Dịch vụ tư vấn quản lý tài liệu lưu trữ

Nhiều cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập đang đối mặt với khối lượng tài liệu lưu trữ ngày càng lớn, trong khi quy định về quản lý, bảo quản, hủy tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu số ngày càng chặt chẽ. Sai sót trong việc nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử, mang tài liệu ra nước ngoài hay hủy tài liệu không đúng thẩm quyền có thể dẫn đến xử lý vi phạm hành chính, mất mát thông tin quan trọng và ảnh hưởng đến trách nhiệm của người đứng đầu.

Công ty Luật ACC là đơn vị tư vấn pháp luật uy tín, đồng hành cùng các cơ quan, tổ chức xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ đúng quy định mới nhất, bảo đảm an toàn pháp lý và hiệu quả vận hành.

1. Cơ sở pháp lý quan trọng về quản lý tài liệu lưu trữ

Thông tư số 10/2025/TT-BNV ngày 19/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và lĩnh vực nội vụ của phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu. Văn bản này đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 06/2026/TT-BNV ngày 29/4/2026 (có hiệu lực từ 15/6/2026).

Theo khoản 14 Điều 2 (đã được sửa đổi, bổ sung), Sở Nội vụ có các nhiệm vụ chính về văn thư, lưu trữ:

• Tham mưu Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo thẩm quyền.
• Tham mưu thiết lập Kho lưu trữ số để quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số.
• Tham mưu xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của địa phương và cập nhật vào Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
• Tham mưu trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài; phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện và hủy tài liệu lưu trữ.
• Tham mưu công nhận, hủy bỏ công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.
• Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền.
• Thực hiện thống kê, quản lý, khai thác dữ liệu về văn thư, lưu trữ.

Các quy định mới nhấn mạnh trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong hoạt động hành chính nhà nước.

2. Những khó khăn thực tế khi tự quản lý tài liệu lưu trữ

Nhiều cơ quan, đơn vị gặp phải các vấn đề phổ biến:

• Chưa nắm rõ thẩm quyền quyết định nộp, hủy, mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài theo quy định mới.
• Hệ thống lưu trữ giấy và số chưa được đồng bộ, dễ thất lạc hoặc trùng lặp tài liệu.
• Thiếu quy trình xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của Phông lưu trữ Nhà nước.
• Rủi ro vi phạm khi hủy tài liệu không đúng danh mục hoặc không được phê duyệt.
• Khó khăn trong việc kiểm tra, hướng dẫn hoạt động dịch vụ lưu trữ của các tổ chức bên ngoài.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn đề án giải thể đơn vị hành chính

3. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tư vấn quản lý tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp

Khi được luật sư hỗ trợ:

• Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ đúng thẩm quyền theo Thông tư 10/2025/TT-BNV được sửa đổi bởi Thông tư 06/2026/TT-BNV.
• Hướng dẫn thiết lập Kho lưu trữ số, cập nhật cơ sở dữ liệu và kết nối với Phông lưu trữ Nhà nước.
• Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về nộp, hủy, mang tài liệu ra nước ngoài và công nhận tài liệu có giá trị đặc biệt.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý, bảo đảm tuân thủ trong quá trình thanh tra, kiểm tra.
• Tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí vận hành cho cơ quan, đơn vị.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện 

4. So sánh tự thực hiện và thuê dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp

Trong bối cảnh quy định về lưu trữ số và cơ sở dữ liệu được bổ sung rõ ràng hơn, việc tự triển khai dễ phát sinh sai sót về thẩm quyền và quy trình.

5. Lý do nên chọn Công ty Luật ACC tư vấn quản lý tài liệu lưu trữ

Công ty Luật ACC am hiểu sâu các quy định về văn thư, lưu trữ theo Thông tư 10/2025/TT-BNV được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 06/2026/TT-BNV. Đội ngũ luật sư có kinh nghiệm hỗ trợ nhiều cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ, thiết lập Kho lưu trữ số, hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền. Chúng tôi không chỉ tư vấn lý thuyết mà đi sâu vào thực tiễn: rà soát hiện trạng, hướng dẫn cập nhật cơ sở dữ liệu, hỗ trợ kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ và xử lý các tình huống phát sinh.

Dịch vụ được thực hiện theo quy trình rõ ràng, bảo mật thông tin và cam kết đồng hành đến khi hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ vận hành ổn định, đúng pháp luật.

Quản lý tài liệu lưu trữ không chỉ là công việc hành chính mà còn là trách nhiệm pháp lý quan trọng của mỗi cơ quan, đơn vị. Liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết, nhận hỗ trợ chuyên sâu và xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ đúng quy định mới nhất, an toàn, hiệu quả. Hãy hành động ngay hôm nay để bảo vệ thông tin quan trọng và bảo đảm tuân thủ pháp luật lâu dài cho cơ quan, đơn vị của bạn.