Tôi đang làm hồ sơ quyết toán thuế cho năm 2025 và thấy trên hệ thống báo rằng tôi còn một mã số thuế cũ từ hồi sinh viên đi làm thêm ở tỉnh khác mà tôi hoàn toàn không nhớ, bây giờ tôi muốn đóng cái mã số thuế cũ đó để cập nhật thông tin Căn cước công dân mới vào mã số thuế hiện tại nhưng chi cục thuế ở quê lại yêu cầu tôi phải về tận nơi để ký giấy tờ và nộp bảng kê thu nhập của những năm đó, thực sự là quá phiền phức vì tôi đang ở cách xa hàng nghìn cây số, có cách nào để tôi ủy quyền cho người thân hoặc làm online hoàn toàn qua dịch vụ công được không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Căn cứ pháp lý về quyền ủy quyền cho người thân thực hiện thủ tục thuế

Nhà nước cho phép người nộp thuế được thực hiện quyền tự quyết dân sự thông qua cơ chế đại lý ủy quyền hợp pháp để giải quyết các vướng mắc hành chính khi không thể cư trú trực tiếp tại địa phương.

• Cơ sở pháp lý điều chỉnh: Áp dụng quy định tại Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, Điều 5 Luật Quản lý thuế 2019 và hướng dẫn tại Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính.

• Yêu cầu về mặt hình thức chứng từ: Người nộp thuế là cá nhân hoàn toàn có quyền ủy quyền cho người thân (bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột) thay mặt mình đến làm việc trực tiếp với Chi cục Thuế. Văn bản ủy quyền bắt buộc phải được lập thành văn bản và phải được công chứng tại Văn phòng công chứng hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã/phường theo đúng quy định. Khi thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế, người được ủy quyền phải xuất trình bản gốc Giấy ủy quyền kèm bản gốc Căn cước công dân của mình để cán bộ thuế đối chiếu và lưu giữ trong hồ sơ kiểm tra năm 2026.

Quy định về việc nộp hồ sơ thay đổi thông tin thuế trực tuyến qua dịch vụ công

Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin ngành thuế năm 2026 cho phép cá nhân thực hiện tối đa các thao tác thay đổi thông tin trên môi trường số để giảm thiểu chi phí đi lại.

• Cơ sở pháp lý điều chỉnh: Áp dụng theo quy định tại Thông tư 19/2021/TT-BTC hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.
• Tính khả thi của thủ tục online: Người nộp thuế có thể tự mình sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID (Mức độ 2) hoặc tài khoản Thuế điện tử cá nhân để đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế nhằm nộp hồ sơ thay đổi thông tin. Tuy nhiên, đối với tình huống xử lý hủy mã số thuế bị cấp trùng do đổi căn cước công dân, hệ thống điện tử chỉ tiếp nhận hồ sơ khai trình thông tin ban đầu. Trong một số trường hợp mã số thuế bị cấp trùng đã phát sinh dòng tiền khấu trừ thuế từ các doanh nghiệp khác nhau, hệ thống eTax sẽ gửi thông báo yêu cầu người nộp thuế (hoặc người được ủy quyền) phải nộp chứng từ khấu trừ bản gốc tại Chi cục Thuế để đối chiếu số liệu tài chính trước khi ra quyết định khóa mã trùng.

Xem thêm: Cho tôi hỏi nếu doanh nghiệp nộp thừa thuế TNDN do tạm tính cao, sau khi quyết toán có được bù trừ sang kỳ sau hay bắt buộc làm thủ tục hoàn?

Quy trình 3 bước xử lý cập nhật thông tin và hủy mã số thuế trùng năm 2026

Trình tự đồng nhất dữ liệu mã số thuế cá nhân khi thay đổi Căn cước công dân được thực hiện chặt chẽ qua các bước hành chính sau:

Bước 1: Lập văn bản ủy quyền công chứng và tập hợp bộ hồ sơ điều chỉnh thông tin Anh/Chị đến Văn phòng công chứng lập Giấy ủy quyền cho người thân ở quê, ghi rõ phạm vi ủy quyền là thay mặt thực hiện thủ tục cập nhật thông tin và đóng mã số thuế trùng tại cơ quan thuế. Người thân ở quê tiến hành tải về và lập Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo Mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC. Người lập hồ sơ tiến hành điền mã số thuế gốc (mã số thuế cũ), ghi nhận thông tin Căn cước công dân 12 số mới vào mục thay đổi thông tin, đồng thời chuẩn bị sẵn bản sao công chứng Căn cước công dân mới của Anh/Chị để kẹp thành một bộ hồ sơ thống nhất. Bước 2: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp và giải trình dữ liệu cấp trùng Người được ủy quyền mang toàn bộ bộ hồ sơ đã chuẩn bị tại Bước 1 đến nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa thuộc Chi cục Thuế nơi quản lý mã số thuế đầu tiên của Anh/Chị. Cán bộ thuế tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành tra cứu trên hệ thống dữ liệu tập trung toàn quốc để xác định chính xác số lượng thu nhập, số thuế đã khấu trừ trên cả hai mã số thuế bị trùng. Người được ủy quyền xuất trình bản gốc Giấy ủy quyền để cán bộ thuế lập biên bản ghi nhận, chuyển trạng thái hồ sơ sang phân hệ kiểm tra nội bộ để làm thủ tục khôi phục thông tin mã cũ và lập lệnh khóa mã số thuế phát sinh sau theo quy trình nghiệp vụ năm 2026. Bước 3: Tiếp nhận thông báo kết quả đồng nhất mã số thuế và kiểm tra hệ thống điện tử Trong thời hạn tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ từ người được ủy quyền, Chi cục Thuế sẽ hoàn tất việc cập nhật số Căn cước công dân mới vào mã số thuế gốc, đồng thời ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế (đối với mã số thuế thứ hai bị cấp trùng). Người được ủy quyền nhận bản giấy Thông báo kết quả tại cơ quan thuế hoặc Anh/Chị có thể trực tiếp đăng nhập vào ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại để kiểm tra, khi hệ thống hiển thị duy nhất một mã số thuế gốc kẹp sát với số Căn cước công dân mới thì thủ tục chính thức hoàn tất.

Danh mục hồ sơ gạch đầu dòng bắt buộc khi thực hiện thủ tục

• Bản chính Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế Mẫu số 08-MST.
• Bản gốc Giấy ủy quyền cho người thân thực hiện thủ tục đã được công chứng hoặc chứng thực hợp pháp.
• Bản sao công chứng Căn cước công dân 12 số mới của người nộp thuế và bản sao Căn cước công dân của người được ủy quyền.
• Bản sao các chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc thư xác nhận thu nhập của các năm liên quan (nếu cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu luồng tiền).

Chế tài xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký thông tin thuế

Mọi hành vi chậm trễ trong việc thông báo thay đổi thông tin Căn cước công dân trên mã số thuế với cơ quan Nhà nước đều bị điều tiết bởi chế tài hành chính nghiêm khắc.

Xem thêm: Dạ cho em hỏi, nếu cá nhân có nhiều tài khoản ngân hàng và thường xuyên chuyển tiền qua lại giữa các tài khoản của mình, khi cơ quan thuế rà soát dòng tiền thì có cần giải trình từng giao dịch không?

Căn cứ quy định tại Điều 11 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP), hành vi nộp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 1 ngày đến trên 90 ngày sẽ bị áp dụng mức xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền dao động từ 500.000 đồng đến 7.000.000 đồng tùy thuộc vào số ngày trễ hạn thực tế. Tuy nhiên, đối với trường hợp cá nhân thay đổi thông tin trên Căn cước công dân nhưng không làm thay đổi nghĩa vụ thuế và thuộc diện chậm thông báo, cá nhân sẽ được áp dụng tình tiết giảm nhẹ miễn phạt tiền hoặc chỉ xử phạt cảnh cáo theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ đúng quy định pháp luật giúp người nộp thuế tránh các rủi ro về phạt hành chính và đảm bảo thông tin thuế được cập nhật chính xác, minh bạch.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.