Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện nghĩa vụ thuế. Việc nắm rõ quy định giúp tổ chức, cá nhân tránh sai sót trong quá trình mua và sử dụng hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các quy định hiện hành cùng Công ty Luật ACC.
1. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan Thuế theo quy định
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hoạt động bán hóa đơn giấy theo quyển của cơ quan thuế không còn là phương thức sử dụng hóa đơn thông thường. Quy định hiện hành tập trung vào hóa đơn điện tử, trong đó người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện lập hóa đơn điện tử theo quy định.
Do đó, tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải căn cứ quy định về hóa đơn điện tử để xác định loại hóa đơn và phương thức sử dụng phù hợp. Trường hợp thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì hóa đơn được cấp mã thông qua hệ thống điện tử theo quy định.
2. Điều kiện để được mua hóa đơn của cơ quan thuế
Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn được thực hiện theo cơ chế hóa đơn điện tử. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, tổ chức, cá nhân có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc diện lập hóa đơn phải đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp với hình thức kinh doanh và phương thức quản lý thuế của mình.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử về cơ bản gồm:
- Có mã của cơ quan thuế: áp dụng đối với các trường hợp thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo quy định. Người bán thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu để cơ quan thuế cấp mã trước khi hóa đơn được sử dụng.
- Không có mã của cơ quan thuế: áp dụng đối với người bán thuộc trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định và đáp ứng yêu cầu về hệ thống công nghệ thông tin, kết nối, truyền nhận và lưu trữ dữ liệu hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định. Hệ thống phải đáp ứng yêu cầu về kết nối, truyền dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế.
Như vậy, tổ chức, cá nhân cần xác định đúng loại hóa đơn điện tử thuộc diện sử dụng, thực hiện đăng ký với cơ quan thuế và đáp ứng các yêu cầu về hệ thống, dữ liệu hóa đơn tương ứng. Việc quản lý, đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
3. Hồ sơ và thủ tục mua hóa đơn
Việc thực hiện hóa đơn hiện nay được chuyển sang phương thức điện tử nên tổ chức, cá nhân thực hiện các thủ tục đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Bước 1: Xác định hình thức sử dụng hóa đơn
Người nộp thuế xác định hoạt động kinh doanh, đối tượng mua hàng và trường hợp sử dụng hóa đơn để lựa chọn hóa đơn điện tử có mã, không có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.
Bước 2: Đăng ký và thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử
Tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định và chuẩn bị các thông tin cần thiết trên hệ thống thuế điện tử.
Bước 3: Lập và sử dụng hóa đơn
Sau khi đáp ứng điều kiện sử dụng, người bán lập hóa đơn điện tử theo đúng nội dung, thời điểm và phương thức được pháp luật quy định. Đối với hóa đơn có mã, dữ liệu hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi sử dụng theo trường hợp áp dụng.
4. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn mua từ cơ quan thuế
Tổ chức, cá nhân cần sử dụng hóa đơn đúng loại, đúng đối tượng và bảo đảm đầy đủ các nội dung theo quy định. Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu hóa đơn, chứng từ điện tử phải được bảo quản an toàn, bảo mật, đầy đủ, nguyên vẹn và không bị thay đổi, sai lệch hoặc xuyên tạc trong thời gian lưu trữ.
Doanh nghiệp cũng cần thực hiện đúng quy định về lập, gửi, tiếp nhận, lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp vi phạm quy định về hóa đơn có thể bị xử lý theo pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
5. Câu hỏi thường gặp
Ai được quyền mua hóa đơn giấy của cơ quan thuế hiện nay?
Việc sử dụng hóa đơn hiện nay được thực hiện theo cơ chế hóa đơn điện tử. Tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh xác định loại hóa đơn điện tử phù hợp với hoạt động của mình theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Có cần nộp tiền khi mua hóa đơn không?
Việc sử dụng hóa đơn điện tử không thực hiện theo cơ chế mua hóa đơn giấy theo quyển. Tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; các chi phí liên quan đến phần mềm, dịch vụ hóa đơn điện tử nếu có được thực hiện theo thỏa thuận với đơn vị cung cấp dịch vụ.
Mua hóa đơn sai quy định bị xử lý như thế nào?
Hành vi sử dụng hóa đơn không đúng quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính tùy theo tính chất, mức độ và hành vi cụ thể. Trường hợp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn còn có thể phát sinh các biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định pháp luật về thuế và hóa đơn.
Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế cần được xác định chính xác để tránh rủi ro pháp lý trong quá trình kinh doanh. Nếu quý khách hàng cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ thủ tục liên quan, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được hỗ trợ kịp thời.
Để lại một bình luận