Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định chung về sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp phải thực hiện giao dịch điện tử trong quản lý, lưu giữ và cung cấp hóa đơn, chứng từ. Cụ thể, tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán (bao gồm doanh nghiệp) phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi đưa vào sử dụng. Việc này nhằm đảm bảo hóa đơn được phát hành, truyền nhận và lưu trữ đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro về tính hợp pháp và tính toàn vẹn dữ liệu.
Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết tại Điều 7 và Điều 8 về phương thức sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tự lập hóa đơn điện tử, tự in hóa đơn điện tử hoặc sử dụng dịch vụ từ tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được chứng nhận. Các văn bản này không cấm việc sử dụng đồng thời nhiều phần mềm hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp khác nhau, miễn là hóa đơn được phát hành tuân thủ định dạng chuẩn XML theo quy định tại Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC và được cơ quan thuế chấp nhận.
Việc sử dụng đồng thời hai phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau
Doanh nghiệp không vi phạm quy định nếu sử dụng cùng lúc hai phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, vì pháp luật không hạn chế số lượng phần mềm hoặc nhà cung cấp dịch vụ, miễn là mỗi loại hóa đơn được đăng ký và sử dụng đúng mục đích. Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 32/2025/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký một lần sử dụng hóa đơn điện tử tổng thể với cơ quan thuế, nhưng phải thông báo bổ sung nếu thay đổi phương thức hoặc nhà cung cấp (qua Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA Thông tư 32/2025/TT-BTC). Ví dụ, nếu một phần mềm dùng cho hóa đơn đầu ra và phần mềm khác dùng cho hóa đơn nội bộ hoặc chi nhánh, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo tất cả hóa đơn đều được ký số điện tử và truyền dữ liệu đầy đủ đến cơ quan thuế theo thời hạn quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Tuy nhiên, để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên thống nhất đăng ký mẫu hóa đơn chính thức (theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) và thông báo kịp thời nếu sử dụng thêm phần mềm mới, tránh tình trạng hóa đơn không được cơ quan thuế công nhận dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 41/2018/NĐ-CP). Mức phạt có thể từ 3.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không đúng quy định.
Yêu cầu đăng ký và lưu ý thực hiện
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn), sử dụng tài khoản giao dịch điện tử đã đăng ký.
- Thông báo thay đổi hoặc bổ sung phương thức sử dụng (nếu dùng thêm phần mềm) trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi, theo Điều 9 Thông tư 32/2025/TT-BTC.
- Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử phải được chứng nhận bởi cơ quan có thẩm quyền (theo Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và hỗ trợ tích hợp dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm theo Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngay cả khi sử dụng nhiều phần mềm.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính và dễ dàng kiểm tra khi cơ quan thuế yêu cầu. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm chi phí in ấn và lưu trữ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận