Doanh thu kinh doanh nhỏ lẻ năm 2025 của em khoảng 620 triệu trước giờ chưa kê khai thuế lần nào giờ muốn làm quyết toán để xin hoàn không biết cần chuẩn bị chứng từ gì có phải chứng minh từng khoản thu chi không hay chỉ tổng hợp số tiền thôi ạ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phương pháp tính thuế áp dụng cho hộ kinh doanh cá thể

Với doanh thu kinh doanh nhỏ lẻ khoảng 620 triệu đồng/năm 2025, hộ kinh doanh cá thể thuộc đối tượng phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, theo quy định tại Điều 4 Luật Quản lý thuế 2019. Nếu chưa kê khai thuế lần nào, Anh/Chị cần đăng ký phương pháp tính thuế phù hợp: phương pháp khoán (dựa trên doanh thu khoán do cơ quan thuế ấn định, không cần chứng từ chi tiết) hoặc phương pháp kê khai (dựa trên doanh thu thực tế trừ chi phí hợp lý, cho phép khấu trừ đầu vào để xin hoàn thuế nếu có số thuế nộp thừa). Để xin hoàn thuế (thường là GTGT hoặc TNCN nộp thừa), nên chuyển sang phương pháp kê khai, vì phương pháp khoán không hỗ trợ khấu trừ chi phí cụ thể. Việc bổ sung kê khai cho các kỳ chưa thực hiện phải tuân thủ thời hạn 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Quy trình quyết toán thuế và xin hoàn

Vì Anh/Chị chưa kê khai lần nào, quy trình bao gồm đăng ký bổ sung trước khi quyết toán. Quy trình được thực hiện theo các bước sau, dựa trên Điều 44 và Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, cũng như hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Xem thêm: Gia đình mình có người trong năm chỉ làm việc vài tháng rồi nghỉ hẳn, tổng thu nhập không cao nhưng vẫn bị khấu trừ thuế ở một số tháng có lương cao, nên đang phân vân không biết có nên làm quyết toán để xin hoàn lại không ạ?

Bước 1: Đăng ký mã số thuế và phương pháp tính thuế

Anh/Chị cần nộp hồ sơ đăng ký thuế tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp (qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế hoặc trực tiếp). Hồ sơ bao gồm: Giấy đề nghị đăng ký mã số thuế (mẫu 01-ĐK-TCT), bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh, và giấy tờ chứng minh địa điểm kinh doanh. Thời hạn xử lý là 3 ngày làm việc. Nếu chọn phương pháp kê khai, cơ quan thuế sẽ hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận thu chi từ đầu năm 2025. Việc này giúp tránh phạt chậm đăng ký từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung).

Bước 2: Bổ sung kê khai thuế cho kỳ chưa thực hiện

Sau khi có mã số thuế, Anh/Chị kê khai bổ sung doanh thu thực tế năm 2025 qua Tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT) và Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN), nộp trước ngày 90 ngày sau khi kết thúc năm dương lịch (tức trước 31/3/2026). Nếu phát hiện sai sót hoặc chưa kê khai, nộp bổ sung kèm biên bản giải trình lý do chậm trễ. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và ấn định số thuế phải nộp hoặc hoàn nếu đủ điều kiện, với mức phạt chậm kê khai từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy mức độ.

Bước 3: Quyết toán và nộp hồ sơ xin hoàn thuế

Nộp Tờ khai quyết toán thuế (theo mẫu tại Thông tư 88/2021/TT-BTC) tại Chi cục Thuế, kèm chứng từ chứng minh số thuế nộp thừa (nếu có). Thời hạn quyết toán là 90 ngày sau năm tài chính. Nếu đủ điều kiện hoàn (số thuế GTGT đầu ra nhỏ hơn đầu vào hoặc TNCN nộp thừa), cơ quan thuế kiểm tra trong 40 ngày và hoàn tiền trong 30 ngày tiếp theo, theo Điều 60 Luật Quản lý thuế 2019. Nếu không đủ điều kiện, Anh/Chị phải nộp bổ sung số thuế còn thiếu cộng phạt chậm nộp 0,03%/ngày.

Xem thêm: Một anh quen của em làm việc cho công ty nước ngoài và nhận lương chuyển trực tiếp về tài khoản cá nhân tại Việt Nam, không qua khấu trừ tại nguồn, nên đang không rõ khi quyết toán thuế TNCN thì anh ấy phải tự kê khai toàn bộ thu nhập đó theo năm hay theo từng lần nhận tiền?

Hồ sơ và chứng từ cần chuẩn bị

Để quyết toán và xin hoàn, không cần chứng minh từng khoản thu chi riêng lẻ nếu áp dụng phương pháp khoán (chỉ tổng hợp doanh thu theo biên bản khoán của cơ quan thuế). Tuy nhiên, nếu chọn phương pháp kê khai để khấu trừ chi phí và xin hoàn, Anh/Chị phải cung cấp chứng từ đầy đủ để chứng minh tính hợp lý, theo Điều 9 Thông tư 88/2021/TT-BTC. Các chứng từ chính bao gồm:

• Sổ sách kế toán đơn giản (sổ theo dõi thu chi, doanh thu hàng tháng).
• Hóa đơn, chứng từ đầu vào (hóa đơn GTGT hợp pháp cho mua hàng, chi phí kinh doanh như thuê mặt bằng, nguyên liệu).
• Bảng tổng hợp doanh thu (từ sổ sách hoặc phần mềm kế toán, không cần chi tiết từng giao dịch nếu tổng hợp rõ ràng).
• Chứng từ nộp thuế tạm tính (nếu đã nộp trước) và biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm.
• Giấy tờ chứng minh hoàn cảnh (nếu xin gia hạn hoặc miễn giảm phạt).

Lưu ý, chứng từ phải lưu trữ ít nhất 10 năm và có thể bị kiểm tra sau quyết toán.

Việc tuân thủ quyết toán thuế giúp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế qua khấu trừ hợp lý và đảm bảo quyền lợi hoàn thuế nếu đủ điều kiện. Đồng thời, xây dựng uy tín kinh doanh lâu dài theo quy định pháp luật. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.