Chi phí tiền tiền điện, tiền nước tại văn phòng công ty do công ty đi thuê của cá nhân, trên hóa đơn tiền điện nước vẫn mang tên của chủ nhà cũ thì có được tính là chi phí hợp lý chịu thuế TNDN không và cần kèm theo những chứng từ gì để hợp thức hóa?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí tiền điện, nước được chấp nhận là chi phí hợp lý chịu thuế TNDN

Chi phí tiền điện, nước phát sinh từ hoạt động thuê văn phòng phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí được trừ khi có đầy đủ chứng từ hợp pháp và liên quan đến doanh thu chịu thuế. Trường hợp hóa đơn vẫn mang tên chủ nhà cũ, chi phí vẫn có thể được chấp nhận nếu doanh nghiệp chứng minh được mối liên hệ với hợp đồng thuê và việc thanh toán thực tế.

Hồ sơ, chứng từ cần thiết để hợp thức hóa

• Hợp đồng thuê văn phòng ký với cá nhân chủ nhà hiện tại, có công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
• Biên bản bàn giao văn phòng và xác nhận của chủ nhà cũ về việc chuyển nhượng quyền sử dụng điện, nước.
• Chứng từ thanh toán tiền điện, nước (phiếu thu, chuyển khoản) kèm theo giấy ủy quyền hoặc cam kết của chủ nhà hiện tại về việc sử dụng hóa đơn cũ.
• Bảng kê chi phí điện, nước theo tháng, quý kèm giải trình của doanh nghiệp.

Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, các chứng từ trên phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế và phạt.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.