Dạ cho em hỏi là năm vừa rồi em làm cùng lúc ở 3 công ty theo dạng ký hợp đồng dịch vụ dưới 3 tháng và cả 3 nơi đều đã khấu trừ 10% thuế tại nguồn của em, nhưng khi em tự đi quyết toán trên hệ thống Thuế điện tử thì phần mềm báo số thuế nộp thừa lên đến hơn 15 triệu đồng do tổng thu nhập cả năm của em chưa chạm mức phải nộp thuế sau khi trừ gia cảnh, vậy bây giờ em cần phải liên hệ với từng công ty để lấy chứng từ khấu trừ thuế bản giấy hay có thể sử dụng chứng từ điện tử để upload lên hệ thống làm thủ tục hoàn thuế nhanh hơn ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014) và Thông tư 80/2021/TT-BTC, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ nhiều nơi và tổng thu nhập sau khi trừ các khoản giảm trừ gia cảnh (bao gồm giảm trừ cho bản thân 11 triệu đồng/tháng và người phụ thuộc 4,4 triệu đồng/người/tháng) chưa đạt ngưỡng phải nộp thuế (60 triệu đồng/năm nếu không có người phụ thuộc) thì đủ điều kiện được hoàn thuế nếu đã bị khấu trừ tại nguồn. Trong trường hợp của Anh/Chị, việc khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại nguồn đối với hợp đồng dịch vụ dưới 3 tháng là đúng quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC (được thay thế bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC và cập nhật tại Thông tư 78/2021/TT-BTC). Phần thuế nộp thừa hơn 15 triệu đồng có thể được hoàn lại sau khi quyết toán, miễn là tổng thu nhập cả năm không vượt ngưỡng miễn thuế sau giảm trừ.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Anh/Chị không nhất thiết phải liên hệ từng công ty để lấy chứng từ khấu trừ thuế bản giấy, mà có thể ưu tiên sử dụng chứng từ điện tử để upload lên hệ thống Thuế điện tử, giúp thủ tục hoàn thuế nhanh chóng hơn. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các tổ chức chi trả thu nhập (các công ty) phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử cho cá nhân nếu áp dụng hóa đơn điện tử. Chứng từ này có giá trị pháp lý tương đương bản giấy, được ký số và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế. Nếu các công ty đã cấp chứng từ điện tử (qua email hoặc cổng thông tin), Anh/Chị chỉ cần tải về và upload trực tiếp khi quyết toán trên ứng dụng eTax. Trường hợp chứng từ chỉ ở dạng giấy, Anh/Chị cần liên hệ để lấy bản sao hoặc yêu cầu cấp phiên bản điện tử nếu công ty hỗ trợ, tránh mất thời gian photocopy và công chứng.

Xem thêm: Em gặp một tình huống khá oái oăm là công ty hiện tại của em đang nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên suốt từ đầu năm đến nay, bây giờ đến kỳ quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm, em lo là nếu công ty chưa đóng bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm thì phần tiền bảo hiểm trừ vào lương của em hàng tháng có được tính là khoản giảm trừ khi tính thuế không, hay cơ quan thuế sẽ không chấp nhận số liệu đó và bắt em phải đóng thuế trên tổng thu nhập chưa trừ bảo hiểm vì trên hệ thống chưa ghi nhận tiền bảo hiểm đã nộp thực tế ạ?

Quy trình hoàn thuế TNCN qua hệ thống điện tử

Để hoàn thuế nhanh chóng, Anh/Chị nên thực hiện quyết toán và nộp hồ sơ hoàn thuế trực tuyến trên hệ thống Thuế điện tử (eTax) của Tổng cục Thuế. Quy trình được quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với thời hạn quyết toán chậm nhất là ngày 30/4 năm sau (đối với năm 2023 là 30/4/2024). Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị và quyết toán thuế trên eTax

Đăng nhập tài khoản cá nhân trên ứng dụng eTax (tại etax.thue.gdt.gov.vn) bằng mã số thuế và mật khẩu. Nhập đầy đủ thông tin thu nhập từ 3 công ty, các khoản khấu trừ tại nguồn (10% mỗi nơi) và giảm trừ gia cảnh (tính theo tháng, ví dụ: 11 triệu đồng/tháng cho bản thân). Phần mềm sẽ tự động tính toán số thuế nộp thừa (hơn 15 triệu đồng như trường hợp của Anh/Chị). Kiểm tra và xác nhận quyết toán, in tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN) để lưu trữ.

Xem thêm: Em bán hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu nhỏ lẻ qua đường bưu điện, khách nước ngoài thanh toán qua PayPal rồi rút về tài khoản ngân hàng Việt Nam, gần đây được thông báo cần kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, nhưng không rõ doanh thu xuất khẩu nhỏ lẻ như vậy có được áp dụng thuế suất ưu đãi không ạ?

Bước 2: Thu thập và upload chứng từ khấu trừ

Liên hệ từng công ty qua email hoặc cổng thông tin nội bộ để yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (nếu chưa có). Mỗi chứng từ phải bao gồm thông tin: họ tên, mã số thuế cá nhân, số tiền thu nhập, số thuế đã khấu trừ và chữ ký số của công ty. Upload toàn bộ chứng từ (điện tử ưu tiên) vào phần "Hồ sơ hoàn thuế" trên eTax. Nếu dùng bản giấy, scan và upload dưới dạng PDF, nhưng điều này có thể chậm hơn do cần xác thực thủ công.

Bước 3: Nộp hồ sơ hoàn thuế và theo dõi

Sau quyết toán, chọn chức năng "Hoàn thuế" trên eTax, đính kèm tờ khai và chứng từ. Nộp hồ sơ trực tuyến, cơ quan thuế sẽ xử lý trong vòng 40 ngày (theo Điều 60 Luật Quản lý thuế 2019). Theo dõi tiến trình qua thông báo trên hệ thống hoặc ứng dụng VNeID. Nếu được chấp thuận, số tiền hoàn (hơn 15 triệu đồng) sẽ được chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng đã đăng ký. Lưu ý: Nếu chậm nộp quyết toán, có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

• Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN).
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ 3 công ty (điện tử hoặc scan bản giấy).
• Giấy tờ chứng minh giảm trừ gia cảnh (nếu có người phụ thuộc, như giấy khai sinh).
• Bản sao CMND/CCCD và tài khoản ngân hàng nhận hoàn thuế.

Việc tuân thủ quy trình này giúp Anh/Chị nhận hoàn thuế kịp thời, tránh rủi ro phạt hành chính và đảm bảo quyền lợi tài chính. Đồng thời, sử dụng chứng từ điện tử góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý thuế, giảm thời gian xử lý từ hàng tháng xuống chỉ vài tuần. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.