Em muốn hỏi về khoản phụ cấp trang phục và phụ cấp ăn trưa ghi trong hợp đồng lao động, khi làm quyết toán thuế thì các khoản này có định mức tối đa được miễn thuế là bao nhiêu hay là được miễn toàn bộ nếu công ty chi trả bằng tiền mặt thay vì hiện vật?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phụ cấp trang phục trong hợp đồng lao động và quy định miễn thuế

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014, 2019 và 2020), thu nhập từ phụ cấp trang phục là khoản thu nhập chịu thuế, trừ các trường hợp được miễn theo hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC. Cụ thể, nếu doanh nghiệp chi trả phụ cấp trang phục bằng hiện vật (cấp đồng phục trực tiếp), toàn bộ giá trị này được miễn thuế TNCN mà không bị giới hạn mức trần.

Trường hợp doanh nghiệp chi trả bằng tiền mặt, mức miễn thuế tối đa không quá 5.000.000 đồng/người/năm. Nếu mức chi vượt quá con số này, phần vượt mức sẽ bị cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN để tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Anh/Chị cần lưu ý rằng để được hưởng ưu đãi này, khoản chi phải được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của công ty và có đầy đủ chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019.

Phụ cấp ăn trưa trong hợp đồng lao động và quy định miễn thuế

Khoản phụ cấp ăn trưa (ăn giữa ca) cũng được điều chỉnh bởi Thông tư 111/2013/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn về thuế TNCN hiện hành. Tương tự như trang phục, nếu doanh nghiệp tổ chức bữa ăn tại chỗ hoặc cấp phiếu ăn cho người lao động (chi bằng hiện vật), toàn bộ giá trị bữa ăn này được miễn thuế TNCN hoàn toàn. Điều này giúp khuyến khích doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe trực tiếp cho đội ngũ nhân sự tại nơi làm việc.

Xem thêm: Một người thân nhờ tôi đứng tên giùm tài sản là xe tải để tiện làm thủ tục vay vốn kinh doanh vận tải, sau đó họ sử dụng xe để chạy dịch vụ và có doanh thu đều đặn, nay cơ quan thuế truy xuất dữ liệu đăng ký xe và yêu cầu kê khai thuế liên quan đến hoạt động vận tải, trong khi tôi không trực tiếp điều hành hay hưởng lợi, trường hợp này có thể chứng minh để tránh bị tính thuế không?

Nếu doanh nghiệp chi trả phụ cấp ăn trưa bằng tiền mặt, mức miễn thuế TNCN tối đa hiện nay là 730.000 đồng/người/tháng. Phần chi vượt quá mức này sẽ được tính vào thu nhập tính thuế của người lao động trong tháng đó. Doanh nghiệp cần đảm bảo mức chi này thống nhất với quy định trong thỏa ước lao động tập thể để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế, tránh rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Quy trình quyết toán thuế liên quan đến các khoản phụ cấp

Để đảm bảo quyền lợi miễn thuế tối đa cho người lao động và tính chính xác cho hồ sơ doanh nghiệp, Anh/Chị cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định và phân loại các khoản phụ cấp theo hình thức chi trả Doanh nghiệp tiến hành rà soát danh sách bảng lương và hợp đồng lao động để tách biệt rõ ràng giữa hình thức chi bằng hiện vật và tiền mặt cho hai loại phụ cấp này. Đối với các khoản chi bằng tiền, kế toán cần đối chiếu trực tiếp với định mức 5.000.000 đồng/năm (trang phục) và 730.000 đồng/tháng (ăn trưa) để xác định phần thu nhập miễn thuế và phần phải tính thuế. Việc phân loại chính xác ngay từ đầu giúp doanh nghiệp thiết lập bảng tính thuế TNCN tháng/quý minh bạch, tránh nhầm lẫn giữa các nhóm thu nhập khác nhau và tạo cơ sở dữ liệu vững chắc cho kỳ quyết toán năm của doanh nghiệp.

Xem thêm: Tôi có đầu tư cho một người bạn mở cửa hàng cà phê dưới hình thức góp vốn và hàng tháng nhận được một khoản chia lợi nhuận cố định, tôi muốn biết là khoản lợi nhuận này đã phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp tại cửa hàng rồi thì tôi có phải nộp thêm thuế thu nhập cá nhân cho phần tiền nhận về này nữa không, và nếu có thì mức thuế suất là bao nhiêu và tôi có phải tự đi quyết toán hay bên cửa hàng sẽ có trách nhiệm nộp thay và quyết toán thay cho tôi luôn?

Bước 2: Thực hiện kê khai và tạm khấu trừ thuế hàng tháng Dựa trên kết quả phân loại ở Bước 1, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN hàng tháng của người lao động sau khi đã loại bỏ phần phụ cấp được miễn thuế ra khỏi tổng thu nhập chịu thuế. Anh/Chị phải lưu trữ đầy đủ các chứng từ đi kèm như phiếu chi, lệnh chuyển khoản hoặc danh sách ký nhận đồng phục để chứng minh tính thực tế của các khoản chi này khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra. Việc tạm khấu trừ sát với con số thực tế không chỉ giúp người lao động không bị bất ngờ về số thuế phải nộp thêm vào cuối năm mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền nghĩa vụ thuế nộp vào ngân sách nhà nước theo đúng quy định.

Bước 3: Tổng hợp số liệu và nộp hồ sơ quyết toán thuế năm Trước ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 31/3), doanh nghiệp lập tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN kèm theo các phụ lục bảng kê chi tiết thu nhập. Trong hồ sơ quyết toán, doanh nghiệp cần trình bày rõ tổng số tiền phụ cấp trang phục và ăn trưa đã chi trong năm, phần được miễn thuế và phần đã khấu trừ thuế để cơ quan thuế đối chiếu với tờ khai các quý. Nếu phát hiện có sự sai lệch giữa số thuế đã tạm nộp và số thuế thực tế phải nộp sau khi áp dụng các mức miễn thuế, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh bổ sung kịp thời để tránh các chế tài phạt chậm nộp hoặc phạt kê khai sai theo quy định của pháp luật.

Việc tuân thủ đúng quy định về miễn thuế các khoản phụ cấp giúp doanh nghiệp và người lao động tránh rủi ro truy thu thuế, giảm gánh nặng tài chính và đảm bảo quyền lợi hợp pháp. Đồng thời, điều này góp phần xây dựng môi trường lao động minh bạch, tuân thủ pháp luật. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.