Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Hành vi vi phạm
Việc công ty sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nước ngoài mà chưa đăng ký với cơ quan thuế được coi là vi phạm quy định về hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 41/2022/NĐ-CP), doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi triển khai, bao gồm cả phần mềm từ nhà cung cấp nước ngoài. Nếu phần mềm chưa được cơ quan thuế chấp thuận hoặc đăng ký, hành vi này thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn không đúng quy định pháp luật.
Mức xử phạt
Hành vi trên có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn. Cụ thể, tại Điều 24 khoản 1 điểm a, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử mà không đăng ký hoặc không được cơ quan thuế chấp thuận sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Ngoài ra, nếu vi phạm dẫn đến việc kê khai sai số liệu thuế, mức phạt có thể tăng theo các khoản liên quan tại Điều 25, lên đến 20% số tiền thuế kê khai sai, nhưng tối thiểu không dưới 2.000.000 đồng. Cơ quan thuế sẽ áp dụng hình thức xử phạt dựa trên mức độ vi phạm và tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ.
Để tránh rủi ro bị xử phạt, công ty cần đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy trình sau, dựa trên Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp cần lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐK-HĐĐT ban hành kèm Thông tư 32/2025/TT-BTC. Hồ sơ bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐK-HĐĐT).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Thông tin về nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử nước ngoài, chứng minh phần mềm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định (như kết nối với Tổng cục Thuế).
- Cam kết về việc tuân thủ quy định bảo mật dữ liệu và truyền nhận hóa đơn.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) hoặc nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn xử lý là 1 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu phần mềm nước ngoài, cần bổ sung tài liệu chứng minh khả năng tích hợp với hệ thống thuế Việt Nam.
Bước 3: Nhận kết quả và triển khai
Cơ quan thuế sẽ cấp giấy xác nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Sau đó, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm, đảm bảo hóa đơn được ký số và truyền dữ liệu về cơ quan thuế theo thời hạn quy định (trước ngày 20 của tháng sau). Nếu phần mềm nước ngoài chưa đạt chuẩn, cơ quan thuế có thể yêu cầu điều chỉnh hoặc từ chối.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Tuân thủ các quy định này giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính, đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến kê khai thuế. Việc đăng ký kịp thời còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, góp phần nâng cao hiệu quả tuân thủ pháp luật thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận