Em khá rối vì công ty đang phải lập hồ sơ chuyển toàn bộ hệ thống máy móc sang tỉnh khác để mở chi nhánh mới và cơ quan thuế yêu cầu kê khai điều chuyển tài sản chi tiết nhưng em không rõ phải nộp kèm chứng từ nào và có phát sinh thêm khoản thuế gì trong quá trình điều chuyển không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Hồ sơ kê khai và chứng từ cần nộp

Khi điều chuyển tài sản cố định (như hệ thống máy móc) giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc để mở chi nhánh mới, doanh nghiệp phải kê khai chi tiết theo quy định tại Thông tư 69/2025/TT-BTC và Điều 45 Luật Quản lý thuế 2019. Cơ quan thuế yêu cầu hồ sơ để kiểm tra tính hợp pháp và tránh rủi ro trốn thuế. Hồ sơ kê khai bao gồm các chứng từ sau, cần nộp kèm theo tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo mẫu 01/GTGT:

• Quyết định điều chuyển tài sản của người đại diện theo pháp luật, nêu rõ lý do (mở chi nhánh mới), danh mục tài sản, giá trị còn lại và đơn vị nhận (chi nhánh mới).
• Biên bản bàn giao tài sản giữa đơn vị chuyển đi và chi nhánh nhận, ghi nhận tình trạng tài sản, giá trị khấu hao và chữ ký hai bên.
• Bảng kê chi tiết tài sản điều chuyển (theo Phụ lục 01 ban hành kèm Thông tư 69/2025/TT-BTC), liệt kê mã tài sản, số lượng, nguyên giá, giá trị lũy kế khấu hao và giá trị còn lại.
• Chứng từ gốc liên quan đến tài sản như hóa đơn mua sắm ban đầu, chứng từ khấu hao (nếu có yêu cầu bổ sung từ cơ quan thuế).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chi nhánh mới (nếu đã thành lập) để chứng minh mối quan hệ hạch toán phụ thuộc.

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ này tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn kê khai thuế GTGT hàng quý hoặc tháng, tùy theo phương pháp kê khai. Nếu điều chuyển liên tỉnh, có thể cần thông báo trước cho cơ quan thuế địa phương mới theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 để phối hợp quản lý.

Các khoản thuế phát sinh trong quá trình điều chuyển

Việc điều chuyển tài sản cố định giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc (như trụ sở chính và chi nhánh mới) không phát sinh thuế GTGT, theo quy định tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư 69/2025/TT-BTC. Đây được coi là giao dịch nội bộ, không phải bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ chịu thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải kê khai giá trị điều chuyển vào chỉ tiêu "giá tính thuế" trên tờ khai GTGT (mẫu 01/GTGT) để cơ quan thuế theo dõi, nhưng không phải nộp thuế GTGT (tỷ lệ 0%).

Không phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trực tiếp từ điều chuyển, vì tài sản vẫn thuộc sở hữu doanh nghiệp và không tạo ra thu nhập chịu thuế (theo Điều 4 Luật Thuế TNDN 2025, sửa đổi bổ sung). Nếu tài sản bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp có thể phải kê khai và nộp thuế TNDN trên phần giá trị thu hồi (nếu có), với mức phạt chậm nộp là 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019.

Ngoài ra, nếu điều chuyển liên quan đến vận chuyển bằng phương tiện bên thứ ba, có thể phát sinh thuế GTGT trên dịch vụ vận chuyển (10%), nhưng đây là chi phí riêng và được khấu trừ nếu có hóa đơn hợp pháp. Doanh nghiệp nên kiểm tra xem chi nhánh mới có thuộc hệ thống hạch toán phụ thuộc không; nếu độc lập, giao dịch có thể bị coi là chuyển nhượng và phát sinh thuế GTGT 10% trên giá trị tài sản.

Việc tuân thủ kê khai đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Điều 142 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài sản. Tuân thủ đúng quy định còn hỗ trợ khấu hao tài sản liên tục tại chi nhánh mới, tối ưu hóa chi phí thuế dài hạn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.