định bổ nhiệm Trưởng VPĐD mới: Thể hiện thông tin người được chỉ định thay thế và thời điểm bắt đầu đảm nhiệm chức vụ.
• Văn bản miễn nhiệm hoặc chấm dứt chức vụ của Trưởng VPĐD cũ: Áp dụng trong trường hợp có thay đổi nhân sự quản lý.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người được bổ nhiệm: Có thể bao gồm hộ chiếu, giấy tờ tùy thân hoặc tài liệu xác minh nhân thân hợp pháp của Trưởng VPĐD mới.
• Giấy phép thành lập VPĐD hiện tại: Phục vụ việc đối chiếu và điều chỉnh thông tin trên giấy phép đã được cấp.
• Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có): Trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện hồ sơ thì cần chuẩn bị thêm tài liệu ủy quyền phù hợp.

Trường hợp thực hiện thông qua người được ủy quyền, hồ sơ kèm theo có thể gồm:

• Ủy quyền cho cá nhân: Cần có văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục; văn bản này không bắt buộc công chứng hoặc chứng thực.
• Ủy quyền cho tổ chức dịch vụ: Chuẩn bị bản sao hợp đồng ủy quyền cùng giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhân sự trực tiếp thực hiện.
• Ủy quyền qua đơn vị bưu chính công ích: Bổ sung bản sao phiếu gửi hồ sơ có xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký.
• Ủy quyền cho đơn vị bưu chính không phải công ích: Thực hiện theo quy định về ủy quyền đối với tổ chức, bao gồm hợp đồng ủy quyền và giấy giới thiệu người thực hiện.

5. Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi trưởng VPĐD của công ty nước ngoài tại Công ty luật ACC

Công ty Luật ACC áp dụng quy trình xử lý hồ sơ thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty nước ngoài theo từng bước cụ thể nhằm bảo đảm thủ tục được thực hiện nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế phát sinh trong quá trình xử lý. Quy trình gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và tư vấn ban đầu

ACC tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, thu thập thông tin về VPĐD đang hoạt động, người đứng đầu hiện tại và người dự kiến được bổ nhiệm mới. Đồng thời, chuyên viên sẽ tư vấn điều kiện thay đổi Trưởng VPĐD, kiểm tra khả năng kiêm nhiệm chức danh, phạm vi ủy quyền và các yêu cầu pháp lý liên quan.

Bước 2: Rà soát hồ sơ và đánh giá tính hợp lệ

Sau khi tiếp nhận tài liệu, ACC tiến hành kiểm tra Giấy phép thành lập VPĐD, giấy tờ nhân thân của người được bổ nhiệm, quyết định miễn nhiệm người cũ và các tài liệu nội bộ khác. Trường hợp hồ sơ có sai lệch hoặc thiếu thông tin, ACC sẽ hướng dẫn điều chỉnh trước khi nộp.

Bước 3: Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ thay đổi Trưởng VPĐD 

ACC trực tiếp chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định gồm đơn đề nghị điều chỉnh giấy phép, quyết định bổ nhiệm người đứng đầu mới, giấy ủy quyền, văn bản giải trình và các biểu mẫu cần thiết. Đối với tài liệu phát hành ở nước ngoài, ACC hỗ trợ dịch thuật, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự khi cần.

Bước 4: Đại diện nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Sau khi hồ sơ hoàn tất, ACC thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến tại cơ quan quản lý có thẩm quyền nơi đặt VPĐD như Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế tùy từng trường hợp cụ thể.

Bước 5: Theo dõi tiến độ và xử lý yêu cầu phát sinh

Trong quá trình giải quyết, ACC liên tục theo dõi tình trạng hồ sơ, cập nhật tiến độ cho khách hàng và thực hiện giải trình, bổ sung tài liệu nếu cơ quan nhà nước yêu cầu. Việc này giúp hạn chế kéo dài thời gian xử lý và tăng tỷ lệ hồ sơ được chấp thuận.

Bước 6: Nhận kết quả và bàn giao hồ sơ hoàn chỉnh

Khi hồ sơ được phê duyệt, ACC nhận Giấy phép điều chỉnh thông tin Trưởng VPĐD và bàn giao cho khách hàng. Đồng thời, ACC hướng dẫn các thủ tục tiếp theo như cập nhật thông tin nội bộ, hồ sơ lao động, tài khoản ngân hàng và giấy tờ liên quan của VPĐD.

6. Chi phí và thời gian hoàn tất dịch vụ thay đổi trưởng VPĐD của công ty nước ngoài tại Công ty luật ACC

Khi thực hiện thủ tục thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty nước ngoài, chi phí và thời gian xử lý là hai nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Tùy theo tình trạng hồ sơ, số lượng tài liệu cần chuẩn bị và mức độ phức tạp của thủ tục, thời gian và chi phí thực hiện có thể khác nhau. Cụ thể như sau:

6.1. Chi phí dịch vụ thay đổi Trưởng VPĐD của công ty nước ngoài

Chi phí thực hiện thủ tục thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty nước ngoài tại Công ty Luật ACC không cố định mà sẽ phụ thuộc vào từng hồ sơ cụ thể. Một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí gồm:

• Tình trạng hồ sơ hiện tại của VPĐD: Nếu hồ sơ đầy đủ, thông tin thống nhất và không phát sinh sai sót thì chi phí xử lý thường thấp hơn so với trường hợp cần rà soát, điều chỉnh hoặc bổ sung nhiều lần.
• Số lượng tài liệu cần chuẩn bị: Trường hợp phải bổ sung quyết định bổ nhiệm, văn bản miễn nhiệm, giấy ủy quyền hoặc nhiều giấy tờ nội bộ sẽ ảnh hưởng đến phạm vi công việc thực hiện.
• Yếu tố nước ngoài trong hồ sơ: Nếu tài liệu được cấp tại nước ngoài và cần dịch thuật, công chứng, chứng thực hoặc hợp pháp hóa lãnh sự thì chi phí có thể tăng tương ứng.
• Mức độ phức tạp của thủ tục: Hồ sơ thay đổi đồng thời nhiều nội dung như thay đổi Trưởng VPĐD kèm địa chỉ, phạm vi hoạt động hoặc thông tin giấy phép thường phát sinh thêm chi phí xử lý.
• Hình thức đại diện thực hiện: Trường hợp ACC đại diện trọn gói từ tư vấn, soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan nhà nước đến nhận kết quả sẽ có mức phí khác với dịch vụ hỗ trợ từng phần.
• Yêu cầu về thời gian xử lý: Hồ sơ cần thực hiện gấp hoặc phát sinh yêu cầu hoàn tất trong thời gian ngắn có thể ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ.

6.2. Thời gian hoàn tất thủ tục thay đổi Trưởng VPĐD của công ty nước ngoài

Thời gian thực hiện dịch vụ thay đổi Trưởng VPĐD tại Công ty Luật ACC thường được chia theo từng giai đoạn như sau:

• Từ 01 – 03 ngày làm việc: ACC tiếp nhận thông tin, rà soát hồ sơ, tư vấn phương án xử lý và hoàn thiện bộ tài liệu cần thiết.
• Từ 03 – 07 ngày làm việc: Thực hiện việc nộp hồ sơ và chờ cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý hồ sơ điều chỉnh thông tin Trưởng VPĐD.
• Từ 01 – 02 ngày làm việc: Nhận kết quả, bàn giao giấy phép điều chỉnh và hướng dẫn các thủ tục sau thay đổi.

Như vậy, trong điều kiện hồ sơ đầy đủ và không phát sinh yêu cầu sửa đổi, thời gian hoàn tất toàn bộ dịch vụ thường dao động khoảng từ 05 – 10 ngày làm việc. Trường hợp cần hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật tài liệu nước ngoài hoặc bổ sung hồ sơ theo yêu cầu thì thời gian có thể kéo dài hơn.

7. Một số lưu ý khi thay đổi trưởng VPĐD của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Việc thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty nước ngoài không chỉ dừng lại ở việc bổ nhiệm nhân sự mới mà còn liên quan đến thủ tục điều chỉnh giấy phép và cập nhật thông tin hoạt động. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Người dự kiến làm Trưởng VPĐD cần đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật và không thuộc trường hợp bị hạn chế kiêm nhiệm chức danh.
• Sau khi có quyết định thay đổi người đứng đầu VPĐD, doanh nghiệp cần nhanh chóng tiến hành thủ tục điều chỉnh để tránh ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng.
• Hồ sơ thiếu tài liệu, sai thông tin hoặc không thống nhất giữa các giấy tờ có thể dẫn đến việc phải sửa đổi, bổ sung và kéo dài thời gian xử lý.
• Các giấy tờ như quyết định bổ nhiệm, giấy xác nhận hoặc tài liệu nhân thân phát hành tại nước ngoài có thể phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực theo quy định.
• Nếu người được bổ nhiệm có quyền ký kết, sửa đổi hoặc thực hiện giao dịch thay mặt thương nhân nước ngoài thì cần lập văn bản ủy quyền phù hợp.
• Sau khi được cấp giấy phép điều chỉnh, doanh nghiệp nên cập nhật thông tin Trưởng VPĐD trên hồ sơ nội bộ, tài khoản ngân hàng, hồ sơ lao động và các giấy tờ giao dịch liên quan.
• Thông tin về họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, chức danh và thời điểm bổ nhiệm cần đồng nhất trên toàn bộ giấy tờ để hạn chế phát sinh yêu cầu chỉnh sửa.
• Nếu doanh nghiệp thay đổi Trưởng VPĐD cùng lúc với địa chỉ, phạm vi hoạt động hoặc nội dung giấy phép khác thì nên thực hiện rà soát tổng thể để tránh phải điều chỉnh nhiều lần.

8. Trưởng VPĐD của công ty nước ngoài không được kiêm những chức vụ nào?

Theo khoản 6 Điều 33 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, Trưởng Văn phòng đại diện (VPĐD) của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được đồng thời kiêm nhiệm một số chức vụ nhằm bảo đảm tính độc lập trong hoạt động quản lý và tránh xung đột về quyền hạn.

Các chức vụ không được kiêm nhiệm gồm:

• Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài
• Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác
• Người đại diện theo pháp luật của chính thương nhân nước ngoài hoặc thương nhân nước ngoài khác
• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam

Do đó, trước khi thực hiện thủ tục bổ nhiệm hoặc thay đổi Trưởng VPĐD, doanh nghiệp nên rà soát kỹ thông tin nhân sự dự kiến để bảo đảm không thuộc các trường hợp bị cấm kiêm nhiệm theo quy định pháp luật hiện hành.

9. Câu hỏi thường gặp

Trưởng VPĐD của công ty nước ngoài có thể đồng thời làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam không?

Không được. Trưởng VPĐD không được kiêm nhiệm chức vụ người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế Việt Nam.

Công ty mẹ ở nước ngoài có bắt buộc phải ban hành quyết định thay đổi trưởng VPĐD không?

Có, bắt buộc. Công ty mẹ ở nước ngoài bắt buộc phải ban hành quyết định (hoặc văn bản ủy quyền hợp pháp) về việc bổ nhiệm hoặc thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện (VPĐD). Đây là văn bản cốt lõi để hoàn tất hồ sơ pháp lý.

Người nước ngoài làm trưởng VPĐD có cần giấy phép lao động tại Việt Nam không?

Có, người nước ngoài làm Trưởng Văn phòng Đại diện (VPĐD) tại Việt Nam bắt buộc phải có Giấy phép lao động (Work Permit). Chức danh này không thuộc các trường hợp được miễn cấp phép lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trưởng VPĐD của công ty nước ngoài có phải luôn có mặt tại Việt Nam không?

Không bắt buộc phải có mặt thường xuyên, nhưng phải có người được ủy quyền khi vắng mặt và chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam.

Liên hệ Công ty luật ACC ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ dịch vụ thay đổi trưởng VPĐD của công ty nước ngoài nhanh chóng, trọn gói. ACC cam kết đồng hành cùng quý khách hàng thực hiện thủ tục đúng quy định và tiết kiệm thời gian nhất.