Thủ tục đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư mới nhất

Đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư là thủ tục hành chính quan trọng, phát sinh khi nhà đầu tư nước ngoài thay đổi hộ chiếu, buộc phải cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư để đảm bảo tính pháp lý liên tục của dự án. Việc chậm trễ có thể dẫn đến gián đoạn hoạt động và phát sinh rủi ro pháp lý không đáng có. Am hiểu quy định mới nhất giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời, tiết kiệm nguồn lực. Cùng Công ty Luật ACC khám phá lộ trình thực hiện chuẩn mực ngay sau đây.

1. Những trường hợp phải thực hiện đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư

Theo Nghị định 96/2026/NĐ-CP, nhà đầu tư nước ngoài bắt buộc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (GCNĐKĐT) khi thông tin pháp lý của cá nhân có sự thay đổi, cụ thể trong các trường hợp sau:

• Hộ chiếu cũ hết hạn và được cấp hộ chiếu mới.
• Hộ chiếu bị mất, hỏng và được cấp lại với số hộ chiếu hoặc ngày cấp thay đổi.
• Nhà đầu tư thay đổi thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, quốc tịch) dẫn đến việc phải cấp hộ chiếu mới.
• Hộ chiếu cũ bị thu hồi, hủy bỏ và nhà đầu tư được cấp giấy tờ thay thế hợp lệ.
• Nhà đầu tư chuyển từ sử dụng hộ chiếu ngoại giao hoặc công vụ sang hộ chiếu phổ thông để thực hiện dự án.

Khi thông tin trên GCNĐKĐT không còn khớp với hộ chiếu mới, nhà đầu tư cần chủ động điều chỉnh theo Luật Đầu tư 2025 để tránh các rủi ro pháp lý như bị từ chối giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng, hải quan, khó khăn trong việc chuyển lợi nhuận ra nước ngoài hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.

Lưu ý, nếu nhà đầu tư được gia hạn thời hạn trên cùng quyển hộ chiếu cũ mà số hộ chiếu và ngày cấp không thay đổi thì không phát sinh nghĩa vụ điều chỉnh. Để đảm bảo chắc chắn, nhà đầu tư nên tham vấn ý kiến chuyên gia trước khi quyết định.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư

Theo Nghị định 96/2026/NĐ-CP, nhà đầu tư hoặc đại diện hợp pháp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (GCNĐKĐT) theo mẫu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, nêu rõ lý do và nội dung cần thay đổi.
• Bản sao hộ chiếu mới của nhà đầu tư (đã dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch).
• Bản gốc GCNĐKĐT đã được cấp trước đó.
• Văn bản chứng minh việc thay đổi hộ chiếu (như thông báo mất hộ chiếu, quyết định hủy hộ chiếu cũ, hoặc công văn xác nhận từ cơ quan ngoại giao).
• Văn bản ủy quyền hợp pháp (nếu người nộp không phải nhà đầu tư hoặc đại diện pháp luật).
• Bản sao tài liệu tư cách pháp lý của nhà đầu tư (nếu trước đó chưa có hoặc có sự thay đổi).

Lưu ý thực tế khi chuẩn bị hồ sơ:

• Tài liệu nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn), dịch sang tiếng Việt và được công chứng tư pháp hoặc chứng thực chữ ký người dịch.
• Cần kiểm tra kỹ sự thống nhất thông tin giữa các văn bản; những sai lệch dù nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, làm kéo dài thời gian giải quyết.
• Đối với doanh nghiệp có nhiều nhà đầu tư, việc thay đổi hộ chiếu của một cá nhân đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh GCNĐKĐT chung cho dự án.

3. Thủ tục đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư

Thủ tục này thực chất là quá trình điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (GCNĐKĐT) khi thông tin nhà đầu tư nước ngoài thay đổi, được quy định tại Luật Đầu tư 2025 và Nghị định 96/2026/NĐ-CP. Khi hộ chiếu thay đổi (do hết hạn, mất, hỏng hoặc cấp mới), thông tin trên GCNĐKĐT không còn khớp với thực tế, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh để đồng bộ dữ liệu và bảo đảm quyền lợi đầu tư hợp pháp.

Theo Luật Đầu tư 2025, nhà đầu tư có nghĩa vụ nộp hồ sơ đề nghị điều chỉnh trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi. Lưu ý rằng việc thay đổi hộ chiếu – một dữ liệu nhận diện quan trọng – bắt buộc phải được cập nhật trên GCNĐKĐT, không thể thay thế bằng thủ tục thông báo thông thường.

Để thực hiện thủ tục đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư, nhà đầu tư cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định

Nhà đầu tư hoặc người được ủy quyền tập hợp toàn bộ tài liệu như đã liệt kê tại Mục 3. Cần kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp lệ, sự thống nhất thông tin và đảm bảo các giấy tờ nước ngoài đã được dịch thuật, chứng thực theo đúng yêu cầu.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký đầu tư

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc qua đường bưu điện, hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (nếu địa phương đã triển khai cơ chế này). Khi nộp, cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ của hồ sơ và cấp biên nhận.

Bước 3: Cơ quan đăng ký đầu tư thẩm định hồ sơ

Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, cơ quan đăng ký đầu tư sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có điểm chưa phù hợp, cơ quan sẽ có văn bản thông báo cho nhà đầu tư biết để sửa đổi, bổ sung một lần duy nhất.

Bước 4: Nhận kết quả điều chỉnh GCNĐKĐT

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, cơ quan đăng ký đầu tư sẽ cập nhật thông tin mới vào GCNĐKĐT bằng cách đóng dấu đính chính hoặc cấp mới GCNĐKĐT (tùy từng trường hợp). Nhà đầu tư nhận kết quả trực tiếp hoặc qua đường bưu điện theo yêu cầu.

Bước 5: Cập nhật thông tin tại các cơ quan liên quan

Mặc dù pháp luật không bắt buộc bước này trong quy trình hành chính, nhưng để đảm bảo hoạt động liên tục, sau khi hoàn tất đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư, doanh nghiệp nên chủ động thông báo và sao gửi GCNĐKĐT đã điều chỉnh đến ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan hải quan và các đối tác quan trọng để cập nhật thông tin đồng bộ.

4. Chi phí thực hiện đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư

Chi phí phát sinh khi tiến hành thủ tục hành chính này bao gồm hai nhóm chính: lệ phí nhà nước và các chi phí dịch vụ liên quan.

Về lệ phí nhà nước, theo quy định hiện hành, thủ tục điều chỉnh thông tin nhà đầu tư trên GCNĐKĐT là thủ tục không thu lệ phí hành chính tại cơ quan đăng ký đầu tư. Nhà đầu tư không phải nộp bất kỳ khoản lệ phí cấp đổi hay điều chỉnh nào cho ngân sách Nhà nước đối với nội dung này.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần dự trù các chi phí phát sinh như:

• Chi phí dịch thuật và công chứng, chứng thực hộ chiếu mới cùng các tài liệu liên quan. Đây là khoản chi phí không cố định, phụ thuộc vào ngôn ngữ, số lượng trang và đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ nước ngoài (nếu cần).
• Chi phí đi lại, ủy quyền (nếu nhà đầu tư không trực tiếp thực hiện).

5. Dịch vụ hỗ trợ đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư tại Công ty Luật ACC

Với sự phức tạp và yêu cầu chính xác cao của thủ tục, việc tự thực hiện có thể khiến doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, đặc biệt là các vấn đề về hợp pháp hóa lãnh sự, soạn thảo văn bản đề nghị, và làm việc với cơ quan nhà nước. Công ty Luật ACC cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đồng hành cùng nhà đầu tư trong mọi khía cạnh của quy trình đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư, với những lợi ích vượt trội:

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các khoản phát sinh do sai sót hồ sơ, kéo dài thời gian giải quyết, đồng thời tận dụng hiệu quả nguồn lực nội bộ.
• Đội ngũ chuyên gia pháp lý am hiểu sâu sắc: Các chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu tư nước ngoài, thành thạo xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến nhà đầu tư đa quốc tịch, hồ sơ nước ngoài.
• Tư vấn chuyên sâu: Không chỉ dừng ở thủ tục, Công ty Luật ACC còn phân tích toàn diện các ảnh hưởng pháp lý của việc thay đổi hộ chiếu đến cơ cấu sở hữu, giao dịch vốn, và các quyền lợi đầu tư khác.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu rà soát, dịch thuật, hợp pháp hóa, soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp và làm việc với cơ quan đăng ký đầu tư cho đến khi nhận kết quả cuối cùng, giúp nhà đầu tư an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.
• Cam kết thời gian: Đảm bảo tiến độ xử lý nhanh nhất có thể trong khuôn khổ pháp luật, giảm thiểu thời gian chết ảnh hưởng đến dự án.

6. Câu hỏi thường gặp

Thời gian giải quyết thủ tục đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư mất bao lâu?

Thời gian chính thức theo quy định tại Nghị định 96/2026/NĐ-CP là 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trên thực tế, thời gian này có thể dao động tùy thuộc vào khối lượng công việc của cơ quan đăng ký đầu tư và chất lượng hồ sơ. Nếu hồ sơ phải bổ sung, sửa đổi, thời gian có thể kéo dài thêm từ 3 đến 5 ngày làm việc.

Có phải công chứng hộ chiếu mới khi nộp hồ sơ đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư không?

Nhà đầu tư có thể nộp bản sao hộ chiếu mới kèm bản gốc để đối chiếu hoặc bản sao đã được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với hộ chiếu nước ngoài, bản dịch tiếng Việt phải được công chứng. Việc chứng thực bản sao từ bản gốc tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cũng được chấp nhận thay thế cho công chứng tư pháp.

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư được không?

Hoàn toàn có thể nếu doanh nghiệp am hiểu quy định và có nhân sự pháp lý nội bộ đủ năng lực. Tuy nhiên, quy trình này đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và kinh nghiệm làm việc với cơ quan đăng ký đầu tư, đặc biệt khi hồ sơ có yếu tố nước ngoài.

Đổi hộ chiếu trên giấy phép đầu tư là nghĩa vụ pháp lý không thể trì hoãn, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hợp lệ và an toàn vận hành của toàn bộ dự án đầu tư nước ngoài. Thực hiện đúng quy định mới nhất không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các chế tài hành chính mà còn củng cố nền tảng pháp lý vững chắc cho các giao dịch sau này. Hãy liên hệ ngay Công ty Luật ACC để được chuyên gia đồng hành, giải quyết thủ tục nhanh chóng, chính xác và trọn vẹn.